Câu hỏi: Khi các bạn được tuyển dụng vào vi trí KẾ TOÁN DỊCH VỤ SỬA CHỮA XE Ô TÔ TẠI CÔNG TY KINH DOANH VÀ SỬA CHỮA XE Ô TÔ? Các bạn là 1 người mới học 1 khoá kế toán xong, hoặc là sinh viên mới ra trường chưa tiếp cận được thực tếhoặc các bạn đang làm kế toán tại những công ty khác không phải lĩnh vực ô tô thì làm sao có thể biết để mà làm?

Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành

cho người mới bắt đầu 

Đang giảm 980,000₫ 

Trả lời: Theo quan điểm của cá nhân tôi. Khi các bạn được tuyển dụng vào vị trí kế toán từng phần hành , để làm được kế toán từng phần hành (Ví dụ như Kế toán bán hàng; Kế toán thanh toán; Kế toán tài sản cố định; Kế toán tiền lương; Kế toán hàng tồn kho, Kế toán dịch vụ sửa chữa xe…) thì các bạn cần phải thực hiện các bước sau thì các bạn sẽ làm được kế toán từng phần hành.

Thứ nhất: Các bạn cần phải biết mình đang theo dõi và hạch toán những tài khoản nào và cần lập những báo cáo nào? Trong trường hợp này tuỳ theo mô hình của mỗi Công ty mà kế toán trưởng sẽ giao cho bạn theo dõi và hạch toán như thế nào đó là do quy mô của Công ty, cụ thể trong trường này, kế toán trưởng giao cho bạn những công việc của kế toán dịch vụ sữa chữa xe như sau:

– Cuối ngày, kế toán giá thành dịch vụ sửa chữa đối chiếu với thủ quỹ các quyết toán thu tiền khách hàng (Tức là So sánh bên Nợ 1111 về thu tiền dịch vụ với sổ quỹ) trong ngày.
– Giám sát việc tuân thủ các quy trình đã ban hành liên quan đến quy trình dịch vụ phụ tùng: Khách hàng thanh toán, công việc bảo hành, bảo dưỡng, PDI…

– Kiểm tra đối chiếu bảo hành bảo dưỡng với bộ phận dịch vụ sửa chữa định kỳ 1 tháng 2 lần. Và Đối chiếu với Nhà cung cấp phụ tùng chính hãng của Công ty để xem xét việc bảo hành bảo dưỡng đền bù như thế nào để mà xử lý.

– Kiểm soát giá trị dịch vụ dở dang, cảnh báo kịp thời các bất cập về sản phẩm dở dang.
– Kiểm tra đối chiếu với bộ phận dịch vụ báo cáo hàng ngày về dịch vụ sữa chữa.

– Chịu trách nhiệm kiểm tra và tổng hợp các chi phí liên quan (Nguyên vật liệu, Nhân công, Sản xuất chung) để tính giá thành dịch vụ sửa chữa, chú ý kiểm soát chi phí vật tư dùng chung. (TỨC LÀ KO HẠCH TOÁN NƠ 621;622;627 vì những phần này đã do kế toán từng phần hành làm rồi. Chỉ thực hiện, hạch toán kết chuyển 621;622;627 vào Bên nợ 154 để tính giá thành)
Xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu dịch vụ sửa chữa cũng như ghi nhận giá vốn dịch vụ sữa chữa. (Nợ 131 Có 511 Có 33311 của dịch vụ sửa chữa xe. Phần thu tiền sẽ do kế toán thanh toán hạch toán hạch toán nơ 111;112 có 131). Đồng thời hạch toán Nợ 632 có 154 của xe đã hoàn thành. Và theo dõi số dư cuối kỳ của tài khoản 154 (Dịch vụ sửa chữa dở dang cuối kỳ của từng chiếc xe)

– Phân tích, đánh giá lợi nhuận của dịch vụ sửa chữa từ đó tham gia vào việc xây dựng lại định mức tiền công, định mức hao hụt vật tư sơn, đề xuất phương án tiết kiệm chi phí.

