CÂU HỎI 1: Khi phỏng vấn xin việc thường nhà tuyển dụng sẽ hỏi rất nhiều câu hỏi nhưng luôn có 1 câu hỏi cho kế toán từng phần hành như sau:

Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành

cho người mới bắt đầu 

Đang giảm 980,000₫ 

• Bạn làm kế toán thanh toán là làm gì hay là làm sao để làm tốt công việc của kế toán thanh toán?
• Bạn làm kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là bạn làm gì hay là làm sao để làm tốt công việc của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương?
• Bạn làm kế toán theo dõi công nợ phải thu, phải trả là làm gì hay là làm sao để làm tốt công việc của kế toán theo dõi công nợ phải thu và công nợ phải trả?
• Bạn làm kế toán hàng tồn kho là làm những công việc gì hay là làm sao để làm tốt công việc của kế toán hàng tồn kho?
• Bạn làm kế toán giá thành thì làm những công việc gì hay là làm sao để làm tốt công việc của kế toán giá thành?
• Bạn làm kế toán theo dõi tài sản cố định và Công cụ, dụng cụ là làm những công việc gì hay là làm sao để làm tốt công việc của kế toán theo dõi tài sản cố định và Công cụ, dụng cụ?

TRẢ LỜI: Trước khi trả lời trọng tâm cho câu hỏi trên, tôi muốn nhắc lại các bạn CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC của 1 người làm kế toán từng phần hành thì tuần tự làm những bước nào để cho các bạn nắm. Từ đây, mới hình dung ra cách trả lời để gây ấn tượng cho nhà tuyển dụng.

Đầu tiên: Các bạn cần thống nhất Quy trình làm kế toán như sau:

  • Kế toán từng phần hành là Thu thập chứng từ, thông tin từ các phòng ban khác chuyển qua=> Tiến hành KIỂM TRA (Hợp pháp, hợp lý, hợp lệ) theo những chính sách của Công ty cũng như quy định của Pháp luật nhà nước=> Lập chứng từ kế toán=> Ghi sổ=> Khoá sổ=>Lập Báo cáo kiểm trả số liệu trước khi Lập báo cáo. VẬY SUY CHO CÙNG CÔNG VIỆC CUỐI CÙNG CỦA NGƯỜI LÀM KẾ TOÁN LÀ LẬP BÁO CÁO.

Như vậy, sau khi đã nắm Quy trình làm kế toán thì Kế toán từng phần hành, cần tuần tự thực hiện các bước sau để làm tốt CÔNG VIỆC kế toán từng phần hành mình phụ trách
B1: Phải biết kế toán trưởng phân công cho mình theo dõi và hạch toán (ghi sổ) những tài khoản nào? Tương ứng với từng tài khoản đó là tên vị trí của Kế toán từng phần hành.

B2: Phải biết cách sử dụng những tài khoản đó (Tức là biết tính chất cũng như cách ghi sổ của từng tài khoản và biết cách theo dõi từng tài khoản. Muốn biết cái này phải đọc TT200 cũng như phải đọc những cuốn sách TỰ HỌC KẾ TOÁN BẰNG HÌNH ẢNH MINH HỌA của thầy Hải Bùi)

Cần Phân biệt từ Theo dõi và Từ hạch toán cho các bạn dễ hiểu. Ví dụ các bạn được phân công THEO DÕI công nợ phải trả nhà cung cấp 331 (Tức là các bạn không có hạch toán bên nợ và bên có của TK 331 mà các bạn chỉ có chức năng là theo dõi cả bên nợ và bên có của TK 331. Còn vấn đề hạch toán Nợ và Có 331 thì sẽ do kế toán từng phần hành khác hạch toán). Xem ví dụ bên dưới
+Nợ 331 Có 111;112=> ai phụ trách ghi cái này. Kế toán thanh toán sẽ ghi sổ nghiệp vụ này. Kế toán công nợ phải trả chỉ theo dõi bên Nợ 331
+Có 331 Nợ 211;1561=> ai phụ trách ghi cái này. Kế toán Hàng tồn kho và Kế toán tài sản cố định sẽ hạch toán nghiệp vụ này. Kế toán công nợ phải trả chỉ theo dõi bên Có 331
=>Vậy nhiệm vụ của kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp là theo dõi tài khoản 331 mà không hạch toán nhưng phải báo cáo cho Sếp theo những mẫu biểu mà Sếp yêu cầu. Cụ thể.
Thứ nhất: Báo cáo danh sách công nợ phải trả của từng nhà cung cấp cho sếp vào bất cứ thời gian nào (Gồm số tiền phải trả, thời hạn trả, và phải đảm bảo số tiền phải trả là đúng và chính xác bằng cách gửi thư xác nhận công nợ cho nhà cung cấp).

