Câu hỏi: Khi các bạn được tuyển dụng vào vi trí kế toán theo dõi TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC? Các bạn là 1 người mới học 1 khoá kế toán xong, hoặc là sinh viên mới ra trường chưa tiếp cận được thực tế thì làm sao có thể biết để mà làm?

Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành

cho người mới bắt đầu 

Đang giảm 980,000₫ 

Trả lời: Theo quan điểm của cá nhân tôi. Khi các bạn được tuyển dụng vào vị trí kế toán từng phần hành , để làm được kế toán từng phần hành (Kế toán bán hàng; Kế toán thanh toán; Kế toán tài sản cố định; Kế toán tiền lương; Kế toán hàng tồn kho…) thì các bạn cần phải thực hiện các bước sau thì các bạn sẽ làm được kế toán

Thứ nhất: Các bạn cần phải biết mình đang theo dõi và hạch toán những tài khoản nào? Trong trường hợp này tuỳ theo mô hình của mỗi Công ty mà kế toán trưởng sẽ giao cho bạn theo dõi và hạch toán như thế nào đó là do quy mô của Công ty, cụ thể trong trường này, kế toán trưởng giao cho bạn như sau:
– Theo dõi và hạch toán BÊN NỢ 211;213;242;2411 NỢ 133 CÓ 331.Luôn hạch toán như vậy luôn không phân biệt là đã trả tiền hay chưa trả tiền. (Kế toán công nợ sẽ lưu hợp đồng mua bán tài sản cố định cũng như những hợp đồng mua bán chịu khác). Còn kế toán Tài sản cố định sẽ lưu bộ chứng từ gốc phát sinh liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ mình vừa nhập.

– Theo dõi và hạch toán BÊN CÓ 211;213;242;214;2411 và những tài  khoản đối ứng có liên quan. Theo dõi và hạch toán BÊN NỢ 214 và những tài khoản ứng ứng có liên quan

Thứ hai: Sau khi biết được theo dõi và hạch toán những tài khoản nào rồi ( Cụ thể ở đây là theo dõi và hạch toán cả BÊN NỢ VÀ BÊN CÓ CỦA 211;213;242;214;2411;2411) thì các bạn cần phải biết bộ chứng từ dùng để theo dõi và hạch toán những tài khoản đó là gì?. Vậy trong trường hợp này, thì bộ chứng từ để ghi nghiệp vụ trên là HOÁ ĐƠN GTGT HOẶC HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG mà nhà cung cấp xuất cho Công ty của chúng ta (Ngoài ra còn có hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao …. Tuỳ theo quy trình mua tài sản cố định của mỗi Công ty mà sẽ có những chứng từ kèm theo hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng. Vậy làm sao các bạn biết được bộ chứng từ gốc kèm theo hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng. Các bạn phải tìm hiểu bước thứ 3 bên dưới

Thứ ba: Sau khi biết được bộ chứng từ dùng để hạch toán những tài khoản đó rồi thì CÁC BẠN TÌM CÁCH LÀM SAO ĐỂ CÓ ĐƯỢC BỘ CHỨNG TỪ ĐÓ. Đây mới là điều quan trọng. Vậy với vai trò là kế toán theo dõi và hạch toán tài sản cố định và chi phí trả trước thì các bạn cần phải thu thập bộ chứng từ gốc của nghiệp vụ tăng và giảm tài sản cố định cũng như chi phí trả trước. Vậy với vai trò kế toán tài sản cố định và chi phí trả trước các bạn cần phải tìm hiểu quy trình mua tài sản cố định cũng quy trình bán, thanh lý tài sản cố định phải trải qua những phòng ban nào và mỗi phòng ban đó lập những chứng từ gì,  Và khi đến phòng kế toán thì bộ chứng từ gốc phải đầy đủ theo những yêu cầu trong quy trình và luôn luôn có 1 TỜ HOÁ ĐƠN GTGT HOẶC HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG=> Các bạn phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của bộ chứng từ đó trước khi các bạn lập chứng từ kế toán để ghi sổ (Ví dụ như lập uỷ nhiệm chi….)

