Câu hỏi: Khi các bạn được tuyển dụng vào vi trí kế toán bán  hàng và theo dõi công nợ? Các bạn là 1 người mới học 1 khoá kế toán xong, hoặc là sinh viên mới ra trường chưa tiếp cận được thực tế thì làm sao có thể biết để mà làm?

Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành

cho người mới bắt đầu 

Đang giảm 980,000₫ 

Trả lời: Theo quan điểm của cá nhân tôi. Khi các bạn được tuyển dụng vào vị trí kế toán từng phần hành , để làm được kế toán từng phần hành (Kế toán bán hàng; Kế toán thanh toán; Kế toán tài sản cố định; Kế toán tiền lương; Kế toán hàng tồn kho…) thì các bạn cần phải thực hiện các bước sau thì các bạn sẽ làm được kế toán

  • Thứ nhất: Các bạn cần phải biết mình đang theo dõi và hạch toán những tài khoản nào? Trong trường hợp này kế toán trưởng sẽ giao cho bạn là LUÔN LUÔN HẠCH TOÁN NỢ 131 CÓ 511 CÓ 33311. Không hạch toán bên Có 131 Nợ 111,112 (Vì bên Có 131 đã được kế toán thanh toán hạch toán)
  • Thứ hai: Sau khi biết được theo dõi và hạch toán những tài khoản nào rồi ( Cụ thể ở đây là theo dõi và hạch toán bên Nợ 131 có 511 có 33311) thì các bạn cần phải biết bộ chứng từ dùng để theo dõi và hạch toán những tài khoản đó là gì?. Vậy trong trường hợp này, thì bộ chứng từ để ghi nghiệp vụ trên là HOÁ ĐƠN GTGT HOẶC HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG  mà xuất bán cho khách hàng (Ngoài ra còn có hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao …. Tuỳ theo quy trình bán hàng của mỗi Công ty mà sẽ có những chứng từ kèm theo hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng. Đây là những chứng từ không bắt buộc nhưng hoá đơn GTGT và hoá đơn bán hàng khi xuất bán hàng cho khách hàng thì là bắt buộc, còn những chứng từ kia là để bổ sung hoàn chỉnh cho bộ hồ sơ chứng từ được chặt chẽ hơn. Đây là hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị).
  • Thứ ba: Sau khi biết được bộ chứng từ dùng để hạch toán những tài khoản đó rồi thì các bạn phải tìm cách làm sao để có được bộ chứng từ đó. Đây mới là điều quan trọng. Ví dụ cụ thể của trường hợp này là Hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng mà xuất cho khách hàng. Vậy làm sao xuất được hoá đơn cho khách hàng các bạn phải biết nguyên tắc gì???

+Các bạn phải đọc thông tư 219/2013 về thuế GTGT xem mặt hàng mình bán có chịu thuế GTGT hay không để xuất cho nó đúng (Vì khi kinh doanh chỉ có 2 trường hợp là bán hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT và bán hàng hoá dịch vụ không chịu thuế GTGT)

+Các bạn phải đọc thông tư 39/2014  và Thông tư sửa đổi bổ sung thông tư 26/2015 doe63 biết khi nào xuất hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn GTGT cho khách hàng, cụ thể thông tư quy định về thời điểm xuất hoá đơn như sau:

Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hoáthời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

=>Như vậy khi bàn giao hàng hoá (Gồm những gì mà cầm nắm được khi chuyển giao cho bên mua mà không còn quyền kiểm soát nữa thì phải xuất hoá đơn cho khách hàng). Vậy với trường hợp bán xe ô tô thì cũng như vậy , khi nào có chứng từ chứng minh chuyển giao xe ô tô cho khách và nói rõ Công ty không còn trách nhiệm quản lý xe nữa, rủi ro về xe đã chuyển từ bên bán sang cho bên mua THÌ LÚC NÀY XUẤT HOÁ ĐƠN (Chính là chứng từ biên bản bàn giao xe). Nhưng vấn đề bàn giao xe cho khách hàng là khi nào đây là cả 1 vấn đề mà mỗi Công ty mỗi khác (Vấn đề khi nào bàn giao xe cho khách hàng thì có quy định trong quy trình bán xe của Công ty có thể như sau):

 +Trường hợp mua xe bằng đi vay ngân hàng=> Khi Công ty nhận được thông báo cho vay của ngân hàng là thời điểm bàn giao xe và xuất hoá đơn cho khách hàng. Bởi vì sao nếu chúng ta không làm như vậy thì rủi ro về công nợ khó đòi là có xảy ra.

