Viết hóa đơn tuy không khó nhưng đòi hỏi kế toán phải cẩn thận, chữ viết rõ ràng, khi viết hóa đơn nên tập trung, nếu kế toán thường hay viết sai hóa đơn dẫn đến việc hủy hóa đơn sẽ bị SẾP đánh giá trình độ của mình. Vậy để viết hóa đơn không bị sai sót thì cần lưu ý các vấn đề sau:

Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành

cho người mới bắt đầu 

Đang giảm 980,000₫ 

+ Hóa đơn đặt in trên chất liệu giấy cacbon thì không phải kê giấy than lên liên 2 và liên 3 khi viết
+ Viết đúng ngày xuất bán HHDV, đúng tên,địa chỉ, mã số thuế của khách hàng
+ Nếu khách hàng không có MST thì trường MST sẽ gạch ngang
+ Hình thức thanh toán: ghi rõ hình thức thanh toán = tiền mặt hoặc chuyển khoản hoặc cả 2 hình thức song song TM/CK (Đây không phải là chỉ tiêu bắt buộc)
+ Mỗi loại hàng hóa khác nhau thì phải được xuống dòng trong hóa đơn
(Trường hợp danh mục hàng hóa nhiều hơn hàng trên hóa đơn thì viết hàng hóa theo bảng kê đính kèm hoặc viết hóa nhiều hóa đơn)
+ Gạch chéo những hàng bị thừa trên hóa đơn. Tuy nhiên nếu không gạch thì hóa đơn đó vẫn hợp pháp
+ Không viết lùi ngày trên hóa đơn so với thông báo phát hành, sẽ bị phạt rất nặng (VD1: thông báo phát hành hóa đơn đặt in ngày 5/2/2012 nhưng lại viết số HD đầu tiên là ngày 31/1/2012).
+ Nếu giám đốc đi vắng thì có thể đóng dấu treo vào liên 2 để giao cho khách hàng và không đóng dấu vào chỗ thủ trưởng đơn vị nữa (Người bán hàng)

  • Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng1
  • Cách viết các chỉ tiêu trên hóa đơn GTGT:

“Ngày.. tháng.. năm..”: là ngày bán hàng, ngày chuyển giao quyền sở hữu

“Đơn vị bán hàng”, “Địa chỉ”, “Điện thoại”, “Mã số thuế”, “Tài khoản số”: Đây là những thông tin của doanh nghiệp khi bán hàng. Kế toán cần ghi nhận theo đúng giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp

“Họ tên người mua”, “Địa chỉ”, “Điện thoại”, “Mã số thuế”, “Tài khoản số”: Đây là những thông tin của người mua hàng, và kế toán cần ghi nhận một cách chính xác.
Dòng “Mã số thuế” nếu ghi xong còn thừa ô trống thì gạch ngang qua các ô còn trống

“Hình thức thanh toán”: tuỳ theo người mua sẽ thanh toán theo hình thức nào: tiền mặt, chuyển khoản…

“STT”: ghi số thứ tự của hàng hóa, dịch vụ

“Tên hàng hoá, dịch vụ”: kế toán cần ghi rõ tên của loại hàng hoá – dịch vụ, tránh ghi chung chung, hay viết tắt

“Đơn vị tính”: hàng hoá nhập vào theo đơn vị nào thì cần xuất bán ra như vậy: cái hoặc chiếc…

“Số lượng”: theo số lượng thực tế hàng bán ra

“Đơn giá”: ghi giá chưa thuế

“Thành tiền”: ghi giá trị = Số lượng * Đơn giá
Sau khi ghi xong “STT”, “Tên hàng hoá, dịch vụ”, “Đơn vị tính”, “Số lượng”, “Đơn giá”, “Thành tiền”: gạch đi phần còn trống (như hình bên dưới)

“Thuế GTGT”: ghi mức thuế suất áp dụng đối với mặt hàng bán ra

“Tiền thuế”: Số tiền thuế GTGT = Tổng tiền hàng * Mức thuế GTGT

“Tổng cộng thanh toán”: giá trị thanh toán = Tổng tiền hàng + Tiền thuế GTGT
Đồng thời ghi nhận số tiền bằng chữ

“Người bán hàng”: Giám đốc sẽ ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên. Trường hợp giám đốc đi vắng không thể ký lên hóa đơn thì phải có giấy ủy quyền ủy nhiệm ký lên hóa đơn cho cấp dưới để đóng dấu treo vào liên 2 để giao cho khách hàng.

“Người mua hàng”: Đơn vị mua hàng sẽ ký tên. Riêng trong 1 số trường hợp, người mua hàng không trực tiếp đến mua thì người bán hàng có thể ghi nhận là Bán hàng qua điện thoại, qua email, fax…

Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: lưu tại quyển số hoá đơn
+ Liên 2: giao cho người mua hàng
+ Liên 3: lưu nội bộ

Đây là một ví dụ mẫu hoá đơn cụ thể:2


Mời bạn tham khảo bộ sách tự học kế toán tổng hợp bằng hình ảnh minh họa

Sách Tự học kế toán bằng hình ảnh minh họa

Giảm 148k

Bán chạy!

Sách Bài tập & Bài giải của công ty sản xuất

Giảm 50k

Sách Tự học lập BCTC và thực hành khai báo thuế

Giảm 40k

Sách Tự học làm kế toán bằng phần mềm Misa

Giảm 100k