– Tham gia lập, hoàn thiện, sửa đổi các quy trình cho phù hợp với hoạt động sửa chữa thực tế.
– Thực hiện báo cáo hiệu quả hoạt động dịch vụ phụ tùng hàng tháng và theo yêu cầu
– Hỗ trợ bộ phận dịch vụ tư vấn cho khách hàng về cách thanh toán, và xuất hóa đơn cho khách, nhằm tạo sự thuận tiện nhất cho khách hàng.

Thứ hai: Sau khi biết được theo dõi và hạch toán những tài khoản nào rồi ( Cụ thể ở đây là theo dõi và hạch toán cả BÊN NỢ 131 có 511 có 33311 và Nợ 632 có 154 của xe đã hoàn thành; hạch toán kết chuyển 621;622;627 vào Bên nợ 154 để tính giá thành) thì các bạn cần phải biết bộ chứng từ dùng để theo dõi và hạch toán những tài khoản đó là gì?. Vậy trong trường hợp này, thì bộ chứng từ để ghi nghiệp vụ trên là Hoá đơn GTGT kèm theo chứng từ gốc là Quyết toán sửa chữa và những chứng từ khác có liên quan, tuỳ theo mô hình của Công ty mà tổ chức bộ chứng từ đó như thế nào. Vậy làm sao các bạn biết được bộ chứng từ gốc kèm theo hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng. Các bạn phải tìm hiểu bước thứ 3 bên dưới

Thứ ba: Sau khi biết được bộ chứng từ dùng để hạch toán những tài khoản đó rồi thì CÁC BẠN TÌM CÁCH LÀM SAO ĐỂ CÓ ĐƯỢC BỘ CHỨNG TỪ ĐÓ. Đây mới là điều quan trọng. Vậy với vai trò là kế toán theo dõi và hạch toán (Nợ 131 Có 5111 Có 33311; Nợ  632 có 154) thì các bạn cần phải thu thập bộ chứng từ gốc của nghiệp vụ sửa chữa xe ô tô. Vậy với vai trò kế toán theo dõi và hạch toán doanh thu sửa chữa xe ô tô các bạn cần phải tìm hiểu (Quy trình dịch vụ sửa chữa xe từ lúc khách hàng đem xe đến công ty đến khi khách hàng thanh toán tiền dịch vụ sửa chữa và cho xe đi) phải trải qua những phòng ban nào và mỗi phòng ban đó lập những chứng từ gì,  Và khi đến phòng kế toán thì bộ chứng từ gốc phải đầy đủ theo những yêu cầu trong quy trình => Các bạn phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của bộ chứng từ đó gốc trước khi các bạn lập hoá đơn GTGT cũng như lập chứng từ kế toán để ghi sổ

KẾT LUẬN: Ý của tôi muốn nói ở đây, sau này các bạn đi làm kế toán của phần hành nào cũng vậy, thì các bạn cần phải biết là BỘ CHỨNG TỪ CỦA KẾ TOÁN PHẦN HÀNH MÌNH đang theo dõi là gồm những gì tức là bộ chứng từ hạch toán bên nợ và bên có của từng tài khoản mà các bạn theo dõi?. Để làm được vấn đề này thì CHẮC CHẮN 100% các bạn phải tìm hiểu ngay QUY TRÌNH LIÊN QUAN ĐẾN BỘ CHỨNG TỪ ĐÓ (Ví dụ như Kế toán phần hành bán hàng thì tìm hiểu quy trình bán hàng; Kế toán phần hành tiền lương thì tìm hiểu quy trình tính lương; Kế toán phần hành thanh toán thì phải tìm hiểu quy trinh thu chi của công ty; Kế toán phần hành hàng tồn kho thì tìm hiểu quy trình mua hàng nhập kho và quy trình xuất kho; Kế toán dịch vụ sửa chữa xe thì các bạn phải tìm hiểu quy trình dịch vụ sửa chữa xe ô tô….)

