Qua nhiều năm đi làm. Tôi nhận ra một điều vì sao các bạn sinh viên chuyên ngành kế toán bở ngỡ không hình dung ra được khi vào làm kế toán tại một công ty thì mình phải bắt đầu từ đâu (Tức là tự mình tìm hiểu những gì để có thể bắt tay vào làm công việc kế toán trước khi nhờ người khác chỉ cho mình cách làm).Các bạn sinh viên học trong trường chưa có 1 bộ tài liệu nào hướng dẫn chi tiết mô hình hoạt động thực thụ của 1 Công ty từ A đến Z (Từ ngành nghề kinh doanh, Sơ đồ tổ chức công ty, sơ đồ tổ chức phòng kế toán, quy trình, quy định của Công ty, Cách luân chuyển chứng từ…) cho 1 bạn sinh viên chuyên ngành kế toán mới ra trường có 1 cái nhìn tổng quát để từ đó có thể tự tin bắt tay vào làm công việc của 1 người làm kế toán thực thụ. Với những lý do trên nên tôi quyết định lấy 1 Loại hình doanh nghiệp làm mẫu: “DOANH NGHIỆP KINH DOANH XE VÀ SỬA CHỮA XE” để viết cuốn sách này, với mong muốn các bạn có thể dựa vào đây để có thể ứng dụng và áp dụng vào Công ty mà bạn đang làm hoặc sắp sửa làm.
Hy Vọng, cuốn sách này là 1 nguồn tài liệu vô cùng quý giá đặc biệt với những bạn sinh viên chuyên ngành kế toán mới ra trường và những bạn đang chuẩn bị tìm hiểu kế toán để làm kế toán.

Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành

cho người mới bắt đầu 

Đang giảm 980,000₫ 

Chúc các bạn học tốt và thành công
CPA,CPT Bùi Tấn Hải

ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG CUỐN SÁCH

  • Những bạn sinh viên đã tốt nghiệp chuyên ngành kế toán. Muốn có 1 bộ tài liệu từ A đến Z (Từ Sơ đồ tổ chức công ty cho đến Quy trình hoạt động liên quan đến nghiệp vu mua bán trong công ty. Cách thức hoạt động, phân công công việc của phòng kế toán cho từng nhân viên như thế nào cũng như cách tác nghiệp, thu thập chứng từ gốc=> Xử lý chứng từ gốc=> Lập chứng từ kế toán rồi ghi sổ như thế nào cho đến lúc lập được báo cáo tài chính).
  • Những bạn đang sở hữu BỘ SÁCH TỰ HỌC KẾ TOÁN BẰNG HÌNH ẢNH do chính tác giả Hải Bùi viết. Muốn có 1 loại hình doanh nghiệp thực tế để có thể dựa vào đó mà có thể học hỏi và có thể áp dụng ngay những cách làm của cuốn sách này để áp dụng cho Công ty của mình đang làm hoặc sắp sửa sẽ làm.
  • Những bạn đang làm kế toán không phải trong lĩnh vực bán xe và sửa chữa xe, nhưng đang có ý định chuyển sang công ty bán xe và dịch vụ sửa chữa xe và không biết lĩnh vực này có đặc thù gì, muốn có 1 bộ tài liệu hướng dẫn kế toán từ A đến Z để nghiên cứu chuẩn bị làm

NỘI DUNG CUỐN SÁCH GỒM 4 PHẦN

  • Phần 1: Tìm hiểu trước về loại hình công ty cũng như ngành nghề hoạt động Công ty Bán xe (Bán xe ô tô hoặc xe máy) và sữa chữa xe (Xe ô tô hoặc xe máy). Sơ đồ tổ chức công ty bán xe và dịch vụ sửa chữa xe. Sơ đồ tổ chức phòng kế toán cũng như Bảng mô tả công việc của từng vị trí kế toán trong Công ty.
  • Phần 2: Sau khi tìm hiểu phần 1 xong thì tiến hành Tìm hiểu các Quy trình; Quy định liên quan đến Dòng tiền ra và Dòng tiền vào của Công ty. Vậy với Công ty bán xe và dịch vụ sửa chữa xe thì chúng ta cần phải tìm hiểu những quy trình, quy định nào?
  • Phần 3: Sau khi tìm hiểu phần 2 xong thì đã hiểu về ngành nghề kinh doanh của Công ty cũng như Quy định và quy định liên quan đến hoạt động Công ty bán xe và dịch vụ sửa chữa xe. Chúng ta tiến hành thiết lập hế thống kế toán ban đầu (Gồm quy định đặt mã chứng từ; Quy định đặt mã hàng tồn kho; Quy định đặt mã nhà cung cấp và khách hàng và nhân viên, Quy định đặt mã hàng tồn kho…Thiết kế Quy trình, Quy định nếu công ty chưa có hoặc nếu công ty có rồi thì tiến hành rà soát và hoàn thiện quy trình, quy định….) Viết ra được 1 chính sách kế toán riêng cho loại hình Công ty mà mình đang làm: Gồm những nghiệp vụ nào và tương ứng với từng nghiệp vụ thì bộ chứng từ như thế nào. Có được tài liệu này thì quá trình mở rộng kinh doanh, mở rộng chi nhánh và quá trình đào tạo nhân viên kế toán kế thừa là điều dễ dàng.
  • Phần 4: Sau khi đã tìm hiểu từ phần 1 đến phần 3 xong rồi thì vấn đề còn lại là chúng ta vận hành trong thực tế tại 1 Công ty như thế nào thôi. Dựa trên những Quy trình, Quy định mà chúng ta đã thiết lập tại bước 3, kế toán tiến hành kiểm soát mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty. Sau khi kiểm soát xong từng nghiệp vụ thì nghiệp vụ hoàn thành và tiến hành thực hành ghi sổ=> Lập bảng cân đối số phát sinh => Lập báo cáo tài chính từ bộ chứng từ thực tế của công ty bán xe và dịch vụ sửa chữa xe