KẾT LUẬN: Ý của tôi muốn nói ở đây, sau này các bạn đi làm kế toán của phần hành nào cũng vậy, thì các bạn cần phải biết là BỘ CHỨNG TỪ CỦA KẾ TOÁN PHẦN HÀNH MÌNH đang theo dõi là gồm những gì tức là bộ chứng từ hạch toán bên nợ và bên có của từng tài khoản mà các bạn theo dõi?. Để làm được vấn đề này thì CHẮC CHẮN 100% các bạn phải tìm hiểu ngay QUY TRÌNH LIÊN QUAN ĐẾN BỘ CHỨNG TỪ ĐÓ (Ví dụ như Kế toán phần hành bán hàng thì tìm hiểu quy trình bán hàng; Kế toán phần hành tiền lương thì tìm hiểu quy trình tính lương; Kế toán phần hành thanh toán thì phải tìm hiểu quy trinh thu chi của công ty; Kế toán phần hành hàng tồn kho thì tìm hiểu quy trình mua hàng nhập kho và quy trình xuất kho….)

Thứ tư: Dựa vào bộ chứng từ đó tiến hành ghi sổ sách nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Thứ năm: Bước này tuỳ theo mỗi kế toán phần hành mà sẽ có những cách làm khác nhau tại bước này. Cụ thể của trường hợp kế toán theo dõi và hạch toán tài sản cố định thì các bạn phải theo dõi được những tài sản cố định đó ai đang sử dụng và luôn luôn tiến hành kiểm kê đột xuất và kiểm kê định kỳ (Để khẳng định lại tài sản cố định là cố thực)

Thứ sáu: Tiến hành lập những báo cáo liên quan đến phần hành mình phụ trách. Mà cụ thể ở đây là vào lập báo cáo danh sách tài sản cố định mà đang thuộc sở hữ ucủa Công ty và từng bộ phận nào đang sử dụng cũng như tình trạng nếu có.

DƯỚI ĐÂY LÀ CHI TIẾT VỀ NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN THEO DÕI NỢ PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP MÀ KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÂN CÔNG CHO NHÂN VIÊN KẾ TOÁN NỢ PHẢI TRẢ CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI BÁN XE Ô TÔ NHƯ SAU:

5.1.1. Mô tả công việc
– Theo dõi và hạch toán Bên nợ 211;213;242;214 cũng như những tài khoản đối ứng với bên nợ 211;213;242. Luôn ghi Nợ 211;213;242; Nợ 1332 và Có 331 (Không phân biệt đã trả tiền hay chưa, vì vấn đề trả tiền đã được kế toán thanh toán hạch toán)
– Theo dõi và hạch toán Bên có 211;213;242;214 và những tài khoản đối ứng với bên có 211;213;242;214.
– Lập thẻ tài sản để quản lý mỗi tài sản cố định lập cho nó 1 thẻ tài sản cố định: tập hợp, sắp xếp các chứng từ hoàn chỉnh bộ hồ sơ tài sản đúng quy định
– Theo dõi kiểm soát việc tính toán chính xác, kịp thời số khấu hao TSCĐ, Sổ chi phí trả trước. Đồng thời phân bổ đúng đắn chi phí khấu hao, chi phí trả trước vào các đối tượng sử dụng TSCĐ, Chi phí trả trước.
– Lập các báo cáo về TSCĐ định kỳ: phản ánh số liệu,tình hình trang bị, sử dụng và bảo quản các loại TSCĐ.
– Kiểm kê định kỳ và đột xuất tài sản cố định hữu hình, vô hình cũng như chi phí trả trước (Kiểm tra chi phí trả trước nếu chi phí trả trước là công cụ dụng cụ)

