CÂU HỎI: Việc sử dụng tài khoản từ Loại 1 đến Loại 8 trong việc hạch toán kế toán như thế nào cho đúng? Khi phát sinh nghiệp vụ đầu vào (Tức là mua hàng hóa, mua dịch vụ; mua công cụ DC, mua xe ô tô ….), kế toán không phân biệt được nghiệp vụ đó sẽ ghi vào LOẠI 1-2 (TÀI SẢN) hay LOẠI 6-8 (CHI PHÍ). Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ thì khi nào sẽ ghi vào LOẠI 5-7 (DOANH THU VÀ THU NHẬP KHÁC), dựa vào khi thu tiền rồi mới ghi doanh thu và thu nhập khác hay chưa thu tiền vẫn ghi vào doanh thu và thu nhập khác. Khi nào thì sẽ ghi vào LOẠI 3 (NỢ PHẠI TRẢ). Đây là 1 câu hỏi mà rất nhiều bạn đang học kế toán, đang làm kế toán chưa xác định được ⁉

Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành

cho người mới bắt đầu 

Đang giảm 980,000₫ 

TRẢ LỜI:

Muốn ghi nhận đúng LÀ TÀI SẢN (Loại 1;2); LÀ NỢ PHẢI TRẢ (Loại 3) hay LÀ CHI PHÍ (Loại 6-8) hay là DOANH THU VÀ THU NHẬP KHÁC (Loại 5-7) thì chúng ta phải BIẾT ĐỊNH NGHĨA CỦA TỪNG LOẠI CŨNG NHƯ PHẢI BIẾT NGUYÊN TẮC GHI NHẬN CỦA TỪNG LOẠI. Khi đã định nghĩa được từng loại rồi thì vấn đề Hạch toán nợ có (hay còn gọi là ghi sổ kế toán) trở nên dễ dàng. Còn vấn đề chọn tài khoản chi tiết là tài khoản nào (627;641;642;635;811…hay 152;153;211,242…;711;511;515 ) thì quá đơn giản (Muốn ghi đúng từng tài khoản con thì chúng ta lấy TT200 ra chúng ta xem định nghĩa của từng loại là chúng ta sẽ ghi được chính xác từng tài khoản con).

1. ĐẦU TIÊN: Chúng ta phải thuộc nguyên tắc “Cơ sở dồn tích” trong kế toán được hiểu như thế nào?

  • Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh,không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền.
  •  Vậy thời điểm phát sinh có thể được hiểu là Công ty phát sinh quyền phải thu hoặc nghĩa vụ phải trả là phải ghi sổ mà không phụ thuộc vào vấn đề thu tiền hay chi tiền hay chưa. (Tức là trong thực tế, bất cứ nghiệp vụ nào cũng phải có chứng từ chứng minh được quyền phải thu của Công ty hoặc nghĩa vụ phải trả của Công ty là phải ghi sổ).

Ví dụ 1: Khi Cty bán hàng tháng 1/2017 mà chưa thu tiền thì cũng phải ghi nhận khoản phải thu tại thời điểm chuyển giao rủi ro cho người mua. Vì tại thời điểm bán hàng đã có chứng từ là biên bản bàn giao, hóa đơn… chứng minh được nghiệp vụ đã xảy ra tại thời điểm bán hàng nên phải ghi sổ mà không đợi khi thu được tiền mới ghi sổ.

Ví dụ 2: Cty cho Cty ABC vay tiền là 6 tháng với lãi suất là 6%/năm. Trong hợp đồng quy định là tiền lãi phải được tính vào cuối mỗi tháng. Nhưgn thời hạn trả lãi là khi đáo hạn. Vậy cuối mỗi tháng, kế toán tính ra khoản lãi phải thu và phải ghi nhận khoản lãi phải thu vào cuối mỗi tháng mà không đợi lúc thu tiền mới ghi.

2. TIẾP THEO:Theo như Chuẩn mực kế toán số 01”Chuẩn mực chung” ban hành theo quyết định số165/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002 định nghĩa từng loại tài khoản như sau:

a/ TÀI SẢN (LOẠI 1VÀ 2):Là nguồn lực do doanh nghiệp kiểm soát và có thể thu được lợi ích kinh tế trong tương lai.