Trước khi viết từng phần từ phần 1 đến phần 4. Tôi luôn nhắc nhở các bạn, muốn làm được kế toán tại một doanh nghiệp thực thụ (Làm fulltime) thì cần phải thực hiện tuần tự theo các bước như sau:

  • Bước Một: Nắm thật vững về lý thuyết chuyên môn kế toán. Các bạn tìm đọc bộ sách TỰ HỌC KẾ TOÁN BẰNG HÌNH ẢNH và BỘ SÁCH BÀI TẬP VÀ BÀI GIẢI CỦA CÔNG TY SẢN XUẤT MỘT SẢN PHẨM do tác giả Hải Bùi biên soạn để ôn lại kiến thức cơ bản về kế toán trước khi bắt tay tìm hiểu Bộ sách này.Ở đây, tôi chỉ đề cập làm kế toán mà không đề cập đến vấn đề thuế (Vì thuế và kế toán là 2 mảng khác nhau hoàn toàn. Bạn có thể làm được kế toán mà không cần phải biết thuế. Tuy nhiên, khi làm kế toán tại công ty thì thuế cũng là 1 phần liên quan đến tiền, mà liên quan đến tiền thì kế toán cần phải theo dõi và tìm hiểu. Do đó, để muốn làm kế toán giỏi thì các bạn cũng cần phải giỏi thuế. Bạn có thể tham khảo quyển sách chuyên về thuế“TỰ HỌC LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ THỰC HÀNH KHAI BÁO THUẾ” đã phát hành do chính tác giả Hải Bùi biên soạn để hiểu về thuế)
  • Bước Hai: Tìm hiểu ngành nghề kinh doanh của Công ty.Tìm hiểu Sơ đồ tổ chức công ty; Tìm hiểu chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban. Quy trình; Quy định của Công ty cũng như biểu mẫu đính kèm theo Quy trình; Quy định của Công ty (Mục đích tìm hiểu bước này là để nắm rõ ngành nghề kinh doanh; Hiểu về cơ cấu tổ chức cũng như chức năng và nhiêm vụ của từng phòng ban; Hiểu về quy trình và quy định của Công ty. Tui nhắc lại các bạn, làm bất cứ vấn đề gì phải nắm rõ bản chất vấn đề từ đó mới giải quyết được. Do đó, các bạn muốn làm được kế toán tại Công ty thì các bạn phải biết Cty mình kinh doanh gì, và cơ cấu tổ chức ra làm sao, chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban ra sao….)
    Trước khi tìm hiểu mấy vấn đề trên. Các bạn cần phân biệt được Kế toán làm tại Công ty dịch vụ kế toán và Kế toán làm toàn thời gian tại doanh nghiệp giống nhau và khác nhau như thế nào. Các bạn có thể nhìn bảng so sánh bên dưới các bạn sẽ rõ ưu và nhược điểm khi các bạn đi làm tại 2 loại hình Công ty này

hinh-1

hinh-2

hinh-3

hinh-4

hinh-5

hinh-6

=>KẾT LUẬN: Từ đây, rút ra 1 đúc kết như sau:
• Nếu các bạn làm dịch vụ kế toán: muốn làm tốt và có trách nhiệm thì các bạn phải khảo sát đơn vị và nắm rõ lĩnh vực hoạt động của đơn vị. Nắm rõ quy trình hoạt động của đơn vị (Quy trình mua hàng, Quy trình bán hàng…một cách chặt chẽ). Đồng thời phải song hành với từng đơn vị trong từng hoạt động của đơn vị để từ đó tư vấn và hoàn thiện chứng từ tại từng nghiệp vụ xảy ra tại đơn vị ngay từ đầu (Trường hợp nào lấy hoá đơn đầu vào và trường hợp nào không lấy hoá đơn. Trường hợp nào xuất hoá đơn đầu ra và trường hợp nào không xuất hoá đơn đầu ra cần tư vấn cho họ ngay từ đầu để hạn chế rủi ro có thể xảy ra. Những khoản chi phí nào thì cần hoàn thiện những chứng từ nào để đảm bảo đó là 1 khoản chi phí hợp lý được thuế chấp thuận…)

• Nếu các bạn làm kế toán toàn thời gian tại 1 công ty: Các bạn phải nắm rõ quy trình hoạt từng của từng loại nghiệp vụ phát sinh từng phòng ban. Các bạn phải song hành với từng phòng ban để tư vấn và hoàn thiện về mặt chứng từ nhằm hạn chế rủi ro về mặt thuế cũng như những rủi ro liên quan đến tài sản của Công ty. Để làm được kế toán cho tốt thì các bạn phải kiểm soát toàn bộ hoạt động liên qua đến tiền của Công ty (Tức là nắm được những nghiệp vụ liên quan đến Dòng tiền vào và Dòng tiền ra) của doanh nghiệp. Để làm được điều này các bạn có thể tuần tự tìm hiểu các bước sau:

