Câu hỏi 1: Kế toán là gì? Công việc cuối cùng của 1 người làm kế toán là gì?

Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành

cho người mới bắt đầu 

Đang giảm 980,000₫ 

Trả lời 1:
Đầu tiên các bạn cần tìm hiểu câu chuyện sau:
Ví dụ bạn là Công ty Thành Công kinh doanh Thương mại mặt hàng (Gỗ, Sơn, Keo, Đinh) thì các bạn cần quản lý những gì?

a) Thứ nhất: cần biết kết quả kinh doanh làm ăn lãi hay lỗ, có ai nợ không, Quán còn thiếu nợ những ai, Gỗ, Sơ, Keo, Đinh còn nhiều hay ít => Đây gọi là Báo cáo. Vậy suy ra Công việc Báo cáo này là do kế toán làm. Vậy công việc cuối cùng của 1 người làm kế toán là Báo cáo số liệu theo yêu cầu của Ông chủ cũng như theo yêu cầu của Cơ quan chức năng, có rất nhiều loại báo cáo (Ví dụ như báo cáo thu chi; Báo cáo nhập xuất tồn; Báo cáo công nợ phải thu theo tuổi nợ và Báo cáo công nợ phải trả; Báo cáo kết quả kinh doanh….). Dưới đây là các mẫu báo cáo cho các bạn xem:

Mẫu báo cáo thu chi

Mẫu báo cáo nhập xuất tồn của từng mặt hàng

Mẫu báo cáo công nợ phải thu của từng khách hàng 

Mẫu báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty

b) Thứ hai, làm sao để có được báo cáo này=> Chắc chắn 1 điều là phải có số liệu được tổng hợp trong SỔ SÁCH=> Vậy để có báo cáo được là phải có SỔ SÁCH KẾ TOÁN

c) Làm sao có được sổ sách kế toán => Chắc chắn 1 điều có chứng từ (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập, Phiếu xuất, Hóa đơn GTGT). Ví dụ như hình minh họa chứng từ phiếu chi như sau:


d) Vậy làm sao có được chứng từ này. Chắc chắn 1 điều là phải có nghiệp vụ phát sinh (giao dịch phát sinh trong công ty). Ví dụ như chi tiền trả lương; Chi tiền trả nhà cung cấp….Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì nó phải gắn liền với Chứng từ(Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập, Phiếu xuất, Hóa đơn GTGT).

➡ ➡ KẾT LUẬN: Qua ví dụ, trên kết luận 1 điều cực kỳ quan trọng là Công việc cuối cùng của 1 người làm kế toán là Báo cáo.

Câu hỏi 2: Như vậy công việc của 1 người làm kế toán là làm những gì?

Trả lời câu hỏi 2:
Để thấy rõ hơn về hoạt động từ đầu đến cuối của 1 người làm Kế toán ĐỂ RA ĐƯỢC BÁO CÁO CUỐI CÙNG thì các bạn xem quy trình từ lúc nghiệp vụ phát sinh tại từng phòng ban trong Công ty cho đến khi ra được

Báo cáo cuối cùng như sau:


Ví dụ về giải thích từng bước của quy trình trên bằng 1 ví dụ bằng hình ảnh cho các bạn dễ hình dung trước khi chúng ta thực hành

  •  Ngày 1/1/2015, Nguyễn Đình Tuấn-Chuyên viên phòng nhân sự lập chứng từ đi công tác ra Chi nhánh Cty ABC tại Hà Nội để làm công việc tuyển dụng nhân sự cho chi nhánh với thời gian là 2 ngày (từ ngày 2/1/2015 đến 3/1/2015). Mr Tuấn đã chuẩn bị bộ hồ sơ công tác gồm:
    o Giấy công tác
    o Giấy đề nghị tạm ứng tiền với chi tiết tạm ứng tiền trong giấy đề nghị tạm ứng mà Mr Tuấn đã dựa vào Quy chế công tác mà Công ty ban hành như sau:

♣ Tiền ăn: 2 ngày *200.000=400.000
♣ Tiền khách sạn: 2 ngày*300.000=600.000
♣ Tiền đi lại taxi: 2 ngày *200.000=400.000
♣ Tiền khác: 600.000
                  Tổng cộng 2 triệu