5.1.2. Lưu đồ tác nghiệp giữa các kế toán phần hành với kế toán tài sản cố định

hinh-15

hinh-16

Giải thích lưu đồ:
Bước 1: Phòng ban có nhu cầu làm tờ trình, phương án sử dụng,bảng báo giá…trình cho ban lãnh đạo xét duyệt.
Bước 2: Sau khi tờ trình được xét duyệt
– Nếu mua mới TSCĐ, phòng ban có nhu cầu tập hợp hồ sơ TSCĐ gồm (tờ trình, hợp đồng, bảng báo giá, biên bản bàn giao..) chuyển cho kế toán thanh toán để trả tiền cho nhà cung cấp,
– Nếu phải thông qua xây dựng cơ bản thì phòng ban có nhu cầu chuyển tờ trình cho kế toán xây dựng cơ bản tiến hành dự toán, lên phương án xây dựng, thi công.
Bước 3:Kế toán thanh toán và kế toán xây dựng cơ bản tiến hành thanh toán và quyết toán công trình, tập hợp đầy đủ hồ sơ tài sản bàn giao cho kê toán TSCĐ hạch toán và bàn giao TSCĐ.
– Nếu là hồ sơ mua mới TSCĐ, kế toán thanh toán kiểm tra các chứng từ liên qua, theo dõi thanh toán cho nhà cung cấp theo hợp đồng. Chuyển hồ sơ tài sản đã được thanh toán cho kế toán tài sản để tiến hành tạo mã cho tài sản.
– Nếu tài sản được hình thành từ xây dựng cơ bản, kế toán xây dựng cơ bản tập hợp các chi phí liên quan đến dự án. Nghiệm thu và quyết toán công trình. Tập hợp đầy đủ hồ sơ về công trình chuyển cho kế toán TSCĐ để hạch toán và bàn giao tài sản cho đơn vị có nhu cầu.
Bước 4: Sau khi tập hợp đủ hồ sơ TSCĐ, kế toán tài sản tiến hành mở thẻ tài sản, tạo mã tài sản trên phân hệ, làm hồ sơ bàn giao tài sản cho đơn vị có nhu cầu. Lưu trữ hồ sơ.
5.1.3. Hạch toán nghiệp vụ kế toán nghiệp vụ phát sinh
5.1.3.1. Các tài khoản hiện đang sử dụng tại công ty

hinh-23

hinh-24

hinh-25

hinh-26

hinh-27

5.1.3.2. Hạch toán kế toán:
5.1.3.2.1. Kế toán tăng tài sản cố định, Chi phí trả trước:
Nguyên tắc:
– Quy tắc đặt mã TSCĐ và Chi phí trả trước mà là công cụ dụng cụ
Khi có TSCĐ hay Chi phí trả trước (Gồm chi phí trả trước và chi phí trả trước mà là Công cụ dụn cụ) mới phát sinh, kế toán tiến hành tạo mã cho TSCĐ; Mã chi phí trả trước và mã chi phí trả trước mà là công cụ dụng cụ như sau:

Bước 1: Vào phân hệ quản lý tài sản, xác định loại tài sản, công cụ dụng cụ cần tạo mới, xác định nguyên giá, lý do tăng tài sản, nguồn vốn tăng, thời gian khấu hao, phân bổ.

hinh-17

hinh-18

Bước 2: Tạo mã tài sản và công cụ dụng cụ, chi phí trả trước theo nguyên tắc sau.

hinh-19

hinh-20

– Điều chuyển tài sản cố định, Chi phi trả trước (công cụ, dụng cụ) trong hệ thống:
Nguyên tắc:

  • Điều chuyển tài sản cố định đã qua sử dụng và đã trích khấu hao giữa các công ty con hoặc giữa công ty mẹ và công ty con mà công ty mẹ sở hữu 100% vốn của công ty con hoặc giữa chi nhánh và công ty con (gồm cả tài sản đã đăng ký quyền sở hữu và tài sản không đăng ký quyền sở hữu) thì không phải lập hóa đơn. Cơ sở kinh doanh có tài sản điều chuyển phải có quyết định hoặc lệnh điều chuyển tài sản kèm theo bộ hồ sơ nguồn gốc của tài sản (theo khoản b điểm 7 điều 5 của TT 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013)
  • Trường hợp TSCĐ khi điều chuyển đã thực hiện đánh giá lại giá trị tài sản (hoặc mua mới chưa sử dụng, chưa trích khấu hao) giữa các công ty con hoặc giữa công ty mẹ và công ty con mà công ty mẹ sở hữu 100% vốn của công ty con thì bắt buộc phải xuất hóa đơn GTGT (theo như khoản 6 điều 5 của TT219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013).
  • TSCĐ gồm TSCĐ có đăng ký quyền sở hữu hay không đăng ký quyền sở hữu (bất kể đã trích khấu hao hay chưa trích khấu hao) mà điều chuyển giữa các công ty con hoặc giữa công ty mẹ và công ty con mà công tymẹ không sở hữu 100% vốn của công ty con thì bắt buộc phải xuất hóa đơn GTGT (theo như khoản 6 điều 5 của TT219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013).
  • Điều chuyển công cụ dụng cụ giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc trong hệ thống (tức giữa công ty và chi nhánh và giữa các chi nhánh với nhau) thì không cần phải xuất hóa đơn GTGT, nhưng phải có lệnh điều chuyển công cụ dụng cụ, kèm theo bộ hồ sơ nguồn gốc của công cụ, dụng cụ.
  • Điều chuyển công cụ dụng cụ giữa các công ty con với nhau hoặc giữa công ty con và công ty mẹ (không phụ thuộc vào quyền sở hữu vốn của công ty mẹ đối với công ty con là 100% hay ít hơn 100%), thì bắt buộc phải xuất hóa đơn (theo như khoản b điểm 7 điều 5 của TT219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013).
    – Mua sắm trực tiếp TSCĐ đưa vào sử dụng ngay
    Kế toán tài sản cố định dựa vào bộ chứng gốc gồm (Hoá đơn GTGT kèm theo hợp đồng, biên bản bàn giao, Bộ chứng từ nhập khẩu gồm hợp đồng, Commercial invoice, packing list, C/O…), tiến hành lập chứng từ kế toán là Phiếu kế toán phải trả (Nhớ là luôn qua 331 mà không quan tâm đến là đã trả tiền hay chưa trả tiền để không bị trùng, vì vấn đề hạch toán nghiệp vụ chi tiền sẽ do kế toán thanh toán hạch toán)

Nợ TK 211,213 – Tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình.
Nợ TK 13320002 – Thuế GTGT được khấu trừ.
Có TK 33111002 Phải trả cho NCC hoạt động đầu tư – ngắn hạn trong nước.
Có TK 33121002 Phải trả cho NCC hoạt động đầu tư – ngắn hạn nước ngoài
Có TK 33112002 Phải trả cho NCC hoạt động đầu tư – dài hạn trong nước.
Có TK 33122002 Phải trả cho NCC hoạt động đầu tư – dài hạn nước ngoài.

Lưu ý:
+Nếu nhập khẩu thì có thểm nghiệp vụ thuế nhập khẩu cộng vào nguyên giá hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt cộng vào nguyên giá (Nợ 211;213 có 3333;3332). Kế toán tài sản cố định sẽ ghi nghiệp vụ này

+Nếu nhập khẩu thì có thêm nghiệp vụ thuế GTGT hàng nhập khẩu (Nợ 1332 có 33312). Có thể do kế toán tổng hợp hoặc kế toán tài sản cố định sẽ ghi nghiệp vụ này

+Sau khi ghi nhận tài sản cố định thì phải mở thẻ tài sản cố định để lưu bộ chứng từ gốc hình thành nên tài sản đó.

– Trường hợp TSCĐ phải qua lắp đặt, chạy thử trước khi đưa vào sử dụng

  • Khi mua sắm TSCĐ, mà phải qua quá trình lắp đặt, chạy thử, kế toán tài sản cố định sẽ dựa vào bộ chứng từ gốc (Hoá đơn GTGT, hợp đồng, biên bản bàn giao…) để tiến hành lập Phiếu kế toán không phân biệt đã trả tiền hay chưa trả tiền, kế toán ghi sổ như sau:
    Nợ TK 24110001 – Mua sắm tài sản cố định
    Nợ TK 13320002 – Thuế GTGT được khấu trừ.
    Có TK 33111002 Phải trả cho NCC hoạt động đầu tư – ngắn hạn trong nước.
    Có TK 33121002 Phải trả cho NCC hoạt động đầu tư – ngắn hạn nước ngoài
    Có TK 33112002 Phải trả cho NCC hoạt động đầu tư – dài hạn trong nước.
    Có TK 33122002 Phải trả cho NCC hoạt động đầu tư – dài hạn nước ngoài.