  • B1: Tìm hiểu lĩnh vực (ngành nghề) hoạt động kinh doanh của Công ty. Công ty kinh doanh lĩnh vực gì để xem những chính sách thuế liên quan đến Công ty có được hưởng ưu đãi hay không. Mặt hàng công ty kinh doanh có chịu thuế GTGT hay không?.
    Ví dụ: Cty kinh doanh doanh về mảng máy tính thì các bạn phải biết mặt mũi kinh doanh mảng máy tính là ra làm sao. Xem mặt hàng này có được ưu đãi thuế hay mặt hàng này có chịu thuế GTGT hay không để khi viết hoá đơn cho đúng.
  • B2: Tìm hiểu sơ đồ tổ chức công ty để biết được Công ty có những phòng ban nào. Từ đó tiến hành qua bước 3
    Ví dụ: Các bạn phải tìm hiểu Cty có bao nhiêu người và ai là giám đốc và dưới giam đốc gồm những phòng ban nào. Cụ thể mẫu

hinh-7

  • B3: Xem sơ đồ tổ chức của từng phòng ban. Chức năng và và nhiệm vụ của từng phòng ban để biết cách tác nghiệp khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra tại từng phòng ban nào thì với vai trò của kế toán là cần tư vấn hoàn thiện về mặt chứng từ của từng nghiệp vụ xảy ra tại phòng ban đó và đưa ra những điểm kiểm soát trong từng nghiệp vụ phát sinh tài từng phòng ban nhằm hạn chế rủi ro mất mát tài sản cố thể xảy ra.

hinh-8

  • B4: Tìm hiểu quy trình hoạt động về các nghiệp vụ xảy ra tại từng phòng ban của Công ty. Kế toán có 2 dòng tiền mà các bạn cần lưu ý. Dòng tiền thu vào tương ứng với bộ chứng từ đầu ra tức là xuất hoá đơn cho khách hàng (Tức là liên quan đến việc Công ty bán hàng và cung cấp dịch vụ cho khách hàng) và Dòng tiền chi ra tương ứng với bộ chứng từ đầu vào tức là nhà cung cấp sẽ cung cấp hoá đơn cho công ty (Tức là liên quan đến việc mua hàng hoá; Mua CCDC; Mua Nguyên vật liệu; Mua Tài sản cố định; Tạm ứng công tác phí; Tổ chức sự kiện…). Do đó, các bạn cần bám sát vào 2 dòng tiền này, để từ đó mà tiến hành tìm hiểu Quy trình; Quy định liên quan đến 2 dòng tiền này. Ví dụ bất cứ 1 Công ty nào các bạn cũng có thể tìm hiểu những Quy trình; Quy định đặc trưng như sau:
    • Quy trình bán hàng từ lúc khách hàng đặt hàng cho đến lúc khách hàng mua hàng=> Xuất hoá đơn theo dõi công nợ và thu tiền. (Phòng bán hàng thiết kế). ĐÂY LÀ DÒNG TIỀN VÀO TƯƠNG ỨNG BỘ CHỨNG TỪ ĐẦU RA
    • Quy trình mua hàng từ lúc yêu cầu đặt hàng=> Cho đến lúc nhận hàng nhập kho=> Theo dõi công nợ và trả tiền cho nhà cung cấp (Phòng mua hàng thiết kế). ĐÂY LÀ DÒNG TIỀN RA TƯƠNG ỨNG BỘ CHỨNG TỪ ĐẦU VÀO
    • Quy trình tính lương và tính thưởng (Nếu Phòng nhân tính lương thì phòng nhân sự thiết kế, nếu không có phòng nhân sự thì phòng kế toán thiết kế).ĐÂY LÀ DÒNG TIỀN RA TƯƠNG ỨNG BỘ CHỨNG TỪ ĐẦU VÀO
    • • Quy trình, Quy định kiểm kê hàng tồn kho (Phòng kế toán thiết kế). ĐÂY LÀ QUY ĐỊNH ĐỂ KIỂM SOÁT TÀI SẢN CỦA CÔNG TY, NHẰM KHẲNG ĐỊNH BẢO VỆ TÀI SẢN CỦA CÔNG TY
    • • Quy trình tạm ứng và hoàn ứng tạm ứng (Phòng kế toán thiết kế).ĐÂY LÀ DÒNG TIỀN RA TƯƠNG ỨNG BỘ CHỨNG TỪ ĐẦU VÀO
    • Quy định về tiếp khách (Phòng kế toán thiết kế, dựa trên những quy định của Giám đốc).ĐÂY LÀ DÒNG TIỀN RA TƯƠNG ỨNG BỘ CHỨNG TỪ ĐẦU VÀO
    • Quy định thẩm quyền duyệt chi (Phòng kế toán thiết kế, dựa trên những yêu cầu của Giám đốc). ĐÂY LÀ 1 QUY ĐỊNH ĐỂ KIỂM SOÁT VẤN ĐỀ CHI TIỀN
    • • Quy chế công tác phí (Phòng hành chính nhân sự thiết kế, dựa trên những quy định của Giám đốc đưa ra).ĐÂY LÀ 1 QUY ĐỊNH ĐỂ KIỂM SOÁT VẤN ĐỀ CHI TIỀN LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG TÁC PHÍ. NÓ CHÍNH LÀ DÒNG TIỀN RA
    • • Chính sách kế toán tại Công ty (Phòng kế toán thiết kế). ĐÂY LÀ 1 CHÍNH SÁCH QUY ĐỊNH ĐỂ ÁP DỤNG THỐNG NHẤT CÁCH HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH TẠI DOANH NGHIỆP. NHẰM ĐỂ KIỂM SOÁT 1 CÁCH LÀM THỐNG NHẤT SAU. GIÚP ĐỂ ĐÀO TẠO CHO NHÂN VIÊN
    • • Quy trình về tổ chức sự kiện (Phòng truyền thông thiết kế).ĐÂY LÀ DÒNG TIỀN RA TƯƠNG ỨNG BỘ CHỨNG TỪ ĐẦU VÀO

