Câu hỏi: Khi các bạn được tuyển dụng vào vi trí kế toán theo dõi công nợ phải trả? Các bạn là 1 người mới học 1 khoá kế toán xong, hoặc là sinh viên mới ra trường chưa tiếp cận được thực tế thì làm sao có thể biết để mà làm?

Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành

cho người mới bắt đầu 

Đang giảm 980,000₫ 

Trả lời: Theo quan điểm của cá nhân tôi. Khi các bạn được tuyển dụng vào vị trí kế toán từng phần hành , để làm được kế toán từng phần hành (Kế toán bán hàng; Kế toán thanh toán; Kế toán tài sản cố định; Kế toán tiền lương; Kế toán hàng tồn kho…) thì các bạn cần phải thực hiện các bước sau thì các bạn sẽ làm được kế toán

  • Thứ nhất: Các bạn cần phải biết mình đang theo dõi và hạch toán những tài khoản nào? Trong trường hợp này tuỳ theo mô hình của mỗi Công ty mà kế toán trưởng sẽ giao cho bạn theo dõi và hạch toán như thế nào đó là do quy mô của Công ty, cụ thể trong trường này, kế toán trưởng giao cho bạn như sau:

– Khoản phải trả phát sinh liên quan đến trực tiếp kế toán phần hành tồn kho thì do kế toán phần hành hàng tồn kho sẽ hạch toán (Nợ hàng tồn kho, Nợ thuế GTGT đầu vào Có 331. Khoản phải trả liên quan đến tài sản cố định, Chi phí trả trả và CCDC sẽ do kế toán tài sản cố định hạch toán Nợ Tài sản cố định, Chi phí trả trước và CCDC, Nơ thuế GTGT Có 331 (Không phân biệt là mua bằng tiền mặt hoặc bằng tiền gửi ngân hàng hoặc mua chịu để việc phân công công việc không bị trùng). KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI TRẢ CHỈ THEO DÕI BÊN NỢ VÀ BÊN CÓ CỦA 331 TRONG NHỮNG TRƯỜNG HỢP TRÊN ĐỂ LÀM ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN CHUYỂN QUA CHO KẾ TOÁN THANH TOÁN. (Kế toán công nợ sẽ lưu hợp đồng mua bán hàng tồn kho và hợp đồng mua tài sản cố định cũng như những hợp đồng mua bán chịu khác. Còn kế toán Tài sản cố định và Kế toán hàng tồn kho sẽ lưu bộ chứng từ gốc phát sinh liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ mình vừa nhập).

– Ngoài 2 trường hợp trên thì những trường hợp mua vào liên quan đến Chi phí (MÀ KHÔNG LIÊN QUAN ĐẾN HÀNG TỒN KHO VÀ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH ) nhưng mua thiếu thì sẽ do kế toán công nợ theo dõi và hạch toán.

Còn những khoản chi phí mà liên quan trực tiếp đến việc thanh toán tiền thì sẽ do sẽ do kế toán thanh toán (tiền mặt và tiền gửi ngân hàng) đảm nhận.
Lưu ý: tuỳ theo quy mô và tính chất công việc. Mà kế toán trưởng có thể phân công kế toán công nợ phải kiêm kế toán hàng tồn kho và tài sản cố định luôn thì lúc đó Kế toán công nợ phải trả Sẽ theo dõi và hạch toán Bên Có 331 mà đối ứng với Nợ của hàng tồn kho và Nợ của tài sản cố định. (Nếu kế toán trưởng thấy kế toán công nợ ít việc).