 +Trường hợp mua xe trả bằng tiền mặt thì quy định khách hàng phải trả ít nhất từ 90% trở lên thì mới được xuất hoá đơn và bàn giao xe cho khách hàng.Bởi vì sao nếu chúng ta không làm như vậy thì rủi ro về công nợ khó đòi là có xảy ra.

KẾT LUẬN:ý của tui muốn nói ở đây, sau này các bạn đi làm kế toán của phần hành nào cũng vậy, thì các bạn cần phải biết là BỘ CHỨNG TỪ CỦA KẾ TOÁN PHẦN HÀNH MÌNH đang theo dõi là gồm những gì?. Để làm được vấn đề này thì CHẮC CHẮN 100% các bạn phải tìm hiểu ngay QUY TRÌNH LIÊN QUAN ĐẾN BỘ CHỨNG TỪ ĐÓ (Ví dụ như Kế toán phần hành bán hàng thì tìm hiểu quy trình bán hàng; Kế toán phần hành tiền lương thì tìm hiểu quy trình tính lương; Kế toán phần hành thanh toán thì phải tìm hiểu quy trinh thu chi của công ty; Kế toán phần hành hàng tồn kho thì tìm hiểu quy trình mua hàng nhập kho và quy trình xuất kho….)

  • Thứ tư: Dựa vào bộ chứng từ đó tiến hành ghi sổ sách nghiệp vụ kinh tế phát sinh
  • Thứ năm: Bước này tuỳ theo mỗi kế toán phần hành mà sẽ có những cách làm khác nhau tại bước này. Cụ thể của trường hợp kế toán theo dõi công nợ phải thu khách hàng thì tiến hành đối chiếu xác nhận công nợ với khách hàng định kỳ hoặc bất kỳ thời gian nào (Để khẳng định lại số liệu của của chúng ta làm có gì sai sót để tiến hành điều chỉnh).
  • Thứ sáu: Tiến hành lập những báo cáo liên quan đến phần hành mình phụ trách. Mà cụ thể ở đây là vào cuối tuần trước 4h phải lập báo cáo công nợ phải thu khách hàng cho Tổng giám đốc. Trong báo cáo này nói rõ thời hạn thu hồi nợ của khách hàng cũng như danh sách khách hàng nợ khó đòi và đưa ra những nhận định khả năng thu hồ nợ để Tổng giám đốc có cái nhìn tổng quát.

Ví dụ cụ thể về trường hợp KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ THEO DÕI CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG tại Công ty bán xe ô tô như sau:

  • Một là: Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và theo dõi công nợ là làm những công việc gì

– Tiếp nhận, phân loại các đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán hàng và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ liên quan để lưu file. Đây là bước đầu tiên khi khách hàng đến ký hợp đồng mua bán xe.

– Cập nhật chính sách, giá cả, sản phẩm mới từ việc ban hành giá mới của ban tổng giám đốc.

– Quản lý thông tin khách hàng, sổ sách, chứng từ liên quan đến bán hàng của đơn vị.

– Nhập số liệu bán hàng dựa trên hoá đơn đầu ra (Hoá đơn giá trị gia tăng và hoá đơn bán hàng) vào phần mềm kế toán (Tức là kế toán bán hàng sẽ hạch toán vào phần mềm NỢ 131 CÓ 511 CÓ 33311. Luôn luôn như vậy cho dù trả tiền hay chưa trả tiền, kế toán bán hàng không quan tâm. Nghiệp vụ thứ 2 là giá vốn NỢ 632 CÓ 1561 sẽ do kế toán hàng tồn kho theo dõi và tính giá vốn vào lúc cuối mỗi tháng)

– Tổng hợp số liệu bán hàng hàng ngày báo cáo cho kế toán trưởng.

– Kiểm tra đối chiếu bán hàng trên phần mềm với số liệu xuất ra của kế toán hàng tồn kho

– Theo dõi, tính chiết khấu cho khách hàng

– Theo dõi tình hình thanh toán của từng khách hàng đúng chính sách hợp đồng.

– Cập nhập thường xuyên các thay đổi trong hợp đồng, chịu trách nhiệm về giá bán.

– Lập biên bản đối chiếu công nợ phải thu khách hàng định kỳ để các khoản công nợ giữa công ty với khách hàng được xác nhận. Đồng thời đòi nợ khách hàng.

– Cập nhật và lưu trữ biên bản giao nhận xe, biên bản giao nhận phụ tùng cùng với hoá đơn và hợp đồng.