Lưu ý: Bất cứ công ty nào cho dù lớn hay nhỏ cũng đều có Quy định; Quy trình cả, nên các bạn yên tâm. Đối với những công ty nhỏ mới thành lập thì chưa viết ra quy định, quy trình bằng văn bản thôi, nhưng mọi hoạt động của Công ty đều phải thông qua Giám đốc (Đây chính là quy trình, quy định ngầm) nhưng chưa được viết bằng lời. Do đó, các bạn khi làm việc tại Công ty mới thành lập hay tại Công ty đã lâu rồi nhưng chưa thiết kế Quy trình; Quy định thì các bạn cố gắng phối hợp từng phòng ban thiết kế quy trình, quy định để làm việc (Quy trình phát sinh tại đâu đầu tiên thì tại đó lập Quy trình và chuyển qua phòng kế toán để soát xét và hoàn thiện về mặt các bước trong quy trình cũng như mẫu biểu) và những quy trình, quy định này sẽ được sửa và hoàn thiện theo thời gian, theo thực tế tại mỗi Công ty sao cho phù hợp.
Vậy đối với Công ty kinh doanh XE và sửa chữa XE, các bạn cần tìm hiểu các quy trình sau:

  • Quy trình bán xe từ lúc khách hàng đặt xe cho đến lúc theo dõi công nợ và thu tiền (Đối với khách hàng mua xe thông qua ngân hàng thì như thế nào và khách hàng mua trả bằng tiền mặt thì như thế nào)
  • Quy trình dịch vụ sửa chữa xe từ lúc khách hàng đưa xe vào sửa chữa đến khi khách hàng lấy xe
  • Quy trình bán lẻ phụ tùng từ lúc khách hàng vào mua phụ tùng đến khi thu tiền
  • Quy trình dịch vụ ra số xe. Từ lúc khách hàng đăng ký dịch vụ ra số xe đến lúc bàn giao cavet xe cho khách
  • Quy trình mua phụ tùng. Từ lúc đặt hàng cho đến khi nhập kho phụ tùng và trả tiền cho nhà cung cấp
  • Quy trình công tác phí (Ví dụ như phí xăng xe đi làm dịch vụ ra số…). Từ lúc tạm ứng công tác phí đến lúc hoàn ứng
  • Quy chế tính lương và tính thưởng. Quy định từ lúc chấm công cho đến khi tính được lương của từng người
  • Quy trình tạm ứng và hoàn ứng. Từ lúc tạm ứng mua 1 cái gì đó cho đến khi hoàn ứng
  • Quy định về kiểm kê hàng tồn kho; quỹ tiền mặt và tài sản cố định

Ví dụ minh hoạ cho bước 2 này để các bạn dễ hình dung như sau: QUY TRÌNH BÁN XE từ lúc khách hàng đặt xe cho đến lúc theo dõi công nợ và thu tiền (Đối với khách hàng mua xe thông qua ngân hàng thì như thế nào và khách hàng mua trả bằng tiền mặt thì như thế nào.

hinh-1

hinh-2

hinh-3

hinh-4

hinh-5

hinh-6

hinh-7

hinh-8

hinh-9

hinh-10

hinh-11

hinh-12

hinh-13

hinh-14

hinh-15

MẪU BIỂU TƯƠNG ỨNG VỚI QUY TRÌNH BÁN XE
1. Mẫu đề nghị giao dịch bán xe

hinh-9

hinh-10

hinh-11

2. Mẫu hợp đồng bán xe

hinh-12

hinh-13

hinh-14

hinh-16

hinh-17

hinh-18

3. Mẫu phiếu yêu cầu xuất hoá đơn

hinh-20

hinh-21

hinh-23a

4. Mẫu bàn giao hồ sơ xe

hinh-23

hinh-24

5. Mẫu biên bản bàn giao xe

hinh-25

hinh-26

hinh-27

  • Bước Ba: Sau khi nắm rõ về Lĩnh vực hoạt động cũng như Cơ cấu tổ chức công ty. Và cũng như nắm Quy trình xử lý của từng nghiệp vụ thì các bạn cần tìm hiểu về BỘ CHỨNG TỪ CÓ THỰC CHẤT ĐANG LƯU TẠI CÔNG TY có giống như Quy trình đã viết hay không? (Bằng cách lấy Sổ nhật ký chung của 1 tháng mẫu, rồi từ Sổ nhật ký chung tìm ra bộ chứng từ. Sau đó so sánh Bộ chứng từ vớ Quy trình đã ban hành về mặt mẫu biểu)? Nếu đúng thì quy trình phù hợp thực tế nếu không đúng thì các bạn phải đưa ra những rủi ro và kiến nghị để sửa đổi Quy trình làm sao cho phù hợp thực tế. Quy trình viết ra là phải áp dụng được chứ không phải viết ra để trưng bày (Và Quy trình, quy định này sẽ hoàn thiện dần theo thời gian và thực tế với mỗi doanh nghiệp. Không có doanh nghiệp nào giống với doanh nghiệp nào về mặt quy trình cũng như về mặt mẫu biểu chứng từ kèm theo Quy trình).

Ví dụ 1: Như quy chế công tác phí ban hành năm 2015 thì quy định tiền ăn 1 ngày cho cấp chuyên viên là 50k/ ngày. Nhưng đến 2016 thì vấn đề này đã lỗi thời không còn phù hợp nữa thì kiến nghị sửa đổi ban hành Quy chế công tác phí mới hoặc thêm thông báo sửa đổi bổ sung để bổ sung quy chế là tăng từ 50k lên 100k hoặc 200k cho phù hợp với thực tế.