  • Thứ hai: Sau khi biết được theo dõi và hạch toán những tài khoản nào rồi ( Cụ thể ở đây là chủ yếu theo dõi công nợ phải trả để làm đề nghị thanh toán tiền chuyển cho KẾ TOÁN THANH TOÁN và chỉ theo dõi và hạch toán Nợ chi phí mà liên quan trực tiếp đến vấn đề mua chịu thì ghi Có 331) thì các bạn cần phải biết bộ chứng từ dùng để theo dõi và hạch toán những tài khoản đó là gì?. Vậy trong trường hợp này, thì bộ chứng từ để ghi nghiệp vụ trên là HOÁ ĐƠN GTGT HOẶC HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG mà nhà cung cấp xuất cho Công ty của chún gta (Ngoài ra còn có hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao …. Tuỳ theo quy trình mua hàng hoá, mua tài sản cố định của mỗi Công ty mà sẽ có những chứng từ kèm theo hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng. Đây là những chứng từ không bắt buộc nhưng hoá đơn GTGT và hoá đơn bán hàng khi mua hàng hoá, dịch vụ, tài sản cố định thì là bắt buộc, còn những chứng từ kia là để bổ sung hoàn chỉnh cho bộ hồ sơ chứng từ được chặt chẽ hơn. Đây là hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị).
  • Thứ ba: Sau khi biết được bộ chứng từ dùng để hạch toán những tài khoản đó rồi thì các bạn phải tìm cách làm sao để có được bộ chứng từ đó. Đây mới là điều quan trọng. Ví dụ như các bạn mua hàng hoá về để bán , thì đây là nghiệp vụ đầu vào nếu các bạn làm kế toán hàng tồn kho thì các bạn cần phải tìm hiểu quy trình mua hàng từ lúc đặt hàng cho nhà cung cấp đến lúc hàng về đến kho thì gồm những giai đoạn nào và mỗi giai đoạn đó thì có bộ chứng từ nào thì các bạn phải thu thập hết các chứng từ của từng giai đoạn, lúc đó nó mới trở thành bộ chứng từ hoàn chỉnh của từng nghiệp vụ).Vậy với vai trò là kế toán theo dõi công nợ phải trả (mà không hạch toán) thì các bạn cần phải thu thập hợp đồng mua bán của từng nghiệp vụ phải trả (Vì vấn đề hạch toán Nợ và có 331 đã do kế toán từng phần hành làm rồi. Các bạn chỉ hạch toán duy nhất là Nợ chi phí có 331 nếu mà mua thiếu)

KẾT LUẬN:ý của tui muốn nói ở đây, sau này các bạn đi làm kế toán của phần hành nào cũng vậy, thì các bạn cần phải biết là BỘ CHỨNG TỪ CỦA KẾ TOÁN PHẦN HÀNH MÌNH đang theo dõi là gồm những gì tức là bộ chứng từ hạch toán bên nợ và bên có của từng tài khoản mà các bạn theo dõi?. Để làm được vấn đề này thì CHẮC CHẮN 100% các bạn phải tìm hiểu ngay QUY TRÌNH LIÊN QUAN ĐẾN BỘ CHỨNG TỪ ĐÓ (Ví dụ như Kế toán phần hành bán hàng thì tìm hiểu quy trình bán hàng; Kế toán phần hành tiền lương thì tìm hiểu quy trình tính lương; Kế toán phần hành thanh toán thì phải tìm hiểu quy trinh thu chi của công ty; Kế toán phần hành hàng tồn kho thì tìm hiểu quy trình mua hàng nhập kho và quy trình xuất kho….)

  • Thứ tư: Dựa vào bộ chứng từ đó tiến hành ghi sổ sách nghiệp vụ kinh tế phát sinh
  • Thứ năm: Bước này tuỳ theo mỗi kế toán phần hành mà sẽ có những cách làm khác nhau tại bước này. Cụ thể của trường hợp kế toán theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp thì tiến hành đối chiếu xác nhận công nợ với cung cấp định kỳ hoặc bất kỳ thời gian nào (Để khẳng định lại số liệu của của chúng ta làm có gì sai sót để tiến hành điều chỉnh).
  • Thứ sáu: Tiến hành lập những báo cáo liên quan đến phần hành mình phụ trách. Mà cụ thể ở đây là vào cuối tuần trước 4h phải lập báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp cho Giám đốc. Trong báo cáo này nói rõ thời hạn trả nợ cho nhà cung cấp để biết chuẩn bị dòng tiền cũng như những chính sách mà nhà cung cấp áp dụng cho Cty được hưởng.