  • Sau khi làm xong bộ chứng từ trên => Mr Tuấn đem cho Trưởng phòng của Mr Tuấn ký và trình Giám đốc ký vào Giấy công tác. Đem Giấy đề nghị tạm ứng cho Trưởng phòng ký.
  •  Sau đó Mr Tuấn đem đến bộ chứng từ (Gồm Giấy công tác kèm theo giấy đề nghị tạm ứng) đến Kế toán thanh toán để tiến hành làm phiếu chi (kế toán lập 2 liên phiếu chi). Trước khi lập phiếu chi thì kế toán thanh toán phải kiểm tra bộ hồ sơ gốc (Gồm giấy công tác và Giấy đề nghị tạm ứng) đã phù hợp hay chưa về mặt số tiền cũng như chữ ký và cũng như mẫu chứng từ đi công tác đã tuân thủ đúng Quy chế Công tác phí đã ban hành của công ty hay chưa? Nếu phù hợp thì kế toán lập Chứng từ kế toán là PHIẾU CHI (tối thiểu 2 liên), ngược lại không phù hợp thì trả lại cho Mr Tuấn để làm lại. Sau khi lập phiếu chi xong thì kế toán kẹp phiếu chi cùng với bộ chứng từ gốc chuyển cho Kế toán trưởng và giám đốc duyệt=> Sau đó chuyển phiếu chi (kèm theo chứng từ gốc) cho thủ quỹ để chi tiền. Thủ quỹ chi tiền xong thì ký tên trên phiếu chi và giữ lại 1 liên phiếu chi để ghi Sổ quỹ và trả 1 liên phiếu chi và kèm theo bộ chứng từ gốc cho Kế toán để kế toán tiến hành ghi sổ và lưu chứng từ.

Giải thích từng bước của quy trình làm kế toán trên:
Bước 1: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh này là phát sinh tại phòng nhân sự về đi công tác. Vậy để đi công tác thì phòng nhân sự mà cụ thể là Mr Tuấn sẽ lập CHỨNG TỪ GỐC theo như diễn biến của ví dụ là lập Giấy công tác trước sau đó trình sếp ký và tiếp tục lập Giấy đề nghị tạm ứng tiền trình cho những người có liên quan ký, cụ thể xem mẫu như sau:

Bước 2: Sau đó, Mr.Tuấn chuyển bộ CHỨNG TỪ GỐC (Giấy công tác và giấy đề nghị tạm ứng) đến phòng kế toán.

Bước 3: Phòng kế toán tiếp nhận bộ chứng từ gốc trên tiến hành kiểm tra tính (Hợp pháp, hợp lý và hợp lệ) của chứng từ. Khi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý hợp lệ của chứng từ thì phải có căn cứ mà CĂN CỨ chính là những quy trình quy định của Công ty ban hành và những căn cứ về thông tư của nhà nước ban hành. Nhắc lại 1 lần nữa muốn kiểm tra hợp pháp, hợp lý và hợp lệ thì phải có căn cứ (Căn cứ ở đây là theo quy định, quy trình, quy chế của CÔNG TY ban hành và những quy định của nhà nước là những thông tư và công văn hướng dẫn của thuế)

Vậy với bộ chứng từ gốc trên, kế toán sẽ kiểm tra những gì?

  • Đối với Giấy công tác xem là đã ký và đóng dấu đầy đủ hay chưa (Chữ ký và đóng dấu của Giám đốc)
  • Đối với Giấy đề nghị tạm ứng tiền xem là việc đi công tác tạm ứng số tiền từng mục có đúng với Quy chếcông tác phí mà công ty ban hành ra hay chưa. Thường đi công tác là tốn 3 khoản chi phí
    ♣ Tiền ăn (Ví dụ quy chế công tác 1 ngày là 200.000/người đối với nhân viên thì xem là tạm ứng có ghi đúng hay không có ghi là 200.000 hay 300.000 hay 400.000)
    ♣ Tiền ở (Khách sạn) (Ví dụ quy chế công tác quy định là nhân viên đi công tác là ở khách sạn 300.000/người/ngày thì xem tạm ứng có đúng là 300.000 hay không hay là 400.000 hay là 500.000….)
    ♣ Tiền đi lại (thì số tiền này tương đối thôi). Từ đó nhân ra số tiền để xem là việc tạm ứng có phù hợp chưa nếu có xê dịch 1 tí cũng không sao vì đây chỉ mới là tạm ứng thôi vì trước sau gì cũng hoàn ứng trả lại. Tuy nhiên, nếu mà nguyên tắc tạm ứng là 2 triệu nhưng nếu đề xuất tạm ứng là 10 triệu thì lúc này mới có vấn đề và kế toán chắc chắn 100% phải chặn lại không cho tạm ứng vì số tiền chênh lệch quá cao (theo quy định 2.000.000 mà đòi ứng 10 triệu, chênh lệch 8 triệu trong khi công ty đang thiếu tiền)