  • Thông thường khi các khoản chi phí phát sinhsẽ tạo ra TÀI SẢN. Đối với các khoản chi phí không tạo ra lợi ích kinh tế trong tương lai thì không tạo ra tài sản(Lúc này sẽ ghi nhận ngay vào CHI PHÍ LOẠI 6-8); Hoặc có trường hợp không phát sinh chi phí nhưng vẫn tạo ra tài sản, như vốn góp, tài sản được cấp, được biếu tặng.
  • GHI NHẬN TÀI SẢN (GHI NHẬN LOẠI 1 VÀ 2)
    +Tài sản được ghi nhận trong Bảng cân đối kế toán khi doanh nghiệp có khả năng chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai và giá trị của tài sản đó được xác định một cách đáng tin cậy.

+Tài sản không được ghi nhận trong Bảng cân đối kế toán khi các chi phí bỏ ra không chắc chắn sẽ mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai cho doanh nghiệp thì các chi phí đó được ghi nhận ngay vào Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh khi phát sinh.

=>  NHƯ VẬY KHI CÁC CHI PHÍ BỎ RA MÀ KHÔNG MANG LẠI LỢI ÍCH KINH TẾ TRONG TƯƠNG LAI THÌ GHI NHẬN NGAY VÀO CHI PHÍ (LOẠI 6-8). CÒN NẾU MANG LẠI LỢI ÍCH KINH TẾ TRONG TƯƠNG LẠITHÌ GHI NHẬN VÀO LOẠI 1-2. Chu kỳ kế toán thường là tính theo tháng. Nên vấn đề mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai thì phải tính lớn hơn 1 tháng.

Ví dụ 1: Chi phí tiền điện, tiền lương, tiền nước, tiền internet… phát sinh trong THÁNG 1/2017 thì sẽ ghi nhận ngay vào CHI PHÍ (LOẠI 6;8) CỦA THÁNG 1/2017 (Vì nó chỉ mang lại lợi ích kinh tế của THÁNG 1/2017). Khôngthể ghi nhận vào TÀI SẢN (LOẠI 1-2) được vì nó không mang lại lợi ích kinh tế trong tương laitừ THÁNG 2/2017 trở đi

Ví dụ 2: Cty TNHH đào tạo ABC, Tháng 1/2017 bỏ tiền ra để mua xe ô tô thì chiếc xe ô tô trị giá 2 tỷ. Thì tại tháng 1/2017 sẽ ghi nhận chiếc xe ô tô này vào LOẠI 1;2 (TÀI SẢN) mà không thể nào ghi nhận vào LOẠI 6;8 (CHI PHÍ) được. VÌ CHIẾC XE Ô TÔ NÀY MANG LẠI LỢI ÍCH KINH TẾ CHO TƯƠNG LAI từ tháng 2/2017 trở đi (cho rất nhiều tháng sau, vì chiếc xe này sẽ được sử dụng cho những tháng sau)

Ví dụ 3: Chi phí Quảng Cáo, tổ chức event ví dụ là 1 tỷ đồng phát sinh trong tháng 1/2017. Thì các bạn kế toán đang làm thường treo vào 242 và phân bổ theo cảm tính vì giá trị nó lớn (chọn đại thời gian phân bổ mà không dựa vào mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai). Với trường hợp trên có thể xử lý theo nhiều cách như sau:

  • Nếu mà chi phí Quảng Cáo và tổ chức sự kiện này có kế hoạch mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai mà tính ra được số tháng thì treo vào 242 để phân bổ theo số tháng đó. Còn nếu vấn đề quảng Cáo , event này mặt dù tính ra được số tháng mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai nhưng do vấn đê Quảng cáo này phản cảm không làm doanh thu tăng mà doanh thu càng ngày càng giảm thì lúc này theo nguyên tắc thận trọng các bạn kết chuyển hết 1 lần vào chi phí luôn (Do đó vấn đề hạch toán vào tài khoản loại 1-2 hoặc 6-8 rất quan trọng phụ thuộc vào vấn đề mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai chứ khôngphải phụ thuộc vào vấn đề số tiền lớn hay bé)

