Theo quy định thì việc sử dụng hóa đơn phải lập theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn. Tuy nhiên với các bạn kế toán viên mới vào nghề chưa có kinh nghiệm thường vi phạm quy định này. Vậy khi kế toán viết hóa đơn cách số, cách quyển thì phải xử lý trường hợp này như thế nào và mức phạt là bao nhiêu?

Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành

cho người mới bắt đầu 

Đang giảm 980,000₫ 

1. Quy định sử dụng Hóa đơn liên tục từ số nhỏ đến số lớn

Theo điểm d khoản 1 điều 16 thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ tài chính quy định:

“d) Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân chia.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Thứ tự lập hóa đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.”

2. Mức phạt vi phạm sử dụng hóa đơn cách quyển, cách số

– Mức phạt vi phạm sử dụng hóa đơn cách quyển

Theo điểm b1 khoản 3 điều 11 thông tư 10/2014/TT-BTC quy định mức phạt như sau:

b.1) Phạt cảnh cáo nếu việc lập hóa đơn thực hiện liên tục từ số nhỏ đến số lớn nhưng khác quyển (quyển có số thứ tự lớn hơn dùng trước), tổ chức, cá nhân sau khi phát hiện ra đã hủy (không dùng) quyển có số thứ tự bé hơn.

– Mức phạt vi phạm sử dụng hóa đơn cách số

Tại khoản b2 khoản 3 điều 11 thông tư 10/2014/TT-BTC của Bộ tại chính quy định về mức phạt đối với trường hợp ghi cách số như sau:

“b.2) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi khác lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định.”

3. Xử lý hóa đơn viết cách quyển, cách số

– Xử lý hóa đơn viết cách số

Đây là trường hợp viết hoá đơn số thứ tự không liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Ví dụ 1: Công ty An Tâm có 3 hóa đơn bị xuất không đúng thứ tự:

Ngày 05/12/2016 xuất số hóa đơn 0003200
Ngày 03/12/2016 xuất số hóa đơn 0003201
Ngày 05/12/2016 xuất số hóa đơn 00003202.

Theo ví dụ 1 ta thấy hóa đơn đã không được lập theo đúng thứ tự từ nhỏ đến lớn. Trong trường hợp này chúng ta xử lý như sau:

Bước 1: Thu hồi hóa đơn sai sót: Kế toán lập biên bản thu hồi các liên của hóa đơn đã bị ghi không đúng thứ tự ngày tháng.
Bước 2: Xuất lại các hóa đơn đã thu hồi, viết ngày tháng theo đúng thứ tự.

Áp dụng trong ví dụ 2, Kế toán cần thu hồi hóa đơn số 0003201, sau đó xuất lại hóa đơn số 00003203 ghi ngày 05/12/2016.

– Xử lý hóa đơn viết cách quyển.

Viết hóa đơn cách quyển là viết hóa đơn không theo số thứ tự quyển từ nhỏ đến lớn.

Ví dụ 2: Công ty An Tâm có 5 quyển hóa đơn. Sau khi viết hết quyển số 1, kế toán sơ ý ghi tiếp vào quyển số 3 mà bỏ qua quyển số 2. Với trường hợp này chúng ta có 2 cách xử lý như sau:

  • Cách 1:
    + Bước 1: Thu hồi hóa đơn sai sót: Người bán lập biên bản thu hồi các liên đã viết và giao cho người mua những hóa đơn thuộc quyển viết không đúng. Như ví dụ 1 là những hóa đơn đã viết và giao cho khách hàng ở quyển số 3
    + Bước 2: Viết lại hóa đơn vào quyển theo đúng thứ tự. Trong ví dụ 1 chúng ta sẽ viết lại vào quyển số 2 như bình thường.
  • Cách 2:
    + Doanh nghiệp tiếp tục sử dụng quyển hóa đơn đang viết cách cho đến hết và thực hiện việc hủy các quyển chưa dùng.
    + Như trong Ví dụ 2, công ty An Tâm có thể tiếp tục sử dụng quyển số 3 cho đến hết và hủy các quyển số 2.
  • Hồ sơ thủ tục huỷ hoá đơn

Chú ý: Nếu doanh nghiệp vẫn tiếp tục dùng quyển hoá đơn viết cách, tiến hành huỷ quyển hoá đơn chưa dùng, theo quy định các bước tiến hành huỷ như sau:

+ Quyết định thành lập hội đồng huỷ hoá đơn ( rừ các hộ, cá nhân kinh doanh)
+ Bản kiểm kê hoá đơn cần huỷ ghi chi tiết.
+ Biên bản huỷ hoá đơn.
+ Thông báo kết quả huỷ hoá đơn: (Theo mẫu 3.11 phụ lục 3 ban hành theo thông tư 39/201/TT-BTC).
+ Hồ sơ huỷ được lưu tại doanh nghiệp.
+ Thông báo kết quả huỷ lập thành 02 bản, nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, lưu 1 bản tại doanh nghiệp khi có dấu đã nhận của cơ quan thuế.
+ Thời gian chậm nhất 5 ngày kể từ ngày tiến hành huỷ, doanh nghiệp phải nộp thông báo kết quả huỷ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.


Mời bạn tham khảo bộ sách tự học kế toán tổng hợp bằng hình ảnh minh họa

Sách Tự học kế toán bằng hình ảnh minh họa

Giảm 148k

Bán chạy!

Sách Bài tập & Bài giải của công ty sản xuất

Giảm 50k

Sách Tự học lập BCTC và thực hành khai báo thuế

Giảm 40k

Sách Tự học làm kế toán bằng phần mềm Misa

Giảm 100k