Bước 4: Sau khi kiểm tra xong nếu chứng từ gốc thoả mãn hợp pháp, hợp lý, hợp lệ thì kế toán tiến hành lập chứng từ kế toán để ghi sổ sách kế toán. Trong trường hợp này là lập PHIẾU CHI


Sau khi lập xong phiếu chi (nhớ lập tối thiểu 2 liên, 1 liên cho thủ quỹ và 1 liên cho kế toán) thì được ký như hình bên trên. Các bạn lưu ý nhìn kỹ là CHỨNG TỪ KẾ TOÁN là có Chữ Nợ và Chữ có trên chứng từ, còn chứng từ gốc là không có chữ nợ và chữ có trên chứng từ. Đây là cách phân biệt dễ nhất để các bạn nắm

Bước 5: Sắp xếp chứng từ theo thứ tự. Chứng từ kế toán lập sắp trước tiếp theo sau là chứng từ gốc được sắp xếp theo trình tự thời gian. Cụ thể ở đây là Phiếu chi sắp trước tiếp theo sau là Giấy công tác và giấy đề nghị tạm ứng

Bước 6: Sau đó, kế toán dựa vào Phiếu chi để tiến hành ghi sổ kế toán theo thứ tự sau: Thứ nhất NHẬT KÝ CHUNG, thứ hai là SỔ CÁI, tiếp theo sau nữa là SỒ CHI TIẾT nếu sổ cái đó có theo dõi chi tiết theo đối tượng hoặc theo từng mặt hàng (Chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ sổ nhật ký chung, sổ cái cũng như sổ chi tiết trong phần sau)

Bước 7: Tiến hành lập báo cáo theo yêu cầu của Ban tổng giám đốc cũng như theo yêu cầu của Cơ quan chức năng (mà cụ thể là cơ quan thuế)

KẾT LUẬN: Như vậy, là các bạn đã nắm được quy trình của 1 người làm kế toán, để dễ hình dung hơn, các bạn ứng dụng làm bài tập 1 của chuyên đề này các bạn sẽ rõ.

Ví dụ 1 (CÁC BẠN THỰC HÀNH)Cty ABC là Cty thương mại chuyên kinh doanh mặt hàng máy Laptop. Hoạt động từ năm 2014; MST: 3600252847;Địa chỉ: 87 Võ Thị Sáu, phường 6, Quận 3, Tp.HCM.
Nghiệp vụ 1
♥ Ngày 1/1/2015, Nguyễn Đình Tuấn-Chuyên viên phòng nhân sự lập chứng từ đi công tác ra Chi nhánh Cty ABC tại Hà Nội để làm công việc tuyển dụng nhân sự cho chi nhánh với thời gian là 2 ngày (từ ngày 2/1/2015 đến 3/1/2015). Mr Tuấn đã chuẩn bị bộ hồ sơ công tác gồm:
♦ Giấy công tác
♦ Giấy đề nghị tạm ứng tiền với chi tiết tạm ứng tiền trong giấy đề nghị tạm ứng mà Mr Tuấn đã dựa vào Quy chế công tác mà Công ty ban hành như sau:

∞ Tiền ăn: 2 ngày *200.000=400.000
∞ Tiền khách sạn: 2 ngày*300.000=600.000
∞ Tiền đi lại taxi: 2 ngày *200.000=400.000
∞ Tiền khác: 600.000
               Tổng cộng 2 triệu
♥ Sau khi làm xong bộ chứng từ trên=> Mr Tuấn đem cho Trưởng phòng của Mr Tuấn ký và trình Giám đốc ký vào Giấy công tác. Đem Giấy đề nghị tạm ứng cho Trưởng phòng ký.
♥ Sau đó Mr Tuấn đem đến bộ chứng từ gốc (Gồm Giấy công tác kèm theo giấy đề nghị tạm ứng) đến Kế toán thanh toán để tiến hành làm phiếu chi (kế toán lập 2 liên phiếu chi). Trước khi lập phiếu chi thì kế toán thanh toán phải kiểm tra bộ hồ sơ gốc (Gồm giấy công tác và Giấy đề nghị tạm ứng) đã phù hợp hay chưa về mặt số tiền cũng như chữ ký và cũng như mẫu chứng từ đi công tác đã tuân thủ đúng Quy chế Công tác phí đã ban hành của công ty hay chưa? Nếu phù hợp thì kế toán lập Chứng từ kế toán là PHIẾU CHI (tối thiểu 2 liên), ngược lại không phù hợp thì trả lại cho Mr Tuấn để làm lại. Sau khi lập phiếu chi xong thì kế toán kẹp phiếu chi cùng với bộ chứng từ gốc chuyển cho Kế toán trưởng và giám đốc duyệt=> Sau đó chuyển phiếu chi (kèm theo chứng từ gốc) cho thủ quỹ để chi tiền. Thủ quỹ chi tiền xong thì ký tên trên phiếu chi và giữ lại 1 liên phiếu chi để ghi Sổ quỹ và trả 1 liên phiếu chi và kèm theo bộ chứng từ gốc cho Kế toán để kế toán tiến hành ghi sổ và lưu chứng từ.

 Yêu cầu 1 :Các bạn hãy lập chứng từ của nghiệp vụ này
Chứng từ của nghiệp vụ này, các bạn cần phải lập những chứng từ sau(Các bạn thực tập thì lập tất cả những chứng từ luôn để cho quen, nhưng trong thực tế đi làm thì các bạn chỉ cần lập chứng từ kế toán):
1. Giấy công tác (Mr Tuấn lập)
2. Giấy đề nghị tạm ứng (Mr Tuấn lập)
3. Phiếu chi (Kế toán lập)
Lưu ý:
+ Sau khi lập xong 3 chứng từ trên, kế toán phải sắp theo thứ tự là chứng từ nào mà kế toán lập sẽ được sắp xếp trước, sau đó là kèm theo các chứng từ gốc để giải thích cho cho chứng từ kế toán
+ Về cách đánh ký hiệu chứng từ như thế nào các bạn xem trang cuối cùng

Yêu cầu 2:  Sau khi lập chứng từ kế toán ở trên, thì kế toán dựa vào bộ chứng từ được sắp xếp như trên (1.Phiếu chi;2. Giấy đề nghị tạm ứng; 3. Giấy công tác) và tiến hành ghi vào sổ sách kế toán có liên quan. (Sổ nhật ký chung+sổ cái và Sổ chi tiết của những tài khoản có liên quan).
Lưu ý 1: Mr Tuấn được phòng hành chính book vé máy bay Jetstar (tức không ứng tiền vé máy bay cho Mr Tuấn, mà Cty sẽ thanh toán trực tiếp tiền vé máy bay).

Lưu ý 2: Các bạn nên nhớ trong BỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN LƯU thì phải có 1 chứng từ do kế toán lập ra để ghi sổ và 1 bộ chứng từ gốc ban đầu của các phòng ban có liên quan lập ra hoặc bộ chứng từ gốc ban đầu của nhà cung cấp (Ví dụ chứng từ kế toán lập ra dựa trên các chứng từ gốc ban đầu như : Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập, Phiếu xuất, Phiếu kế toán..là những chứng từ do kế toán lập ra để ghi vào các loại sổ sách kế toán kẹp chung với bộ chứng từ gốc ban đầu như Hóa đơn tài chính, Phiếu đề nghị tạm ứng. Giấy hòan ứng, Đề nghị thanh toán, CMND…).

Bài giải: (CÁC BẠN THỰC HÀNH)
Dưới đây là bài giải chi tiết 1 nghiệp vụ cho các bạn nắm, để từ nay về sau cứ vận dụng mà làm cho các ví dụ tiếp theo.