b/ NỢ PHẢI TRẢ: Là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình

  • Nợ phải trả xác định nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp khi doanh nghiệp nhận về một tài sản, tham gia một cam kết hoặc phát sinh các nghĩa vụ pháp lý.
  • Nợ phải trả phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua, như mua hàng hoá chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hoá, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phải trả khác.
  • GHI NHẬN NỢ PHẢI TRẢ (GHI NHẬN LOẠI 3):Nợ phải trả được ghi nhận trong Bảng cân đối kế toán khi có đủ điều kiện chắc chắn là doanh nghiệp sẽ phải dùng một lượng tiền chi ra để trang trải cho những nghĩa vụ hiện tại mà doanh nghiệp phải thanh toán, và khoản nợ phải trả đó phải xác định được một cách đáng tin cậy.

Ví dụ 1: cuối mỗi tháng phải ghi nhận phải trả cho nhân viên, vì nghĩa vụ phải trả đã phát sinh thông qua một sự cam kết trong hợp đồng lao động với người lao động là cuối mỗi tháng phải trả tiền lương cho người lao động. Còn việc thanh toán lương sẽ thanh toán từ ngày 1 đến ngày 10 của tháng sau

Ví dụ 2: tháng 1/2017 Cty mua thiếu chiếc xe ô tô của Cty TNHH ABC và bên Cty ABC đã bàn giao xe cho Cty. Vậy tại thời điểm bàn giao xe, kế toán phải dựa vào bộ chứng từ gốc (gồm hóa đơn, biên bản bàn giao xe, hợp đồng kinh tế…) để ghi sổ mà không được đợi khi nào trả tiền mới ghi sổ.

C/ DOANH THU VÀ THU NHẬP KHÁC: Là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các giao dịch BÁN HÀNG HÓA VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ CHO KHÁCH HÀNG. GÓP PHẦN LÀM TĂNG VỐN CHỦ SỞ HỮU.

 ✔ GHI NHẬN DOANH THU VÀ THU NHẬP KHÁC

  •  Doanh thu và thu nhập khác được ghi nhận trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh khi PHÁT SINH NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG HÓA VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ CHO KHÁCH HÀNG MÀ ĐÃ CHUYỂN GIAO RỦI RO HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ CHO KHÁCH HÀNG THÌ PHẢI GHI NHẬN MÀ KHÔNG PHÂN BIỆT LÀ ĐÃ THU TIỀN HAY CHƯA THU TIỀN.

Ví dụ: Khi Cty bán hàng tháng 1/2017 mà chưa thu tiền thì cũng phải ghi nhận khoản phải thu và doanh thu tại thời điểm chuyển giao rủi ro cho người mua. Vì tại thời điểm bán hàng đã có chứng từ là biên bản bàn giao, hóa đơn… chứng minh được nghiệp vụ đã xảy ra tại thời điểm bán hàng nên phải ghi sổ mà không đợi khi thu được tiền mới ghi sổ.

d/ CHI PHÍ: Là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu.(LÀM GIẢM VỐN CHỦ SỞ HỮU=TỔNG TÀI SẢN TRỪ CHO NỢ PHẢI TRẢ)

  •  GHI NHẬN CHI PHÍ: Một khoản chi phí được ghi nhận ngay vào Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ khi chi phí đó không đem lại lợi ích kinh tế trong các kỳ sau.

Ví dụ:Chi phí tiền điện, tiền lương, tiền nước, tiền internet… phát sinh trong THÁNG 1/2017 thì sẽ ghi nhận ngay vào CHI PHÍ (LOẠI 6;8) CỦA THÁNG 1/2017 (Vì nó chỉ mang lại lợi ích kinh tế của THÁNG 1/2017). Không thể ghi nhận vào TÀI SẢN (LOẠI 1-2) được vì nó không mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai từ THÁNG 2/2017 trở đi


Mời bạn tham khảo bộ sách tự học kế toán tổng hợp bằng hình ảnh minh họa

Sách Tự học kế toán bằng hình ảnh minh họa

Giảm 148k

Bán chạy!

Sách Bài tập & Bài giải của công ty sản xuất

Giảm 50k

Sách Tự học lập BCTC và thực hành khai báo thuế

Giảm 40k

Sách Tự học làm kế toán bằng phần mềm Misa

Giảm 100k