Thứ tư: Dựa vào bộ chứng từ đó tiến hành ghi sổ sách nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Thứ năm: Bước này tuỳ theo mỗi kế toán phần hành mà sẽ có những cách làm khác nhau tại bước này. Cụ thể của trường hợp kế toán theo dõi và hạch toán tài sản cố định thì các bạn phải theo dõi được những tài sản cố định đó ai đang sử dụng và luôn luôn tiến hành kiểm kê đột xuất và kiểm kê định kỳ (Để khẳng định lại tài sản cố định là cố thực). Kế toán công nợ thì sẽ tiến hành đối chiếu công nợ phải thu cũng như phải trả

Thứ sáu: Tiến hành lập những báo cáo liên quan đến phần hành mình phụ trách. Mà cụ thể ở đây là lập báo cáo đánh giá hiệu quả của dịch vụ  phụ tùng hàng tháng (Tức là so sánh xem doah thu có bù đắp nổi chi phí hay không)

DƯỚI ĐÂY LÀ CHI TIẾT VỀ NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN THEO DÕI VÀ HẠCH TOÁN DOANH THU CŨNG NHƯ GIÁ VỐN DỊCH VỤ SỬA CHỮA XE Ô TÔ MÀ KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÂN CÔNG  NHƯ SAU:

5.2.1. Mô tả công việc

– Cuối ngày, kế toán giá thành dịch vụ sửa chữa đối chiếu với thủ quỹ các quyết toán thu tiền khách hàng (Tức là So sánh bên Nợ 1111 về thu tiền dịch vụ với sổ quỹ) trong ngày.

– Giám sát việc tuân thủ các quy trình đã ban hành liên quan đến quy trình dịch vụ phụ tùng: Khách hàng thanh toán, công việc bảo hành, bảo dưỡng, PDI…

– Kiểm tra đối chiếu bảo hành bảo dưỡng với bộ phận dịch vụ định kỳ 1 tháng 2 lần. Và Đối chiếu với Nhà cung cấp phụ tùng chính hãng của Công ty để xem xét việc bảo hành bảo dưỡng đền bù như thế nào để mà xử lý.

– Kiểm soát giá trị dịch vụ dở dang, cảnh báo kịp thời các bất cập về sản phẩm dở dang.

– Kiểm tra đối chiếu với bộ phận dịch vụ báo cáo hàng ngày về dịch vụ sữa chữa.

– Chịu trách nhiệm kiểm tra và tổng hợp các chi phí liên quan (nguyên vật liệu, nhân công, sản xuất chung) để tính giá thành dịch vụ sửa chữa, chú ý kiểm soát chi phí vật tư dùng chung. (TỨC LÀ KO HẠCH TOÁN NƠ 621;622;627 vì những phần này đã do kế toán từng phần hành làm rồi. Chỉ thực hiện, hạch toán kết chuyển 621;622;627 vào Bên nợ 154 để tính giá thành).

– Xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu dịch vụ sửa chữa cũng như ghi nhận giá vốn dịch vụ sữa chữa. (Nợ 131 Có 511 Có 33311 của dịch vụ sửa chữa xe. Phần thu tiền sẽ do kế toán thanh toán hạch toán). Đồng thời hạch toán Nợ 632 có 154 của xe đã hoàn thành. Và theo dõi số dư cuối kỳ của tài khoản 154 (Dịch vụ sửa chữa dở dang cuối kỳ của từng chiếc xe)

– Phân tích, đánh giá lợi nhuận của dịch vụ sửa chữa từ đó tham gia vào việc xây dựng lại định mức tiền công, định mức hao hụt vật tư sơn, đề xuất phương án tiết kiệm chi phí.

– Tham gia lập, hoàn thiện, sửa đổi các quy trình cho phù hợp với hoạt động sửa chữa thực tế.

– Thực hiện báo cáo hiệu quả hoạt động dịch vụ phụ tùng hàng tháng và theo yêu cầu

– Hỗ trợ bộ phận dịch vụ tư vấn cho khách hàng về cách thanh toán, và xuất hóa đơn cho khách, nhằm tạo sự thuận tiện nhất cho khách hàng.