Ví dụ 2: Cty ban hành quy trình bán xe bên trên tại bước 11. Là tư vấn bán hàng sẽ làm PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT HỒ SƠ CHO KHÁCH HÀNG để chuyển qua cho kế toán dựa vào đó kiểm tra xem khách hàng đã chuyển tiền đúng quy định để xuất hoá đơn chưa để xét duyệt. Nếu kiểm tra bộ chứng từ mà không thấy Phiếu đề nghị này thì quy trình ban hành và thực tế là khác nhau => Vậy vấn đề đặt ra là có cấn chứng từ Phiếu đề nghị Xuất hồ sơ cho khách hàng có cần thiết không để từ đó tiến hành xem xét lại quy trình có nên bỏ hay không bỏ Phiếu đề nghị xuất hồ sơ cho khách hàng.

  • Bước bốn: Các bạn phải bỏ ra ít nhất là 2-3 tuần (thậm chí 1-2 tháng) để nắm bắt những vấn đề trên (Ba bước trên). Sau khi, các bạn mà đã nắm được vấn đề trên thì các bạn có thể bắt tay vào Công ty 1 cách dễ dàng. Cụ thể từng trường hợp xảy ra tại Bước 4 khi bạn bắt tay vào làm kế toán tại Công ty như sau:
    • Nếu các bạn nhận vào làm kế toán viên (Tức là Công ty này đã có bộ máy kế toán): thì các bạn cần phải biết tuần tự những bước sau

-Một: Công việc của mình là theo dõi những TÀI KHOẢN NÀO (Bắt buộc phải biết, vì biết mới làm được). Và mỗi tài khoản theo dõi cả Bên nợ và Bên có luôn hay sao hay chỉ theo dõi 1 bên. (Vấn đề này sẽ do kế toán trưởng quyết định và phân công cho bạn).

-Hai:Khi chúng ta đã biết theo dõi những Tài khoản nào rồi thì chúng ta cần phải biết BỘ CHỨNG TỪ NÀO dùng để ghi sổ bên nợ và bên có của tài khoản mà chúng ta được phân công theo dõi.

-Ba:Và khi chúng ta đã biết được Bộ chứng từ gốc dùng để ghi sổ bên nợ và ghi sổ bên có của tài khoản. Thì chúng ta cần phải tìm hiểu tiếp là chứng từ đó vì sao mà có được, tức là cách lập chứng từ đó như thế nào? (Nếu các bạn trả lời được câu hỏi này thì các bạn đã giải quyết được vấn đề lập được bộ chứng từ) thì chúng ta cần phải tìm hiểu quy trình của nghiệp vụ đó từ lúc phát sinh cho đến lúc hoàn thành nghiệp vụ (nói chung chúng ta tìm hiểu cách làm sao có được bộ chứng từ gốc đó)

Ví dụ cụ thể các bạn được tuyển dụng vào làm kế toán phần hành tiền lương.Thì các bạn sẽ làm gì để làm được kế toán tiền lương

-Thứ nhất :Phải biết theo dõi những tài khoản nào:

+Các bạn phải biết và khẳng định lại với Kế toán trưởng là có phải em theo dõi BÊN CÓ tài khoản 334 (3341;3348) mà đối ứng với tài khoản 622;6271;6231;6411;6421

+Tiếp theo là theo dõi BÊN NỢ tài khoản 334 mà đối ứng với các tài khoản còn lại là Có 3383;3384;3386;3335 (Ngoại trừ Nợ 334 có 1111;112. Vì nợ 334 có 111;112 là do kế toán thanh toán theo dõi ).

+Tiếp theo nữa là các bạn theo dõi các khoản trích BHXH (3383), YT (3384), TN (3386), KPCĐ (3382) mà Cty chịu (Tức là theo dõi Bên có 3382;3383;3384;3384 mà đối ứng với bên nợ 622;6271;6231;6411;6421);

-Thứ hai: Sau khi biết theo dõi tài khoản nào rồi thì các bạn cần phải biết Bộ chứng từ để ghi sổ từng bên, cụ thể như sau:

+Bộ chứng từ ghi sổ Bên có 334: Bạn đã biết để ghi vào sổ bên có 334 thì cần phải có Bảng lương=> Vậy bạn phải làm ra cho được bảng lương=> Muốn làm được bảng lương phải có Hợp đồng lao động+Phụ lục hợp đồng lao động (nếu có). Chưa đủ, các bạn muốn tính được lương ngoài hợp đồng các bạn phải biết cách tính lương=> Muốn biết cách tính lương các bạn phải tìm hiểu quy chế tính lương và thưởng thì sẽ ra vấn đề. Bên cạnh đó trên bảng lương liên quan đến thuế TNCN và các khoản trích BHXH, YT, TN. Do đó, các bạn phải đọc thêm về thông tư hướng dẫn thuế TNCN và Luật BHXH thì các bạn mới biết tính bảng lương.

+Bộ chứng từ để ghi sổ Bên nợ 334: mà đối ứng với bên có 3383;3384;3386;3335 cũng chính là Bảng lương. Vì trên bảng lương có phần khấu trừ BHXH, BHYT và BHTN

+ Bộ chứng từ để ghi sổ bên có 3382;3383;3384;3386 mà đối ứng với chi phí 622;6231;6271;6411;6421 chính là dựa vào bảng lương kế toán tính ra chứng từ các khoản trích KPCĐ (3382); BHXH (3383); BHYT(3384) và BHTN (3386) mà cty chịu để từ đó tiến hành ghi sổ

-Thứ ba: Sau khi các bạn đã biết bộ chứng từ để theo dõi bên nợ và bên có của 334 rồi. Các bạn cũng cần phải biết đối chiếu số liệu như thế nào để đảm bảo tài khoản 334 có số dư dư cuối kỳ là đúng. Tức là số dư cuối mỗi tháng của TK 334 phải đúng với số tiền còn phải thanh toán (hoặc số tiền thực hành) của nhân viên trên bảng lương.