DƯỚI ĐÂY LÀ CHI TIẾT VỀ NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN THEO DÕI NỢ PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP MÀ KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÂN CÔNG CHO NHÂN VIÊN KẾ TOÁN NỢ PHẢI TRẢ CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI BÁN XE Ô TÔ NHƯ SAU:

1.1. Mô tả công việc
– Nhâp liệu vào phần mềm các hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng liên quan đến chi phí mà chưa trả tiền thì lúc này kế toán công nợ sẽ bắt buộc phải ghi Nợ chi phí, Nợ thuế GTGT đầu vào và Có tài khoản 331. (Kế toán kho sẽ nhập tương ứng với phần hàng tồn kho và công nợ phải trả Tức là hạch toán nơ hàng tồn kho, Nợ thuế GTGT đầu vào Có 331. Kế toán tài sản cố định sẽ ghi nhận tài sản cố định, Chi phí trả trước, CCDC, Thuế GTGT đầu vào và công nợ phải trả tức là hạch toán Nợ tài sản cố định; Chi phí trả trước và thuế GTGT đầu vào và có TK 331. Riêng những khoản mua khác mà có nợ phải trả sẽ do kế toán công nợ phải trả ghi vào phần mềm). Lưu ý những hợp đồng mua bán mà theo dõi công nợ thì phải chuyển sang kế toán theo dõi công nợ 1 bản hợp đồng.
– Lập bảng theo dõi tuổi nợ và lên kế hoạch thanh toán để trình cho giám đốc định kỳ cuối mỗi tuần
– Đối chiếu công nợ phải trả với nhà cung cấp định kỳ và bất kỳ thời gian nào
– In sổ sách và lưu trữ chứng từ
– Làm các báo cáo quản trị theo quy định (Báo cáo công nợ phải trả từng nhà cung cấp theo tuổi nợ để Giám đốc chuẩn bị tiền thanh toán cũng như những chính sách mà nhà cung cấp cho Công ty được hưởng: ví dụ như thanh toán trước thời hạn…)

Lưu ý: tuỳ theo quy mô và tính chất công việc. Mà kế toán trưởng có thể phân công kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp kiêm kế toán hàng tồn kho và tài sản cố định luôn thì lúc đó Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp sẽ theo dõi và hạch toán Bên Có 331 mà đối ứng với Nợ của hàng tồn kho và Nợ của tài sản cố định. (Nếu kế toán trưởng thấy kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp ít việc. Vậy tuỳ theo mô hình nhé các bạn).

1.2. Quy định về việc hạch toán các khoản phải trả nhà cung cấp và quy định thanh toán nhà cung cấp
– Khoản phải trả phát sinh liên quan đến trực tiếp kế toán phần hành tồn kho thì do kế toán phần hành hàng tồn kho sẽ hạch toán. Khoản phải trả liên quan đến tài sản cố định sẽ do kế toán tài sản cố định hạch toán
– Khoản phải trả phát sinh liên quan đến trực tiếp kế toán phần hành tồn kho thì do kế toán phần hành hàng tồn kho sẽ hạch toán (Nợ hàng tồn kho, Nợ thuế GTGT đầu vào Có 331. Khoản phải trả liên quan đến tài sản cố định, Chi phí trả trả và CCDC sẽ do kế toán tài sản cố định hạch toán Nợ Tài sản cố định, Chi phí trả trước và CCDC, Nơ thuế GTGT Có 331 (Không phân biệt là mua bằng tiền mặt hoặc bằng tiền gửi ngân hàng hoặc mua chịu để việc phân công công việc không bị trùng). KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI TRẢ CHỈ THEO DÕI BÊN NỢ VÀ BÊN CÓ CỦA 331 TRONG NHỮNG TRƯỜNG HỢP TRÊN ĐỂ LÀM ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN CHUYỂN QUA CHO KẾ TOÁN THANH TOÁN. (Kế toán công nợ sẽ lưu hợp đồng mua bán hàng tồn kho và hợp đồng mua tài sản cố định cũng như những hợp đồng mua bán chịu khác. Còn kế toán Tài sản cố định và Kế toán hàng tồn kho sẽ lưu bộ chứng từ gốc phát sinh liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ mình vừa nhập).

Ngoài 2 trường hợp trên thì những trường hợp mua vào liên quan đến Chi phí (MÀ KHÔNG LIÊN QUAN ĐẾN HÀNG TỒN KHO VÀ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH ) nhưng mua thiếu thì sẽ do kế toán công nợ theo dõi và hạch toán.