Bước 1: Đọc đề bài và nắm rõ bản chất của nghiệp vụ. Đây là nghiệp vụ phát sinh tại Phòng hành chính nhân sự. Bản chất vấn đề là Công ty đưa tiền cho Anh Tuấn để đi công tác Hà Nội 2 ngày với mục đích tuyển dụng nhân sự cho chi nhánh. Vậy chắc chắn 1 điều nghiệp vụ này phát sinh tại Phòng hành chính nhân sự nên Mr Tuấn này bắt buộc phải lập Chứng từ gốc, theo đều bài thì Mr Tuấn này lập 2 chứng từ gốc.

1. Giấy công tác được lập như sau:(CÁC BẠN THỰC HÀNH)


Bài giải Giấy công tác (Các bạn tham khảo)


2. Phiếu đề nghị tạm ứng được lập như sau (Các bạn thực hành)


Bài giải Giấy đề nghị tạm ứng (Các bạn tham khảo)


Bước 2: Sau khi đã lập 2 chứng từ gốc trên và chuyển cho những người có liên quan ký. Mr Tuấn đem bộ chứng từ gốc này lên phòng kế toán. Phòng kế toán tiến hành kiểm tra tính (Hợp pháp, hợp lệ và hợp lý) của chứng từ gốc này dựa trên các quy định nội bộ của Công ty (Cụ thể là quy chế công tác phí có phù hợp không). Ví dụ công ty có quy chế công tác phí đã được ban hành Quy định như sau:
Một nhân viên đi công tác sẽ được hưởng các chính sách như sau:
• Tiền khách sạn có hóa đơn GTGT là 300.000/ngày
• Tiền ăn (Không cần hóa đơn): 200.000/ngày
• Tiền đi lại taxi: thanh toán theo thực tế đi công tác (nhưng nếu vượt km từ nơi đi làm việc đến nơi ở thì phòng kế toán xem xét để kiểm tra mà xử lý)
• Vé máy bay là theo từng chức vụ mà sẽ được đi vé máy bay của những hãng hàng không khác nhau (Vietnam Airline; Jetstar; ….)
Vậy với bộ chứng từ mà Mr Tuấn đưa qua, kế toán kiểm tra đúng với quy định trong quy chế công tác phí của Công ty Và kiểm tra các chứng từ gốc này có phù hợp theo quy định về mặt chứng từ mà Luật kế toán có quy định không (ví dụ như chứng từ có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan chưa; Chứng từ có tẩy xóa không)
=> Nếu đồng ý thì Qua bước 3 (Nếu không phù hợp thì trả bộ chứng từ lại cho Mr Tuấn hoàn thiện lại ).

Bước 3: Vậy, với bộ chứng từ trên là phù hợp với Quy chế công tác phí của Công ty cũng như phù hợp về mặt chứng từ theo Luật kế toán là không tẩy xóa. Kế toán tiến hành dựa vào bộ chứng từ gốc=> Lập chứng từ kế toán là Phiếu chi (2 liên). Sau đó phiếu chi này được chuyển tuần tự ký như sau. 1. Người lập là kế toán; 2. Kế toán trưởng;3. Giám đốc; 4. Thủ Quỹ; 5. Người nhận tiền (Mr Tuấn).

         Lưu ý: Để lập được PHIẾU CHI này thì tạm thời các bạn phải chấp nhận nguyên tắc. Các bạn cứ hiểu là 1 nghiệp vụ phát sinh thì ảnh hưởng ít nhất 2 tài khoản và trong đó có 1 tài khoản ghi NỢ và 1 tài khoản ghi CÓ và số tiền bên Nợ phải bằng số tiền bên Có. Tạm thời chấp nhận như vậy và trong trường hợp này THÌ NỢ LÀ TK 141 và CÓ LÀ TK 1111. Cuối bài sau khi phân tích tính chất của từng tài khoản từ loại 1 đến loại 9 thì chúng ta quay ngược lại Ví dụ này để phân tích nghiệp vụ thì lúc này chúng ta sẽ hiểu vì sao ghi nợ và vì sao ghi có. Còn tạm thời các bạn chấp nhận.