Thứ hai: Có trách nhiệm là dựa vào báo cáo công nợ đến hạn trả để báo cáo cho Sếp và dựa vào sự xét duyệt trả tiền của Sếp =>Lập đề nghị thanh toán để gửi cho kế toán thanh toán tiến hành thanh toán tiền…

B3: Phải biết bộ chứng từ dùng để hạch toán (ghi sổ) BÊN CÓ VÀ BÊN NỢ của từng tài khoản mình theo dõi. Vấn đề này thì các bạn chịu khó xem B4 để biết cách vì sao có bộ chứng từ đó cũng như hiểu rõ bộ chứng từ.

CÂU HỎI 2: Ví dụ cụ thể 1 bộ chứng từ để ghi sổ bên Có của TK 111 là gì?

TRẢ LỜI: Bộ chứng từ để ghi bên có 111 là
+Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn bản lẻ, Tem, Vé cầu đường, Giấy đề nghị thanh toán, Giấy đề nghị tạm ứng….
+Ngoài ra kèm theo hợp đồng, biên bản bàn giao….

⏭ Dựa vào chứng từ gốc trên, kế toán phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và hợp lý của chứng từ gốc. Nếu chứng từ gốc phù hợp theo quy định của pháp luật cũng như phù hợp theo như quy định của Công ty thì kế toán tiến hành lập 1 chứng từ kế toán để ghi sổ là Phiếu chi kèm theo chứng từ gốc bên trên

⏭ Muốn biết bộ chứng từ gốc CÁI NÀO CÓ TRƯỚC, CÁI NÀO CÓ SAU và cách thực hiện cũng như tuần tự như thế nào?. Các bạn phải tìm hiểu B4

B4: Để hiểu rõ bộ chứng từ tại B3 từ đâu mà có thì phải tìm hiểu về Quy trình thực hiện của nghiệp vụ đó, trong quá trình tìm hiểu Quy trình hoạt động của nghiệp vụ từ lúc phát sinh cho đến khi bộ chứng từ gốc chuyển đến phòng kế toán để kiểm tra (tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ) thì chúng ta cần phải nắm những quy trình, quy định cũng như pháp luật liên quan đến nghiệp vụ của chúng ta thì chúng ta mới kiểm soát tốt bộ chứng từ gốc đó được. (Ví dụ như tìm hiểu quy trình bán hàng thì chúng ta sẽ biết trình tự thực hiện của nghiệp vụ bán hàng từ lúc khách hàng đặt hàng cho đến khi giao hàng, theo dõi công nợ và thu tiền của khách hàng từ đây sẽ biết được bộ chứng từ nghiệp vụ bán hàng gồm những chứng từ nào; Chúng ta tìm hiểu quy trình mua hàng nhập kho thì chúng ta sẽ biết bộ chứng từ của nghiệp vụ mua hàng nhập kho….).

Ví dụ của B4 cho các bạn rõ: Ví dụ như Kế toán thanh toán khi nhận bộ chứng từ tạm ứng công tác phí từ những phòng ban khác chuyển sang thì kế toán cần phải nắm vấn đề gì.=> Kế toán thanh toán cần phải nắm Quy chế tạm ứng công tác phí, khi trình cho kế toán thanh toán về khoản tiền tạm ứng đi công tác là phải có GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG VÀ GIẤY CÔNG TÁC. Ngoài ra còn phải nắm về thẩm quyền duyệt chi để biết là một khoản chi ra thì cấp nào sẽ xét duyệt

⏭ Nói chung làm kế toán thanh toán thì các bạn cần phải nắm thật nhiều những Quy trình, Quy định liên quan đến vấn đề thu chi của Công ty. Nếu chúng ta mà nắm không hết các quy trình quy định liên quan đến thu chi thì sẽ dẫn đến có thể khi kiểm soát chứng từ gốc sẽ dẫn đến sai sót (Ví dụ quy định đi công tác là được 200.000/ngày tiền khách sạn nhưng nhân viên ở khách sạn là 300.000/ngày , nếu chúng ta không nắm quy chế công tác phí thì chúng ta đã có sai sót chỗ này và vẫn duyệt 300.000/ngày=> Dẫn đến thất thoát 100.000)

Lưu ý: Sau này, chúng ta đi làm thì chúng ta cố gắng tìm hiểu hết mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty của chúng ta để chúng ta nắm rõ từng nghiệp vụ xảy ra cách thức thực hiện như thế nào, từ lúc phát sinh cho đến khi hoàn thành thì thực hiện như thế nào và bộ chứng từ là gì, chúng ta mà nắm được hoạt động của Công ty thì vấn đề làm kế toán trở nên đơn giản.

