Các bạn sinh viên mới ra trường hoặc những người mới làm kế toán thường rất bối rối khi định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Vì ở trong sách vở các bạn chỉ được học mười đến vài chục nghiệp vụ mẫu, còn thực tế khi đi làm, tùy loại hình và quy mô công ty, ở các công ty lớn có thể phát sinh đến hàng ngàn nghiệp vụ. Khi đó, đứng trước một nghiệp vụ bạn sẽ không biết hạch toán vào đâu. Kế toán An Tâm xin chia sẻ một số mẹo nhỏ giúp bạn định khoản một cách nhanh và chính xác nhất!

Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành

cho người mới bắt đầu 

Đang giảm 980,000₫ 

1. Định khoản kế toán là gì?

Định khoản kế toán được hiểu đơn giản là đối với một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ta ghi chép số tiền của nghiệp vụ đó vào bên Nợbên Có của tài khoản nào.

2. Các bước định khoản kế toán được thực hiện theo trình tự sau:

  • Bước 1: Xác định đối tượng kế toán liên quan (tức là cầm trên tay bộ chứng từ xem ảnh hưởng đến những từ ngữ nào trên đó).
  • Bước 2: Xác định tài khoản của các đối tượng kế toán đã xác định ở bước 1.Phải học thuộc danh mục hế thống tài khoản
  • Bước 3: Xác định xu hướng biến động của từng đối tượng kế toán (tăng hay giảm). Phải học thuộc tính chất tài khoản từ 1 đến 9
  • Bước 4: Xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có. (Nguyên tắc kế toán kép, 1 khi ghi nợ tài khoản này thì tài khoản còn lại phải ghi có)
  • Bước 5: Xác định số tiền cụ thể ghi vào từng tài khoản ( Số tiền bên nợ phải bằng số tiền bên có)

3. Nguyên tắc định khoản kế toán

  • Bên Nợ ghi trước/ Bên Có ghi sau
  • Nghiệp vụ biến động tăng ghi 1 bên/ Nghiệp vụ biến động giảm ghi 1 bên
  • Dòng ghi Nợ phải so le với Dòng ghi
  • Tổng giá trị Bên Nợ = Tổng giá trị Bên Có
  • Tài khoản biến động tăng bên nào thì có số dư bên đó
  • Số dư có thể có ở cả Bên Nợ và Bên Có (Đối với các tài khoản lưỡng tính: 131;1388; 331; 333; 3388;136;336)
  • TK loại 5;6;7;8;9 không có số dư

4. Nguyên tắc sử dụng các tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán được thiết kế theo mô hình chữ T như sau:1

  • TK loại 1;2;6;8 – mang tính chất TÀI SẢN: Phát sinh tăng ghi bên Nợ, phát sinh giảm ghi bên Có;
  • TK loại: 3;4;5;7 – mang tính chất NGUỒN VỐN: Ngược lại, phát sinh tăng ghi bên Có, phát sinh giảm ghi bên Nợ.

Lưu ý: Các TK đặc biệt: TK 214 – Hao mòn TSCĐ, TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu: có kết cấu ngược với kết cấu chung. TK 214: tăng bên Có, giảm bên Nợ. TK 521: Tăng bên Nợ, giảm bên Có. Tương tư như tài khoản 229. Tăng bên Có giảm bên nợ

Ví dụ cách định khoản kế toán nghiệp vụ sau:

Mua hàng hóa A với giá đã bao gồm thuế GTGT là 5.500.000 đồng, thuế GTGT 10%, chưa thanh toán tiền cho người bán.

+ Thực hiện định khoản kế toán được theo 5 bước sau:

  • Bước 1: Xác định đối tượng kế toán liên quan

– Hàng hóa A
– Thuế GTGT đầu vào
– Chưa thanh toán tiền cho người bán

  • Bước 2: Xác định tài khoản của các đối tượng kế toán đã xác định ở bước 1

– Hàng hóa A => TK 1561
– Thuế GTGT đầu vào => TK 1331
– Chưa thanh toán tiền cho người bán => TK 331

  • Bước 3: Xác định xu hướng biến động của từng đối tượng kế toán (tăng hay giảm)

– Hàng hóa A mua vào: biến động TĂNG
– Thuế GTGT đầu vào: biến động TĂNG
– Chưa thanh toán tiền cho người bán: biến động TĂNG

  • Bước 4: Xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có

– TK 1561 phát sinh TĂNG  TK loại 1 TĂNG ghi bên NỢ
– TK 1331 phát sinh TĂNG  TK loại 1 TĂNG ghi bên NỢ
– TK 331 phát sinh TĂNG  TK loại 3 TĂNG ghi bên CÓ

  • Bước 5: Xác định số tiền cụ thể ghi vào từng tài khoản

– TK 1561: 5.000.000 (tiền hàng chưa gồm thuế GTGT)
– TK 1331: 500.000 (tiền thuế GTGT 10%)
– TK 331: 5.500.000 (tổng số tiền phải thanh toán)

Sau khi đã thực hiện xong 5 bước, ta định khoản hoàn chỉnh nghiệp vụ trên như sau:

Nợ TK 1561: 5.000.000
Nợ TK 1331: 500.000

Có TK 331: 5.500.000

Sơ đồ chữ T:

2

5. Một số lưu ý khác cho các bạn mới đi làm:

  • Xem lại sổ Nhật ký chung của Công ty các năm trước

Các công ty thường có nghiệp vụ phát sinh các năm giống nhau, tham khảo lại file Nhật Ký Chung năm trước bạn sẽ biết ngay là nghiệp vụ này năm ngoái anh chị kế toán đã nhập vào tài khoản nào, chỉ cần làm giống như vậy là được.

  • Sự kỳ diệu của tài khoản 138, 338

Khi đứng trước 1 nghiệp vụ khó, bạn chưa gặp bao giờ, tra sổ NKC năm ngoái cũng không có, làm thế nào bây giờ??? Hãy sử dụng tài khoản 138, 338… Như nói ở trên, tài khoản này là lưỡng tính, có thể có số dư ở hai bên, hãy đưa “tạm” vào các tài khoản này. Nhiệm vụ xử lý nghiệp vụ này sẽ thuộc sự cân nhắc của “kế toán tổng hợp” hoặc kế toán trưởng.

  • Cuối cùng, Hãy xem kỹ Hướng dẫn chế độ kế toán

Dù hạch toán có nhanh lẹ kiểu nào thì cũng phải đúng chế độ kế toán. Mọi kiểu nghiệp vụ sẽ có hướng dẫn ở chế độ kế toán (Thông tư 200), bạn nên tham khảo các tài liệu này vì chúng sẽ hướng dẫn bạn một cách đúng đắn nhất.


Mời bạn tham khảo bộ sách tự học kế toán tổng hợp bằng hình ảnh minh họa

Sách Tự học kế toán bằng hình ảnh minh họa

Giảm 148k

Bán chạy!

Sách Bài tập & Bài giải của công ty sản xuất

Giảm 50k

Sách Tự học lập BCTC và thực hành khai báo thuế

Giảm 40k

Sách Tự học làm kế toán bằng phần mềm Misa

Giảm 100k