Mẫu phiếu chi (CÁC BẠN THỰC HÀNH)

Bài giải phiếu chi (Các bạn tham khảo)

             Lưu ý:

  •  Về Cách đánh ký hiệu PC1501001 (Phiếu chi năm 2015 tháng 01 và số thứ tự đầu tiên của tháng 1/2015) thì đây là cách đánh ký hiệu chứng từ, mỗi công ty có mỗi cách đánh, miễn sao sau này tìm được chứng từ để phục vụ cho Cơ quan chức năng là được. Và cách đánh ký hiệu chứng từ này rất quan trọng của 1 người làm kế tóan. Vì mỗi loại chứng từ nó phải có 1 ký hiệu để sau này lưu chứng từ kế toán và tìm kiếm chứng từ kế toán dễ dàng. Các bạn có thể xem trong File VIDUDEGIANGBAI các bạn sẽ rõ cách đặt ký hiệu từng loại chứng từ. Hoặc có thể tham khảo Cách đặt ký hiệu chứng từ mà chúng ta sẽ áp dụng trong suốt quá trình bài giảng như sau:

  •  Vấn đề hạch toán Nợ 141 và Có 1111 trên Phiếu Chi PC1501001 thì tạm thời các bạn cứ hiểu là 1 nghiệp vụ phát sinh thì ảnh hưởng ít nhất 2 tài khoản và trong đó có 1 tài khoản ghi NỢ và 1 tài khoản ghi CÓ và số tiền bên Nợ phải bằng số tiền bên Có. Tạm thời chấp nhận như vậy. Cuối bài sau khi phân tích tính chất của từng tài khoản từ loại 1 đến loại 9 thì chúng ta quay ngược lại Ví dụ này để phân tích nghiệp vụ thì lúc này chúng ta sẽ hiểu vì sao ghi nợ và vì sao ghi có.
  •  Nếu tài khoản trong danh mục hệ thống tài khoản mà có tài khoản cấp 2 thì khi ghi Nợ và Ghi Có tài khoản, chúng ta phải ghi Nợ và ghi có từ tài khoản cấp 2 (Ghi Nợ và Ghi có là ghi tài khoản con của 1 tài khoản). Nếu trong danh mục hệ thống tài khoản chỉ có tài khoản cấp 1 thì ghi khi ghi Nợ và Ghi Có chúng ta chỉ ghi tài khoản cấp 1. Nguyên tắc là ghi tài khoản chi tiết nhất thì tự nhiên tài khoản mẹ sẽ tự động ghi theo. Hình minh hoạ về tài khoản cấp 1 và tài khoản cấp 2



Bước 4: Sau khi lập chứng từ kế toán xong và được thủ quỹ chuyển trả lại Phiếu chi thì kế toán sẽ kẹp phiếu chi này cùng với chứng từ gốc và sắp xếp theo thứ tự sau:
1. Chứng từ kế toán lập (Phiếu chi)
2. Chứng từ gốc được sắp xếp theo trình tự thời gian (Giấy công tác và tiếp theo là Giấy đề nghị tạm ứng)

Bước 5: Kế toán tiến hành dựa vào chứng từ kế toán lập kẹp với chứng từ gốc để tiến hành ghi sổ kế toán. Mà cụ thể trong trường hợp này là dựa vào phiếu chi
1. Sổ nhật ký chung (CÁC BẠN THỰC HÀNH):Sổ nhật ký chung là sổ ghi toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh của Công ty dựa vào Bộ chứng từ kế toán (Gồm chứng từ kế toán và chứng từ gốc). Và ghi theo trình tự thời gian. Sổ nhật ký chung này được mở 1 tháng 1 lần (1 năm có 12 quyển sổ nhật ký chung. Tuy nhiên, cũng có Công ty 1 năm mở sổ nhật ký chung 1 lần cũng không sao cả. Miễn sao có sổ sách là được).