5.2.2. Lưu đồ tác nghiệp

hinh-1

hinh-4

Giải thích lưu đồ:
– Bước 1: Cố vấn dịch vụ tiếp cận, nắm bắt tình trạng xe và ghi nhận nhu cầu của khách hàng. Sau đó lập phiếu đề nghị cung cấp vật tư phụ tùng để đưa thợ chuyển qua kho nhận vật tư, phụ tùng.

– Bước 2: Kế toán hàng tồn kho tiếp nhận phiếu đề nghị cấp vật tư phụ tùng, kiểm tra phụ tùng vật tư có trong phiếu đề nghị so với tồn kho, lập phiếu xuất kho (3 liên: 1 liên lưu tại kho, 1 liên kẹp vào lệnh sửa chữa, 1 liên lưu tại kế toán kho), và giao phụ tùng cho kỹ thuật viên theo lệnh sửa chữa. Trong trường hợp khách hàng đổi lại phụ tùng, phụ tùng không phù hợp, phụ tùng còn thừa trong sửa chữa,…thì kế toán kho lập phiếu nhập kho cho những phụ tùng đã xuất ra trước đó (ghi rõ nội dung nhập kho một cách cụ thể để làm cơ sở tính tiền cho khách thật chính xác)

– Bước 3: Cố vấn dịch vụ tiếp nhận bộ chứng từ tiến hành kiểm tra và lập phiếu quyết toán sữa chữa và chuyển sang cho kế toán dịch vụ để tiến hành các thủ tục thu tiền cho khách.

– Bước 4: Kế toán dịch vụ tiếp nhận hồ sơ từ bên cố vấn dịch vụ tiến hành xuất hóa đơn (nếu khách hàng yêu cầu ngay) rồi hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng đi nộp tiền tại kế toán thanh toán và thủ quỹ. Trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn thì hướng dẫn khách hàng đi nộp tiền tại thủ quỹ. Sau đó tiến hành xuất hóa đơn ghi nhận doanh thu và kiểm tra giá thành sữa chữa cho từng lượt xe.
Trường hợp bảo hành, bảo dưỡng không thu tiền kế toán dịch vụ hoặc quản đốc viết phiếu ra cổng cho khách hàng.

– Bước 5: Thủ quỹ tiến hành thu tiền và đóng dấu đã thu tiền trên phiếu báo giá sữa chữa rồi lập phiếu ra cổng cho khách hàng. Trong quá trình thu tiền kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu thu cho khách hàng. Trong trường hợp thanh toán qua hình thức chuyển khoản, qua công ty bảo hiểm, đối trừ công nợ thì kế toán dịch vụ viết phiếu ra cổng cho khách hàng.
Tổng quan về giá thành dịch vụ sửa chữa:
– Quản lý từng lượt xe vào sửa chữa theo mã dịch vụ (xem thêm trong quy định đặt mã dịch vụ sửa chữa)
– Đối với nguyên vật liệu trực tiếp: Thực tế cho từng lượt xe sửa chữa
621 = Trực tiếp theo từng mã dịch vụ

– Đối với nhân công: Phân bổ theo doanh thu tiền công. Tức là chấp nhận chi phí nhân công đưa hết vào giá vốn mà không còn dở dang cuối kỳ. Dở dang cuối kỳ của xe chỉ gồm chi phí vật tư, phụ tùng

hinh-5

– Đối với chi phí sản xuất chung: Phân bổ theo tổng doanh thu dịch vụ. Tức là chấp nhận chi phí sản xuất chung được tính hết giá vốn. Dở dang cuối kỳ chỉ gồm chi phí vật tư, phụ tùng

hinh-6

– Có 2 loại hình sửa chữa :

• 1 : Bảo Hành
• 2 : Sửa chữa cho khách hàng

5.2.3. Hạch toán nghiệp vụ kế toán nghiệp vụ phát sinh
5.2.3.1. Các tài khoản hiện đang sử dụng tại công ty

hinh-7

hinh-8

hinh-9

hinh-10

hinh-12

hinh-13

5.2.3.2. Hướng dẫn hạch toán
– Khi xuất kho phụ tùng sửa chữa xe thì làm phiếu xuất kho kèm theo phiếu đề nghị xuất vật tư sửa chữa (KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO SẼ HẠCH TOÁN).