B5: Sau khi có BỘ CHỨNG TỪ CỦA B4 thì các bạn tiến hành dựa vào chứng từ kế toán lập để ghi sổ của nghiệp vụ đó (Gồm Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết).

B6: Sau khi ghi sổ xong thì cuối kỳ khoá sổ và CHÚNG TA LẬP BÁO CÁO CHO SẾP CŨNG NHƯ CHO CƠ QUAN CHỨC NĂNG THEO THỜI GIAN QUY ĐỊNH.

(Muốn biết báo cáo nào thì các bạn dựa ngay vào tài khoản mà mình theo dõi thì mình sẽ biết cung cấp cho Sếp những loại báo cáo nào theo nhu cầu của Quản lý của Sếp. Rất đơn giản).

☑ Ví dụ mình đang làm kế toán theo dõi công nợ phải thu khách hàng (TK 131) thì chắc chắn 100% là báo cáo về Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng theo từng khách hàng chứ không thể nào mà báo cáo về hàng tồn kho được).

☑ Ví dụ mình đang theo dõi kế toán thanh toán tức là đang theo dõi TK 111 và TK 112 thì các bạn cần báo cáo liên quan đến 111 và 112 như sau:

+Báo cáo thu chi tiền mặt tại bất kỳ thời gian nào theo yêu cầu của Sếp (Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm)
+Báo cáo tiền gửi ngân hàng theo từng ngân hàng tại bất kỳ thời gian nào theo yêu cầu của Sếp (Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm)
+Ngoài ra, chúng ta cần phải tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt đột xuất và định kỳ để kiểm tra tính có thực của TIỀN MẶT. Đối với tiền gửi ngân hàng thì thu thập sổ phụ ngân hàng để đối chiếu số liệu giữa sổ phụ ngân hàng và sổ kế toán tiền gửi theo từng ngân hàng

VẬY SAU KHI CÁC BẠN BIẾT ĐƯỢC CÁC BƯỚC LÀM CỦA 1 NGƯỜI LÀM KẾ TOÁN TỪNG PHẦN HÀNH LÀ BẮT ĐẦU LÀM TỪ ĐÂU. VẬY KHI TRẢ LỜI PHỎNG VẤN VỀ KẾ TOÁN TỪNG PHẦN HÀNH THÌ CÁC BẠN NÊN TRẢ LỜI NHƯ SAU ĐỂ GÂY ẤN TƯỢNG VỚI NHÀ TUYỂN DỤNG.

• Đi ngược lại về cách làm của người làm kế toán từng phần hành tức là đi từ B6 ngược lại cho đến B1
• Vậy phải nói sao đây? Em sẽ báo cáo cho anh những báo cáo anh yêu cầu (Tùy theo kế toán từng phần hành mà các bạn sẽ có cách nói báo cáo khác nhau), kịp thời, đúng và đầy đủ vào bắt kỳ thời gian nào anh yêu cầu. Và em đảm bảo số liệu em báo cáo cho anh là đúng và chính xác cũng như tính có thực của số liệu
• Em có những thủ tục kiểm soát khác để em khẳng định lại số liệu em báo cáo cho anh là chính xác, nên anh yêu tâm (Ví dụ nếu các bạn làm kế toán kế toán thanh toán thì báo cáo số tiền mặt tồn vào ngày 1/1/2017 là 10 triệu thì điều này có nghĩa là tiền mặt thủ quỹ đang giữ là 10 triệu và em đảm bảo với anh là số tiền 10 triệu này có thực. Bằng cách nào mà em dám chắc với anh như vậy, Em sẽ tiến hành kiểm quỹ định kỳ và đột suất thì thủ quỹ không thể nào mà gian lận được, thủ tục kiểm kê này là 1 thủ tục hiểu quả của 1 người làm kế toán thanh toán như em.
• Còn nếu mà nhà tuyển dụng hỏi tiếp làm sao mà em làm được như vậy tức là người ta đang hỏi bạn cách làm? Thì bạn có thể cứ tuần tự đi ngược lại từ B6-B5-B4-B3-B2-B1 thì bái toán sẽ được giải quyết. Tức là để có được báo cáo như mong muốn (B6) thì mình phải theo dõi trong sổ sách kế toán (B5)=> Muốn có được sổ sách chi tiết như mong muốn thì mình phải có Bộ chứng từ gốc rõ ràng, chi tiết và phù hợp theo chính sách của Công ty (B4;B3)=> Muốn ghi được vào sổ đúng từng tài khoản thì phải biét cách sử dụng tài khoản cho chính xác (B1;B2)
• Các bạn mà nói như vậy thì phần trăm tuyển dụng sẽ cao vì đúng tâm lý của nhà tuyển dụng, bởi vì nhà tuyển dụng chỉ quan tâm đến kết quả cuối cùng của mình làm thôi. Mà không cân quan tâm bạn làm thế nào (nếu nghi ngờ thì người ta mới hỏi thôi, nhưng ít ai hỏi lắm) . Bởi vì 1 khi bạn đã trả lời kết quả cuối cùng là gì rồi thì đều có ngầm hiểu là các bạn biết làm kế toán phần hành mình phụ trách