Mẫu sổ nhật ký chung của nghiệp vụ trên như sau(Các bạn thực hành):


Bài giải Sổ nhật ký chung (Các bạn tham khảo)


Sau khi ghi vào Sổ nhật ký chung xong thì nghiệp vụ trên ảnh hưởng 2 tài khoản là 141 và tài khoản 1111 thì ngay lập tức, kế toán phải ghi vào sổ cái của 2 tài khoản trên (TK 141 và TK 1111). Cụ thể ghi như sau:

2. Sổ cái:Sổ cái của 1 tài khoản là sổ dùng để theo biến động tăng giảm của 1 tài khoản trong 1 kỳ kế toán (Tháng, Quý, Năm) và dùng để theo số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ. Và sổ cái này thì mỗi 1 tháng chúng ta mở sổ 1 lần. Tuy nhiên có Công ty 1 năm mở sổ 1 lần cũng đúng luôn. Nói đến đây các bạn cũng như thể hình dung hết được sổ cái là gì, thì tạm thời các bạn hiểu như trên, Sau khi các bạn làm xong phần sổ cái thì chúng ta quay lại định nghĩa sổ cái thì lúc đó các bạn sẽ dễ hình dung hơn.
Vậy sau khi ghi vào sổ nhật ký chung thì ảnh hưởng đến 2 tài khoản là 141 và 1111. Thì ngay lập tức, kế toán ghi vào sổ cái của 2 tài khoản 141 và 1111. Và cách ghi sổ cái thì các bạn lấy nguyên si những gì ghi bên nhật ký chung (Gồm số hiệu; Ngày tháng năm, Diễn giải) các bạn copy bỏ qua sổ cái HOẶC các bạn có thể dựa vào Chứng từ kế toán lập để ghi sổ mà cụ thể trường hợp này chính là Phiếu chi.

Sổ cái 141 và sổ cái 1111 (Các bạn thực hành)

Sổ cái bài giải 141;1111 (Các bạn tham khảo)

Giải thích một số chỉ tiêu trong sổ cái:
Cột tài khoản đối ứng (TK đối ứng hoặc TKĐU): là các bạn lấy tài khoản còn lại của nghiệp vụ.Ví dụ nghiệp vụ trên là
Nợ 141             : 2.000.000
Có 1111                 : 2.000.000
♥ Nếu ghi sổ cái 141 (Tạm ứng) thì cột tài khoản đối ứng (TKĐU) ghi là 1111. Nếu ghi sổ cái 1111 (Tiền mặt là VND) thì cột tài khoản đối ứng (TKĐU) ghi là 141
♥ Cột số tiền được ghi như sau: Nếu sổ cái đó định khoản NỢ thì cột số tiền ghi bên nợ và nếu sổ cái đó định khoản CÓ thì cột số tiền ghi bên Có
Cột số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ thì từ từ các bạn sẽ rõ. Sau khi các bạn học xong phần tính chất của từng loại tài khoản (Bên dưới) thì các bạn sẽ rõ

Sau khi ghi vào sổ cái (TK 1111 và TK 141) xong, thì các bạn xem sổ cái của tài khoản đó (Tức là xem sổ cái của tài khoản 1111 và tài khoản 141) nếu mà có liên quan đến đối tượng công nợ phải thu (TK 141;TK 131;TK136;TK1388;244) hoặc công nợ phải trả (TK 331;TK341;TK336;TK3388;TK 341; Tk 344) hoặc là liên quan đến việc theo dõi số lượng hàng tồn kho (TK 152;TK153;TK155;TK1561). Thì chắc chắn 100% các bạn phải mở sổ chi tiết của sổ cái tài khoản đó để theo dõi chi tiết theo từng đối tượng phải thu hoặc phải trả hoặc theo dõi chi tiết theo từng mặt hàng để theo dõi số lượng. Cụ thể là những tài khoản sau thì bắt buộc phải mở sổ chi tiết để theo dõi (Ngoài vấn đề ghi vào sổ cái).
♦ TK 131;TK 136;TK1388; TK141;244
♦TK 331;TK 336;TK 3388;TK 344; TK 341; TK 112
♦ TK 152;TK 153; TK 155;TK1561
Vậy với ví dụ trên thì chúng ta bắt buộc phải mở sổ theo dõi chi tiết của TK 141 (Vì có liên quan trực tiếp đến đối tượng là Nhân Viên Mr Tuấn).