Nợ TK 62104001 (Theo đích danh từng mã DVSC để tập hợp chi phí sữa chữa xe cho từng chiếc xe)
Có TK 152

– Sau khi sửa chữa, Kế toán dịch vụ sẽ dựa trên quyết toán sửa chữa mà cố vấn dịch vụ làm để XUẤT HOÁ ĐƠN cho khách hàng bao gồm tiền công sửa chữa và vật tư phụ tùng. Nếu khách hàng mà lấy hoá đơn thì tạo mã của khách hàng đó (Xem quy định đặt mã khách hàng). Nếu khách hàng không lấy hoá đơn thì tạo mã chung là khách lẽ

Mẫu quyết toán sửa chữa và hoá đơn mẫu

hinh-1

hinh-2

hinh-3

hinh-4

hinh-5

Nợ TK 131

Có TK 5113 – Doanh thu phụ tùng
Có TK 5113 – Doanh thu tiền công
Có TK 3331

– Chi phí nhân công sửa chữa, KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG SẼ HẠCH TOÁN (Dựa vào bảng lương)

Nợ TK 62204

Có TK 334,111,112,338

(Nghiệp vụ trên sẽ do kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cũng như kế toán thanh toán hạch toán. NHƯNG VIỆC THEO DÕI BÊN NỢ 622 XEM CÓ ĐÚNG HẠCH TOÁN HAY KHÔNG LÀ TRÁCH NHIỆM CỦA KẾ TOÁN DỊCH VỤ SỬA CHỮA).

– Chi phí sản xuất chung:(Sẽ do kế toán từng phần hành hạch toán. NHƯNG VIỆC THEO DÕI BÊN NỢ 627 XEM CÓ ĐÚNG HẠCH TOÁN HAY KHÔNG LÀ TRÁCH NHIỆM CỦA KẾ TOÁN DỊCH VỤ SỬA CHỮA)
• Chi phí nhân viên phân xưởng DVSC
Nợ TK 6271
Có TK 111,112,334,338,…
• Chi phí vật liệu phân xưởng DVSC,

Nợ TK 627204
Có TK 111,112,152,…
• Chi phí dụng cụ phân xưởng DVSC.

Nợ TK 627304
Có TK 111,112,153,…
• Chi phí khấu hao TSCĐ phân xưởng DVSC.
Nợ TK 627404
Có 2141
• Chi phí dịch vụ mua ngoài
Nợ TK 6277
Có TK 111,112,331,…

• Chi phí bằng tiền khác
Nợ TK 6278
Có TK 111,112,331,…
– Cuối tháng, chạy giá thành dịch vụ sửa chữa có sự hỗ trợ từ phần mềm kế toán, kế toán dịch vụ sẽ làm nghiệp vụ này
Nợ TK 15404101

Có TK 62104001
Có TK 62204 (Gồm những tài khoản con)
Có TK 627 (Gồm những tài khoản con)

Đối với những mã DVSC đã xuất hóa đơn phần mềm sẽ tiến hành hạch toán thẳng vào giá vốn đích danh từng mã DVSC. KẾ TOÁN DỊCH VỤ SẼ LÀM PHẦN NÀY

Nợ TK 632

Có TK 15404101

– Đối với những mã DVSC chưa xuất hóa đơn hạch toán treo trên 15404101 (Dịch vụ còn đang sửa chữa dở dang. Chỉ bao gồm vật tư phụ tùng. Còn 622 và 627 đã kết chuyển hết vào 632).


Mời bạn tham khảo bộ sách tự học kế toán tổng hợp bằng hình ảnh minh họa

Sách Tự học kế toán bằng hình ảnh minh họa

Giảm 148k

Bán chạy!

Sách Bài tập & Bài giải của công ty sản xuất

Giảm 50k

Sách Tự học lập BCTC và thực hành khai báo thuế

Giảm 40k

Sách Tự học làm kế toán bằng phần mềm Misa

Giảm 100k