Lưu ý: Như vậy, tôi muốn nhắc các bạn rằng, kế toán là chỉ theo dõi từ tài khoản loại 1 cho đến loại 9. Vi vậy, Khi các bạn có nhiều nhân viên kế toán thì vai trò của kế toán trưởng là làm sao phân công công việc cho các nhân viên kế toán theo dõi một vài tài khoản (Từ loại 1 đến loại 9) để công việc kế toán thuận lợi và không bị trùng lắp. Khi phân công theo dõi tài khoản BÊN CÓ của tài khoản này thì bắt buộc phải phân công tài khoản đối ứng với BÊN CÓ của tài khoản đó (Không thể nào chỉ phân công theo dõi 1 bên Có hoặc bên nợ mà không cho họ theo dõi tài khoản đối ứng, vì nguyên tắc kế toán là nguyên tắc kế toán kép). Muốn làm được vấn đề phân công công việc thì người kế toán trưởng phải giỏi về nghiệp vụ và am hiểu hoạt động trong công ty. Tương tư kế toán tiền lương, các bạn có thể phân công công việc cho kế toán từng phần hành tiếp theo (ví dụ như kế toán thanh toán là theo dõi cả bên nợ và bên có của 111;112; Kế toán công nợ là chuyên theo dõi công nợ phải thu cũng như phải trả; Kế toán tài sản cố định; Kế toán bán hàng….)

  • Nếu đây là Công ty mà tuyển BẠN vào làm và có 1 mình BẠN (Tức là Công ty này chưa có bộ máy kế toán). Bạn sẽ bắt tay vào Công việc tuần tự như sau.

– B1: Mất 2-3 tháng: Tìm hiểu Sơ đồ tổ chức công ty cũng như Sơ đồ tổ chức từng phòng ban. Tìm hiểu về ngành nghề kinh doanh của Công ty. Tìm hiểu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty để hiểu về mặt bản chất nghiệp vụ cũng như bộ chứng từ của từng nghiệp vụ đó, sau đó ghi ra giấy những điều cần cải thiện về mặt chứng từ của nghiệp vụ để để xuất sửa đổi trong quy trình, quy định. Và nắm quy trình, quy định hiện tại của Công ty. Sau đó kiện toàn hệ thống bằng cách đề xuất giám đốc ban hành những Quy trình, quy định kiểm soát tài chính (Nhớ phải nói sao cho thuyết phục Giám đốc. Đây là bài toán rất khó. Vì thường doanh nghiệp nhỏ không có hệ thống kiểm soát chặt chẽ, không ban hành quy trình quy định). Thường khi xảy ra sai sót lúc đó mới thấy tầm quan trọng của việc thiết kế quy trình, quy định. Ví dụ: nhân viên thu tiền đi bằng xe máy để thu tiền=> Xảy ra rủi ro là té xe, xảy ra rủi ro là cướp giặc.=> Do đó, đề xuất trong quy trình hoặc quy định là đi thu tiền bằng xe hơi hoặc chuyển khoản vào tài khoản Công ty

– B2: Sau khi đã thuyết phục giám đốc ban hành quy trình quy định tại B1. Thì Kế toán tổ chức cuộc họp giữa kế toán và các phòng ban và phân công mỗi phòng ban viết quy trình, quy định liên quan đến phòng mình và gửi lại phòng kế toán. Phòng kế toán dựa vào đó mà tiến hành soát xét lại từng bước trong quy trình, quy định theo tiêu chuẩn kiểm soát chặt chẽ về mặt thủ tục chứng từ trong từng bước của quy trình, quy định nhằm hạn chế rủi ro có thể xảy ra.

– B3: Sau đó, trình Ban giám đốc xem xét ký duyệt Quy trình, quy định và thực hiện. Trong quá trình thực hiện nếu có những điểm quy trình, quy định chưa phù hợp thực tế thì có thể thêm hoặc bỏ bớt các bước trong quy trình để cho nó phù hợp thực tế nhưng vẫn đảm bảo tính kiểm soát trong quy trình không xảy ra rủi ro.

– B4: Phòng kế toán cũng tiến hành ban hành 1 số quy trình quy định của phòng kế toán để áp dụng cho toàn bộ nhân viên công ty cũng như áp dụng cho các nhân viên phòng kế toán. Cụ thể 1 số quy trình, quy định mà phòng kế toán có thể tự ban hành như sau:

+Quy định về bộ chứng từ của từng nghiệp vụ xảy ra tại công ty khi trình cho phòng kế toán phải có đầy đủ những chứng từ nào./.

+Ban hành thẩm quyền duyệt chi được làm dựa trên yêu cầu của Giám đốc, nhằm giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ được nhanh chống.(Tức không phải nghiệp vụ chi tiền nhỏ nào cũng đều phải thông qua giám đốc, ví dụ chi tiền 20 ngàn mà cũng thông qua giám đốc duyệt trên phiếu chi thì lúc này sẽ làm phiền giám đốc rất nhiều…)

+Ban hành chính sách kế toán (Hướng dẫn hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty và kèm theo là những chứng từ có liên quan của từng nghiệp vụ đó). Mục đích là để cho các bạn làm kế toán có sự thống nhất trong cách hạch toán kế toán. Cũng như để dễ đào tạo sau này khi công ty mở rộng kinh doanh.