3. Sổ chi tiết: Sổ chi tiết là dùng để theo dõi chi tiết 1 đối tượng (Cá nhân hay pháp nhân) hoặc theo dõi chi tiết theo số lượng của từng mặt hàng. Và tính chất sổ chi tiết cũng giống sổ cái là theo dõi Biến động tăng, biến động giảm của đối tượng đó. Và đồng thời cũng theo dõi số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ. Sổ chi tiết này cũng mở theo tháng. Và có những công ty mở sổ chi tiết theo năm cũng đúng luôn. Và cách ghi sổ chi tiết cái thì các bạn lấy nguyên si những gì ghi bên nhật ký chung (Gồm số hiệu; Ngày tháng năm, Diễn giải) các bạn sao chép toàn bộ những vấn đề ghi bên sổ cái hoặc sổ nhật ký chung để bỏ qua sổ chi tiết HOẶC các bạn có thể dựa vào Bộ chứng từ kế toán để ghi sổ chi tiết. Vậy sổ chi tiết khác sổ cái của 1 tài khoản là ở điểm sổ chi tiết là phải theo dõi chi tiết 1 cá nhân hay 1 pháp nhân nào đó hoặc 1 mặt hàng nào đó và chắc chắn 100% là sổ chi tiết phải có Mã đối tượng hoặc mã mặt hàng để theo dõi.

Lưu ý:
♠  Tổng tất cả các sổ chi tiết của 1 sổ cái cộng lại về mặt số tiền (Gồm phát sinh Tăng, phát sinh giảm, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ) phải bằng đúng số tiền bên sổ cái cúa tài khoản.
♠  Ví dụ minh họa để các bạn có thể dễ dàng theo dõi về số tiền bên sổ cái bằng tổng số tiền của tất cả sổ chi tiết cộng lại, cụ thể như sau:
Trong tháng 1/2015. Có 2 khoản tạm ứng
1. Tạm ứng cho MR Tuấn đi công tác Hà Nội 2 ngày là 2.000.000 ngày 1/1/2015
2. Tạm ứng choNguyễn Hà đi mua NVL với số tiền là 4.000.000 ngày 5/1/2015
Giải:
♥ Đầu tiên ghi vào Sổ cái tài khoản tạm ứng (Tài khoản 141) của 2 nghiệp vụ trên (Tôi bỏ qua ghi vào nhật ký chung vì đang nói về mối quan hệ giữa sổ cái và sổ chi tiết).

Sau đó, ghi vào sổ chi tiết tạm ứng của Mr Tuấn và Mr Hà



Sau đó, lập Bảng tổng hợp về sổ chi tiết tạm ứng của Mr Tuấn và Mr Hà (Bảng này được lấy từ sổ chi tiết tạm ứng của từng đối tượng), cụ thể như sau:


Vậy các bạn so sánh số dư cuối kỳ trên Bảng tổng hợp tạm ứng so với số dư cuối kỳ của Sổ cái tài khoản tạm ứng 141 là đúng bằng 6.000.000

=> Vậy với Ví dụ trên thì sổ cái của tài khoản 141 có liên quan đến đối tượng tạm ứng là Mr Tuấn=> Chắc chắn 100% chúng ta phải mở sổ chi tiết tạm ứng để theo dõi đối tượng là Mr Tuấn. Cụ thể sổ chi tiết tạm ứng của Mr Tuấn được viết như sau:

Sổ chi tiết tạm ứng của Sổ cái 141- Mr Tuấn (CÁC BẠN THỰC HÀNH)


Lưu ý: Giải thích cho việc đặt mã đối tượng trong sổ chi tiết tạm ứng Mr Tuấn: Về cách đặt mã đối tượng thì các bạn xem quy định đặt mã cuối trang sách, các bạn sẽ thấy quy định đặt mã, và với ví dụ này các bạn có thể xem quy đặt mã nhân viên để có thể áp dụng trong trường hợp này.


Mời bạn tham khảo bộ sách tự học kế toán tổng hợp bằng hình ảnh minh họa

Sách Tự học kế toán bằng hình ảnh minh họa

Giảm 148k

Bán chạy!

Sách Bài tập & Bài giải của công ty sản xuất

Giảm 50k

Sách Tự học lập BCTC và thực hành khai báo thuế

Giảm 40k

Sách Tự học làm kế toán bằng phần mềm Misa

Giảm 100k