– Kế toán thanh toán, sẽ căn cứ trên hợp đồng để lập kế hoạch thanh toán trình cho Giám đốc xét duyệt danh sách công nợ đến hạn thanh toán trước 1 tuần để Giám đốc ra thẩm quyền duyệt thanh toán . Việc thanh toán đối với nhà cung cấp sẽ được áp dụng theo các điều khoản thanh toán ghi trên hợp đồng (trừ trường hợp đặc biệt có quyết định của ban Giám Đốc).
– Khi Giám đốc đã xét duyệt các khoản thanh toán công nợ thì kế toán dựa vào đó mà tiến hành lập Giấy đề nghị thanh toán cùng với Bảng xét duyệt của Giám đốc trước đó để chuyển cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán dựa vào đó tiến hành lập uỷ nhiệm chi hoặc phiếu chi.
– Tất cả các khoản chi từ 20.000.000 đồng bắt buộc thanh toán qua ngân hàng.
1.3. Lưu đồ tác nghiệp của kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp hinh-19 hinh-20

1.4. Hạch toán nghiệp vụ kế toán nghiệp vụ phát sinh
1.4.1. Các tài khoản hiện đang sử dụng tại công ty

hinh-21

hinh-22
hinh-23

Ghi chú:Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.
1.4.2. Hướng dẫn hạch toán
– Mua vật tư, phụ tùng, hàng hóa. Cho dù trả tiền hay chưa trả tiền thì kế toán hàng tồn kho sẽ hạch toán nghiệp vụ này (Để không bị trùng nghiệp vụ với kế toán công nợ phải trả). Kế toán công nợ phải trả chỉ lưu Hợp mua bán và vào phần mềm xem thử xem khoản công nợ phải trả này đầy đủ thông tin chưa để yêu cầu kế toán hàng tồn kho chỉnh lại và bổ sung thêm. Kế toán hàng tồn kho sẽ lưu bộ chứng từ gốc gồm Hợp đồng, hoá đơn, biên bản bàn giao ..kẹp chung với phiếu nhập kho.

Nợ TK 152, 153,156…(chi tiết từng tài khoản)
Nợ TK 13310001, 13310002 ( Thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 331…(Chi tiết cho từng nhà cung cấp)

– Mua dịch vụ dùng cho những bộ phận khác nhau của công ty nếu mà chưa trả tiền, phần này sẽ do kế toán công nợ phải trả hạch toán
Nợ 627;641;642
Nợ TK 13310001, 13310002 ( Thuế GTGT được khấu trừ)
Có 331,…(Chi tiết cho từng đối tượng). Nếu thanh toán bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt thì sẽ do kế toán thanh toán hạch toán.

Lưu ý: Chứng từ phát sinh tại nơi nào trước thì sẽ lưu bộ hồ sơ gốc tại nơi đó. Đây là cách tui hay làm. Còn các bạn có cách lưu chứng từ nào hay thì sẽ lưu theo cách đó. Quy định miễn sao lưu chứng từ dễ tìm là được.

– Hạch toán các khoản tăng do đầu tư (mua TSCĐ và XDCB). Sẽ do kế toán tài sản cố cố định hạch toán (Không phân biệt đã trả tiền hay chưa và lưu chứng từ tại tài sản cố định. Sau đó hợp đồng sẽ chuyển cho kế toán công nợ)

Nợ TK 211,213, 241
Nợ TK 13320001, 13320002 ( Thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 33111002, 33121002, 33112002, 33122002

– Đánh giá chênh lệch tỷ giá lại cuối năm (chênh lệch lãi tỷ giá). Sẽ do kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp thực hiện
Nợ TK 33111001, 33111002,33112001, 33112002
Có TK 41300001 – chênh lệch tỷ giá đánh giá lại cuối năm

– Đánh giá chênh lệch tỷ giá lại cuối năm (chênh lệch lỗ tỷ giá).Sẽ do kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp thực hiện

Nợ TK 41300001 – Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ
Có TK 33111001, 33111002,33112001, 33112002


Mời bạn tham khảo bộ sách tự học kế toán tổng hợp bằng hình ảnh minh họa

Sách Tự học kế toán bằng hình ảnh minh họa

Giảm 148k

Bán chạy!

Sách Bài tập & Bài giải của công ty sản xuất

Giảm 50k

Sách Tự học lập BCTC và thực hành khai báo thuế

Giảm 40k

Sách Tự học làm kế toán bằng phần mềm Misa

Giảm 100k