+Ban hành quy định đặt mã (Mã chứng từ, mã nhà cung cấp. mã khách hàng, mã nhân viên, mã hàng tồn kho….). Mục đích là để quản lý dễ dàng

+Quy định về cách lưu chứng từ trong phòng kế toán, Cũng như cách luân chuyển chứng từ giữa các nhân viên trong phòng kế toán

+Phối hợp với phòng nhân sự về việc ban hành quy chế tính lương và tính thưởng.

  • Nếu Công ty này tuyển bạn vô làm vai trò kế toán trưởng (Tức là Công ty này có các kế toán viên, kế toán từng phần hành) thì các bạn phải làm những việc gì để tiếp nhận công việc nhanh chống.

– B1:Đầu tiên: Các bạn phải làm quen với các bạn trong phòng kế toán cũng như các trưởng bộ phận từng phòng ban nhằm để làm quên với nhau, giúp việc tác nghiệp được dễ dàng.

– B2:Sau đó: Các bạn tổ chức cuộc họp riêng với phòng kế toán để các bạn nắm rõ công việc của từng bạn trong phòng kế toán đang làm (Mỗi bạn đang theo dõi những tài khoản nào, cũng như cách tác nghiệp các bạn đang làm kế toán với từng phòng ban)=> Từ đó, xem xét mà tiến hành tái cơ cấu (Phân công lại công việc cho phù hợp ). Nên nhớ làm cho thật khéo, phải chứng tỏ bản lĩnh của 1 người lính mới nhưng làm kế toán trưởng (để cho các bạn phục, vì thường ma cũ hay bắt nạt ma mới)

– B3:Tiếp theo: Các bạn có thể thông qua các bạn trong phòng kế toán để thu thập Sơ đồ tổ chức công ty; Sơ đồ tổ chức từng phòng ban (Nếu không có thì phải gửi mail, tác nghiệp từng phòng ban) cũng như thu thập tất cả những quy trình, quy định hiện có. Sau đó mất 2-3 tuần ngồi nghiên cứu các Sơ đồ tổ chức công ty và sơ đồ tổ chức từng phòng ban cũng như quy trình, quy định của Công ty hiện đang có những gì. Để có thể hiểu và xem xét kế toán sẽ thực hiện công việc nào trong quy trình đó (Xem công việc thực hiện của kế toán trong quy trình đó tại bước đó có rủi ro gì hay không để ghi chú lại, sau này đề xuất cải thiện quy trình)

– B4: Tiếp theo nữa: Các bạn lấy thử 1 tháng sổ nhật ký chung, rồi KIỂM TRA chứng từ hiện có của từng nghiệp vụ=> Để từ đó xem bộ chứng từ có tuân thủ theo quy trình, quy định đã ban hành hành không? Để từ đó trình giám đốc hoàn thiện lại quy trình về mặt chứng từ có thể tăng hoặc giảm các bước trong quy trình, quy định. Nhưng mục đích cuối cùng là đảm bảo quy trình vận hành phù hợp thực tế và hạn chế rủi ro về gian lận, thất thoát có thể xảy ra (Nhớ là việc hoàn thiện quy trình, quy định phải theo lộ trình, không thể 1 sớm 1 chiều là có được quy trình hoàn hảo)

– B5: Sau khi xem xét B4=> Từ đây đã thấy sự tồn tại về hiện trạng của chứng từ cũng như về mặt quy trình. Và sau khi đã làm việc với Giám đốc thì các bạn tổ chức cuộc hợp cùng các phòng ban để Các bạn tiến hành XÂY DỰNG LẠI QUY TRÌNH VÀ QUY ĐỊNH và thiết kết lại các điểm kiểm soát (Tức là tại bước đó phải làm những Công việc gì và chứng từ gồm những gì trước khi chuyển sang bước kế tiếp) trong từng bước của quy trình (Quá trình này đòi hỏi thời gian và kinh nghiệm tích luỹ theo thời gian). Tuy nhiên, các bạn cần nhớ nguyên tắc này thì các bạn sẽ xây dựng được các điểm kiểm soát trong từng khâu của quy trình:

+“Nguyên tắc của Kế toán là Kiểm soát (Kiểm soát về mặt thủ tục chứng từ và tuân thủ những quy trình, quy định của Công ty ban hành) các nghiệp vụ trong Công ty để hạn chế rủi ro có thể xảy ra”. Các bạn làm xong công đoạn này thì xem như các bạn đã hoàn thành 60%-70% công việc của 1 người làm kế toán.

+Kế toán không chỉ đơn giản là hạch toán Nợ và Có (Các bạn nên nhớ vấn đề này. Vấn đề hạch toán Nợ và Có đã có trong TT200 cũng như các sách trên thị trường, các bạn có thể tự học), mà kế toán là phải kiểm soát mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty để hạn chế rủi ro có thể xảy ra. Muốn kiểm soát được thì phải có quy trình, quy định để nghiệp vụ xảy ra tại công ty phải tuân thủ quy trình, quy định. Có quy trình, quy định thì kế toán mới có căn cứ kiểm soát được

+Mọi khâu trong doanh nghiệp liên quan đến tài sản đều có rủi ro cả. Do đó, việc ban hành những quy trình , quy định để mọi người tuân thủ làm việc nhằm hạn chế rủi ro xảy ra. Đó là lý do phải thiết kế quy trình, quy định. Tôi ví dụ cho các bạn thấy rủi ro của từng khâu trong hoạt động của Công ty để các bạn thấy sự cần thiết phải có quy trình