Ví dụ: Các bạn được tuyển dụng vào ví trí kế toán hàng tồn kho theo dõi TK 1561 (Mặt hàng laptop) thì các bạn sẽ trả lời như thế nào để gây ấn tượng cho nhà tuyển dụng

• Em sẽ BÁO CÁO kịp thời chi tiết từng mặt hàng gồm (Tồn đầu, Nhập, Xuất, Tồn cuối) chi tiết theo từng mặt hàng vào bất kỳ thời gian nào mà anh yêu cầu. Hay còn gọi là báo cáo nhập xuất tồn chi tiết theo từng mặt hàng (Trong này có cột đơn giá, số lượng và thành tiền của Tồn đầu, Nhập, Xuất và Tồn cuối)
• Đảm bảo số liệu trong BÁO CÁO là đúng và chính xác. Số liệu em báo cáo anh là thủ kho đang giữ đúng như số lượng em báo cáo. Em đảm bảo điều đó, Vì cứ định kỳ và đột xuất em đều có kiểm kê và có lập biên bản kiểm kê và đối chiếu số liệu với thủ kho, khi phát hiện thừa thiếu , đều tìm hiểu nguyên nhân và đều lập báo cáo nguyên nhân thừa thiếu để trình lãnh đạo xem xét và đưa ra hướng xử lý
• Khi kiểm kê thì luôn phân loại ra hàng nào kém chất lượng, hàng chậm luân chuyển, lỗi thời để lập báo cáo trình cho ban lãnh đạo
• Ngoài ra, có thể nói thêm nếu nhà tuyển dụng hỏi làm sao em có thể báo cáo kịp thời đúng và chính xác như vậy=> Thì lúc này các bạn trả lời bằng cách đi ngược lại từ B6-B1. Để làm được Báo cáo Nhập Xuất Tồn thì em phải theo dõi từng mặt hàng là 1 sổ chi tiết và mỗi 1 mặt hàng em đều dán mã hàng (B5). Và mã hàng này phải thống nhất giữa kế toán hàng tồn kho và thủ kho. Vấn đề ai đặt mã này sẽ do kế toán kho và thủ kho thống nhất trong quá trình làm việc với nhau.
• Để có được sổ chi tiết từng mặt hàng đúng và chính xác thì BỘ CHỨNG TỪ (Gồm Phiếu nhập và Phiếu xuất kèm theo chứng từ gốc phải thật chi tiết và rõ ràng) thì lúc này em ghi sổ sẽ rõ ràng

Ví dụ: Làm Cty thương mại bán văn phòng phẩm mà hóa đơn đầu vào chỉ ghi là VĂN PHÒNG PHẨM thì không thể nào mà theo dõi chi tiết được theo từng mặt hàng=> Do đó, phải yêu câu hóa đơn đầu vào ghi rõ chi tiết từng mặt hàng=> Có như vậy mới tiến hành lập ra được PHIẾU NHẬP KHO chi tiết theo từng mặt hàng => Có như vậy mới ghi được sổ chi tiết theo từng mặt hàng


Mời bạn tham khảo bộ sách tự học kế toán tổng hợp bằng hình ảnh minh họa

Sách Tự học kế toán bằng hình ảnh minh họa

Giảm 148k

Bán chạy!

Sách Bài tập & Bài giải của công ty sản xuất

Giảm 50k

Sách Tự học lập BCTC và thực hành khai báo thuế

Giảm 40k

Sách Tự học làm kế toán bằng phần mềm Misa

Giảm 100k