– Lập Báo cáo tình hình công nợ phải thu khách hàng định kỳ vào cuối tuần, trong đó nói rõ là công nợ theo hoá đơn nào và thời hạn thu hồi còn lại. Những khoản nào là nợ khó đòi….

  • Hai là Lưu đồ tác nghiệp:

hinh-14

hinh-15

Giải thích lưu đồ

– Bước 1: Tư vấn bán hàng tiếp cận, nắm bắt và ghi nhận nhu cầu của khách hàng. Sau đó thông báo với khách hàng thời gian lập hợp đồng và số tiền thanh toán đặt cọc lần 1.
– Bước 2: Kế toán thanh toán tiếp nhận “Hợp đồng mua bán xe” do phòng kinh doanh chuyển qua. Tiến hành lập phiếu thu và thủ quỹ thu tiền đặt cọc của khách hàng.
– Bước 3: Kế toán bán hàng phải thu tiếp nhận bộ hồ sơ, tiến hành mở sổ theo dõi công nợ. Đồng thời theo dõi tiến độ thực hiện giao hồ sơ, giao xe trong các điều khoản của hợp đồng.
– Bước 4: Nhân viên bán hàng tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ xe, tình trạng xe
Thông báo khách hàng chuẩn bị thanh toán còn lại trong hợp đồng, hỗ trợ khách hàng các thủ tục giải ngân của ngân hàng (nếu khách hàng mua xe trả góp). Lập sổ theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng.
– Bước 5: Kế toán thanh toán nhận tiền đợt 2
– Bước 6: Kế toán công nợ kiểm tra và in sổ chi tiết công nợ thực hiện theo hợp đồng và ký xác nhận cho phép xuất hóa đơn, giao hồ sơ cho khách hàng. Vẫn tiếp tục theo dõi công nợ theo tiến độ, điều khoản trong hợp đồng kinh tế cho đến khi công nợ về không.

  • Ba là: Hạch toán kế toán nghiệp vụ phát sinh:

+Các tài khoản hiện đang sử dụng tại công ty

hinh-16

hinh-17

hinh-18

Ghi chú:Tài khoản 131 có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có (nếu có) phản ánh số tiền khách hàng đã trả trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.

+Hướng dẫn hạch toán kế toán bán hàng và một số nghiệp vụ liên quan đên việc bán hàng
a) Trường hợp Công ty bán trực tiếp

  • Ghi nhận doanh thu bán xe, thùng xe, phụ tùng và dịch vụ sửa chữa xe, kế toán bán hàng luôn ghi nhận vào bên Nợ 131 mà không quan tâm đến vấn đề thu tiền hay chưa thu tiền (Vì đây là nhiệm vụ kế toán trưởng đã phân công)

Nợ TK 131…(chi tiết theo từng khách hàng)
Có TK 511 (Chi tiết từng tài khoản doanh thu)
Có TK 33311 (Thuế GTGT)

Đồng thời Ghi nhận giá vốn tương ứng (KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO SẼ LÀM)

Nợ TK 632 (Chi tiết từng tài khoản giá vốn): Số lượng *Đơn giá xuất (1 trong 3 phương pháp)
Có TK 156, 157(Chi tiết tài khoản): Số lượng*Đơn giá xuất (1 trong 3 phương pháp); Có 154

  • Khi khách hàng thanh toán (Do mua thiếu, mua chịu tháng trước, kế toán thanh toán sẽ làm)
    Nợ TK 111,112 (Chi tiết theo từng ngân hàng)
    Có TK 13110001, 13110002…

b) Trường hợp bán hàng qua đại lý

Khi xuất chuyển hàng hoá cho đại lý, kế toán kho sẽ sử dụng phiếu xuất kho, dựa vào phiếu xuất kho sẽ lập phiếu xuất hàng gửi bán đại lý.

Nợ TK 157 (Chi tiết tài khoản)
Có TK 1561 (Chi tiết tài khoản)

Khi đại lý thông báo bán được hàng thì ghi nhận doanh thu và giá vốn như bán hàng bình thường.

c) Trường hợp tiêu dùng nội bộ, khuyến mãi, biếu tặng:
+Khuyến mãi, biếu tặng:
a. Trường hợp có thông báo với Sở Công Thương
Trường hợp xuất sản phẩm, hàng hoá để khuyến mại, quảng cáo nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm….) thì kế toán phải phân bổ số tiền thu được để tính doanh thu cho cả hàng khuyến mại, giá trị hàng khuyến mại được tính vào giá vốn hàng bán (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán).