Ví dụ 1: Khâu tính lương trong quy trình tính lương xảy ra rủi ro là nhân viên tính lương sẽ tính sai lương. Kê khống nhân viên (Cty có 100 nhân viên mà kê khống lên 101 người). Nhân viên không có đi làm những vẫn chấm công=> Đó là những rủi ro mà chúng ta đã thấy. Vây nhiệm vụ của người làm kế toán là làm sao đưa ra những điểm kiểm soát để khắc phục hạn chế rủi ro có thể xảy ra mà tôi đã nêu bên trên.=> Đề xuất như sau: Nếu công ty ít thì hàng ngày người chấm công phái đến từng phòng để chấm công. Có thể tách bạch người chấm công với người tính lương hoặc có thể sử dụng máy chấm công để chấm công

Ví dụ 2: Khâu mua hàng trong quy trình mua hàng. Rủi ro là nâng giá mua. Thông đồng với nhà cung cấp để được hoa hồng=> Vậy kế toán làm gì để hạn chế rũi ro trên. Các bạn thử suy nghĩ đi nhé. Có thể đề xuất như sau: Khi chọn nhà cung cấp mới thì phải mời nhà cung cấp qua gặp phòng mua hàng để chào hàng và đem hàng mẫu có kế toán tham gia tại khâu này. Có thể 3-4 tháng luân chuyển người mua hàng.

Ví dụ 3: Khâu quản lý kho trong quy trình quản lý nhập xuất tồn kho. Nếu chúng ta không hướng dẫn thủ kho sắp xếp kho và dán mã cho từng nguyên vật liệu cũng như thành phẩm và hàng hoá như thế nào. Không hướng dẫn cho thủ kho cách ghi sổ theo dõi nhập xuất tồn của từng loại hàng tồn kho căn cứ vào chứng từ nào. Kho mà không có chìa khoá kho thì sẽ như thế nào?=> Các bạn cũng nhìn thấy rủi ro rồi còn gì.=> Dẫn đến có thể là hàng nhập sau xuất trước, ghi sổ mà không dựa vào phiếu nhập, xuất=> Dẫn đến sẽ lộn.

Ví dụ 4: Tại khâu bán hàng trong quy trình bán hàng. Nếu chúng ta không quy định về quy trình và thủ tục cũng như mẫu biểu trong từng khâu bán hàng thì xảy ra rủi ro là bán hàng nhưng không thu hồi được công nợ. Nhân viên bán hàng sẽ kết nối với những nơi đặt hàng để đưa những đơn đặt sau lên thành đơn đặt hàng trước để được hưởng lợi (Vì khách hàng đã hối nhân viên bán hàng là làm sao có hàng sớm cho họ và họ sẵn sàng chi hoa hồng cho nhân viên bán hàng làm việc này). Các bạn đã hình dung ra rồi, thì các bạn tự suy nghĩ đưa ra điểm kiểm soát nhé

Hoặc nếu chúng ta không quy định khi bán hàng cho khách hàng trả bằng tiền mặt của việc mua xe hơi từ 70% trở lên mới xuất hoá đơn thì kế toán sẽ không biết, không có căn cứ nào xuất hoá đơn cả. Kế toán có thể xuất hoá đơn khi khách hàng thanh toán 10%, 20% hoặc 30%=> Dẫn đến là xuất hoá đơn và theo dõi khoản phải thu=> Dẫn đến có khả năng không thu hồi được công nợ (Nợ khó đòi).

Ví dụ 5: Khâu quản lý tiền trong két sắt: Nếu chúng ta mà để tiền trong két sắt nhiều và không có thủ tục kiểm quỹ đột xuất thì rủi ro mất tiền là có thể xảy ra. Vì thủ quỹ có thể lấy tiền ra khỏi két sắt để làm 1 số công việc riêng mà kế toán không biết=> Vậy kế toán phải đưa ra quy trình, quy định như thế nào để hạn chế rủi ro tại khâu này

Ví dụ 6: Khâu kế toán trong quy trình làm việc của kế toán.Các bạn làm kế toán là để kiểm soát lại hoạt động của đơn vị. Nhưng nếu có những hoạt động nào mà liên quan đến tiền bạc thì nếu kế toá không trung thực và minh bạch thì cũng xảy ra tại khâu kế toán. Vậy ai sẽ kiểm tra lại khâu này đó chính là Bộ phận kiểm toán nội bộ. Ví dụ như kế toán được quyền chọ mua phần mềm kế toán và được quyền chọn công ty kiểm toán=> Thì các bạn biết rủi ro là gì rồi đúng không

Lưu ý:

+Chúng ta thiết kế hệ thống kiểm soát là để ngăn ngừa gian lận, hạn chế rủi ro có thể xảy ra thôi chứ không đảm bảo 100% là ngăn ngừa hết mọi gian lận, sai sót.
+Quy trình đưa ra là theo sự vận hành của con người. Nếu con người có sự thông đồng với nhau trong tất cả các khâu thì xem như quy trình không có tác dụng
+Quy trình, quy định là mỗi công ty, mỗi khác. Không có Công ty nào giống công ty nào, quy trình quy định này sẽ hoàn thiện và cải thiện theo thời gian


Mời bạn tham khảo bộ sách tự học kế toán tổng hợp bằng hình ảnh minh họa

Sách Tự học kế toán bằng hình ảnh minh họa

Giảm 148k

Bán chạy!

Sách Bài tập & Bài giải của công ty sản xuất

Giảm 50k

Sách Tự học lập BCTC và thực hành khai báo thuế

Giảm 40k

Sách Tự học làm kế toán bằng phần mềm Misa

Giảm 100k