    • Kết chuyển thành TSCĐ sau khi nghiệm thu, dựa vào bộ chứng từ nghiệm thu đưa vào sử dụng , kế toán tài sản cố định sẽ lập phiếu kế toán để hạch toán như sau:
      Nợ TK 211,213 Tài sản cố định
      Có TK 24110001 Mua sắm tài sản cố định.

– Điều chuyển tài sản cố định giữa các công ty con hoặc giữa công ty mẹ và công ty con mà công ty mẹ sở hữu 100% vốn của công ty con hoặc giữa chi nhánh và công ty con.

+Tại công ty điều chuyển, làm lệnh điều chuyển hoặc quyết định điều chuyển và biên bản bàn giao tài sản, kèm theo bộ hồ sơ nguồn gốc của tài sản (photo), hạch toán như sau:
Nợ TK 138: Giá trị còn lại
NợTK 214: Khấu hao lũy kế
Có TK 211: nguyên giá gốc

+Đơn vị nhận tài sản, dựa vào bộ chứng từ tiến hành hạch toán như sau:
Nợ TK 211 (theo nguyên giá gốc của bên bàn giao)
Có TK 214 (theo khấu hao lũy kế của bên bàn giao)
Có TK 338: theo giá trị còn lại

Lưu ý:Sau khi ghi nhận tài sản cố định thì phải mở thẻ tài sản cố định để lưu bộ chứng từ gốc hình thành nên tài sản đó.

-Điều chuyển tài sản cố định giữa chi nhánh hạch toán phụ thuộc với nhau -và giữa công ty với chi nhánh hạch toán phụ thuộc

+Tại công ty, chi nhánh điều chuyển, làm lệnh điều chuyển hoặc quyết định điều chuyển và biên bản bàn giao tài sản, kèm theo bộ hồ sơ nguồn gốc của tài sản (photo), hạch toán như sau:
Nợ TK 136: giá trị còn lại
Nợ TK 214: khấu hao lũy kế
Có TK 211: nguyên giá gốc

+Đơn vị nhận tài sản, dựa vào bộ chứng từ tiến hành hạch toán như sau:
Nợ TK 211 (theo nguyên giá gốc của bên bàn giao)
Có TK 214 : theo khấu hao lũy kế của bên bàn giao
Có TK 336: theo giá trị còn lại

-Điều chuyển công cụ dụng cụ đã phân bổ hết vào chi phí giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc (ví dụ: giữa Công ty CP ô tô TH và các chi nhánh hoặc giữa các chi nhánh với nhau).

+Bên bàn giao công cụ dụng cụ, sẽ làm biên bản bàn giao công cụ dụng cụ cho bên nhận

+Bên bàn giao sẽ không còn theo dõi công cụ dụng cụ và bên nhận sẽ theo dõi công cụ dụng cụ (Không hạch toán trong phần mềm kế toán)

Điều chuyển cộng cụ, dụng cụ chưa phân bổ hết chi phí giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc (Ví dụ: giữa Công ty CP ô tô TH và các chi nhánh hoặc giữa các chi nhánh với nhau).