– Khi xuất hàng khuyến mại, kế toán ghi nhận giá trị hàng khuyến mại vào giá vốn hàng bán, ghi:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá thành sản xuất)
Có TK 1561 – Thành phẩm. (Gồm cả hàng khuyến mãi). Có thể dùng hàng hoá cty hoặc dùng hàng hoá mua vào để khuyến mại, KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO GHI

– Ghi nhận doanh thu của hàng khuyến mại trên cơ sở phân bổ số tiền thu được cho cả sản phẩm được bán và sản phẩm khuyến mại, quảng cáo, KẾ TOÁN BÁN HÀNG ghi:

Nợ các TK 131…
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Gồm cả hàng khuyến mại, nhưng hàng khuyến mại xuất và không thu tiền)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311) (nếu có).

Trường hợp xuất khuyến mại mà không thu tiên đồng thời không phải yêu cầu mua hàng. Phải lập hoá đơn GTGT, trên hoá đơn ghi tên và số lượng hàng hoá, ghi rõ là hàng khuyến mãi không thu tiền; dòng thuế suất, thuế GTGT không ghi, gạch chéo. Khi nhận hóa đơn đầu vào đồng thời xuất đầu ra luôn

Nếu mua hàng hoá bên ngoài để khuyến mại (Xuất bằng giá trị hàng mua vào), Kế toán thanh toán hoặc công nợ phải trả sẽ làm

Nợ TK 641
Nợ TK 1331 (Thuế VAT đầu vào
Có TK 111,112,331

Nếu dùng hàng hoá của mình để khuyến mại không thu tiền, kế toán hàng tồn kho sẽ làm

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 1561 – Thành phẩm (Bằng giá mua vào)

(tham khảo thêm thông tư 200)

b. Trường hợp không thông báo với Sở Công Thương:
Lập hóa đơn GTGT Với giá bằng với giá bán thị trường và hạch toán như sau (Kế toán hàng tồn kho sẽ làm,nói chung do kế toán trưởng phân công):

Nợ 641 (Bằng với giá mua lúc ban đầu)
Có 33311 (Giá bán thị trường *thuế suất GTGT)
Có 1561 (Bằng với giá mua lúc ban đầu)

+Trường hợp xuất tiêu dùng nội bộ:
Khi xuất hàng tiêu dùng nội bộ, mà cụ thể ở đây là xuất xe ra để cho phòng kinh doanh sử dụng thì không phải xuất hoá đơn, mà chỉ cần lập phiếu xuất kho đính kèm tờ trình xuất xuất xe cho phòng kinh

Nợ TK 211 (Chi tiết cho từng tài khoản)
Có TK 1561 (Chi tiết tài khoản)
(Sau đó trích khấu hao định kỳ hàng tháng bình thường)

d) Chiết khấu thương mại

Nợ TK 5211 (Chi tiết từng tài khoản theo đối tượng khách hàng)
Nợ TK 3331 (Thuế GTGT)
Có TK 111,112,131…

e) Giảm giá hàng bán

Nợ TK 5213 (Chi tiết từng tài khoản theo đối tượng khách hàng)
Nợ TK 3331 (Thuế GTGT)
Có TK 131…(Sẽ do kế toán bán hàng làm luôn, vậy kế toán bán hàng sẽ hạch toán có 131 và đôi ứng với nợ 5213)

f) Hàng bán bị trả lại

Nợ TK 5212 (Chi tiết từng tài khoản theo đối tượng khách hàng)
Nợ TK 3331 (Thuế GTGT)
Có TK 131… (Sẽ do kế toán bán hàng làm luôn, vậy kế toán bán hàng sẽ ghi nhận bên có 131 mà đối ứng với nợ 5212)
Đồng thời ghi giảm giá vốn, và nhập kho

Nợ TK 1561 (Chi tiết tài khoản)
Có 632 (Chi tiết từng tài khoản theo đối tượng khách hàng) (Sẽ do kế toán hàng tồn kho hạch toán)


Mời bạn tham khảo bộ sách tự học kế toán tổng hợp bằng hình ảnh minh họa

Sách Tự học kế toán bằng hình ảnh minh họa

Giảm 148k

Bán chạy!

Sách Bài tập & Bài giải của công ty sản xuất

Giảm 50k

Sách Tự học lập BCTC và thực hành khai báo thuế

Giảm 40k

Sách Tự học làm kế toán bằng phần mềm Misa

Giảm 100k