+Bên bàn giao, dựa vào biên bản bàn giao và bộ hồ sơ photo
Nợ TK 136- Theo giá trị còn lại
Có TK 153 -(Nếu xuất kho)
Có TK 242 – Theo giá trị còn lại và thời gian còn lại của bên giao

+Bên nhận bàn giao, dựa vào biên bản bàn giao và bộ hồ sơ photo
Nợ TK 153 – Theo giá trị còn lại (Nếu nhập kho)
Nợ TK 242 – Theo giá trị còn lại và thời gian còn lại của bên giao
Có TK 336 – Theo giá trị còn lại

-Kế toán khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí trả trước (kế toán tài sản cố định thực hiện): Cuối tháng, kế toán TSCĐ tiến hành chạy khấu hao cho TSCĐ và phân bổ chi phí trả trước. Việc tính khấu hao và phân bổ sẽ do phần mềm thực hiện, các phiếu tính khấu hao, phân bổ sẽ tự động được tạo và hạch toán theo cái tài khoản đã được nhập ở bước tạo mã tài sản. Kế toán có nhiệm vụ đối chiếu số liệu giữa báo cáo chi tiết tài sản cố định, bảng giá trị phân bổ chi phí trả trước và bảng cân đối số phát sinh., có thể xem cách hạch toán như sau:

+Trích khấu hao tài sản cố định hữu hình và vô hình

Nợ 6274
Nợ 6414
Nợ 6424
Có 2141;Có 2143

+Phân bổ chi phí trả trước

Nợ 642,627,641(Chọn chi tiết tài khoản liên quan),
Có 242 (1;2)

5.1.3.2.2. Kế toán giảm tài sản cố định, chi phí trả trước:
Nguyên tắc:
– Khi có TSCĐ hay Chi phí trả trước (Công cụ dụng cụ) bị hỏng hóc hay có nhu cầu thanh lý, kế toán phải vào phân hệ quản lý tài sản để thực hiện việc khai báo giảm tài sản đó.
– Lưu ý khai báo lý do giảm tài sản ở trường trạng thái (Trong phân hệ phần mềm misa, BRAVO)

Hạch toán kế toán: Đây là đầu ra, kế toán tài sản cố định phải căn cứ vào hoá đơn GTGT đầu ra cùng với bộ chứng từ gốc là hợp đồng, biên bản bàn giao.., kế toán tài sản cố định ghi

– Thanh lý, nhượng bán TSCĐ

• Ghi giảm TSCĐ và ghi nhận chi phí khác
Nợ TK 81101003 Chi phí khác: thanh lý, nhượng bán TSCĐ
Nợ TK 81102003 Chi phí khác: thanh lý, nhượng bán TSCĐ trong hệ thống.
Nợ TK 214 Hao mòn tài sản cố định
Có TK 211, 213 Tài sản cố định vô hình, tài sản cố định hữu hình
• Ghi nhận công nợ phải thu từ thanh lý TSCĐ
Nợ TK 13110004 Phải thu khách hàng do thanh lý TSCĐ
Có TK 71101003 thu nhập khác: thanh lý, nhượng bán TSCĐ ngoài hệ thống.
Có TK 71102003 thu nhập khác: thanh lý, nhượng bán TSCĐ trong hệ thống.
Có TK 33311 Thuế và các khoản phải nộp nhà nước.
• Chi phí liên quan đến việc nhượng bán, thanh lý TSCĐ
Nợ TK 811 Chi phí khác
Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111,112,331…

– Kiểm kê công cụ dụng cụ, TSCĐ phát hiện thiếu

• Khi kiểm kê công cụ dụng cụ, TSCĐ phát hiện thiếu
Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
Nợ TK 214 – Hao mòn tài sản cố định
Có TK 211 – Tài sản cố định hữu hình
Có TK 242 – Chi phí trả trước

• Khi có kết quả xác đinh được nguyên nhân phát hiện thiếu
Nợ 811 – Chi phí khác
Nợ 1388 – Phải thu khác
Có 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý

 


Mời bạn tham khảo bộ sách tự học kế toán tổng hợp bằng hình ảnh minh họa

Sách Tự học kế toán bằng hình ảnh minh họa

Giảm 148k

Bán chạy!

Sách Bài tập & Bài giải của công ty sản xuất

Giảm 50k

Sách Tự học lập BCTC và thực hành khai báo thuế

Giảm 40k

Sách Tự học làm kế toán bằng phần mềm Misa

Giảm 100k