Câu hỏi: Khi các bạn làm kế toán tại 1 Công ty nhỏ có 1 mình bạn thì vấn đề hạch toán ghi sổ làm sao là tuỳ bạn. Nhưng khi Công ty bạn đã lớn và một mình bạn thì không thể nào làm hết việc vì lúc này nghiệp vụ xảy ra rất nhiều và lúc này bạn được bổ nhiệm làm kế toán trưởng trong 1 Công ty mà dưới bạn có 3 kế toán viên hoặc 4 kế toán viên… thì Nhiệm vụ của kế toán trưởng là làm sao phân công công việc cho các bạn làm miễn sao đảm bảo các yếu tố sau:

Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành

cho người mới bắt đầu 

Đang giảm 980,000₫ 

  • Thống nhất nhau về nguyên tắc hạch toán kế toán cũng như thống nhất nhau về cách đặt mã (mã chứng từ, mã đối tượng khách hàng, nhà cung cấp, mã sản phẩm… luân chuyển chứng từ và cách lưu chứng từ)
  • Phân công công việc không bị trùng khi hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng như quá trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ giữa các nhân viên kế toán?

Trả lời: Để làm được vấn đề trên. Theo quan điểm của cá nhân tôi: Người làm kế toán trưởng Cần phải thực hiện những vấn đề sau:

  • Thống nhất nhau về nguyên tắc hạch toán kế toán cũng như thống nhất nhau về cách đặt mã (mã chứng từ, mã đối tượng khách hàng, nhà cung cấp, mã sản phẩm… luân chuyển chứng từ và cách lưu chứng từ)=> KẾ TOÁN TRƯỞNG PHẢI ĐƯỢC VẤN ĐỀ SAU:
    • SOẠN THẢO CHO ĐƯỢC NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN (Cách hạch toán kế toán của từng nghiệp vụ xảy ra tại công ty gồm những chứng từ nào và nhân viên kế toán nào sẽ lưu bộ chứng từ của nghiệp vụ đó). CŨNG NHƯ CÁC NGUYÊN TẮC VỀ THỐNG NHẤT ĐẶT MÃ (Mã chứng từ, Mã nhân viên, mã nhà cung cấp, mã khách hàng, mã khoản mục phí…).
  • Phân công công việc không bị trùng khi hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng như quá trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ giữa các nhân viên kế toán?=>KẾ TOÁN TRƯỞNG PHẢI ĐƯỢC VẤN ĐỀ SAU:
    • Áp dụng nguyên tắc phân công công việc THEO TÍNH CHẤT NỢ VÀ CÓ CỦA TỪNG TÀI KHOẢN (Tức là 1 khi cho kế toán theo dõi Bên Nợ của tài khoản này thì phải cho họ theo dõi cả tài khoản đối ứng với tài khoản đó. Không thể nào chỉ phân công theo dõi và hạch toán bên Nợ mà không cho hạch toán tài khoản đối ứng . Bởi vì nguyên tắc kế toán là hạch toán kép).

Ví dụ: Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ hạch toán những nghiệp vụ sau:

+Một là: Hạch toán bên Có 334 mà đối ứng với TẤT CẢ các tài khoản còn lại (Nợ 622;6271;6231;6411;6421 Có 334)

+Hai là: Hạch toan bên Nợ 334 mà đối ứng với TẤT CẢ tài khoản còn lại (Nợ 334 có 3383;Có 3384;Có 3386; Có 3335). Ngoại trừ Nơ 334 mà đối ứng với với tiền (TK 111;112. Vì Nghiệp vụ đối ứng với tiền sẽ do kế toán thanh toán thực hiện)

+Ba là: Hạch toán nơ 622;6271;6231;6411;6421 mà đối ứng với 3382;3383;3384;3386

    • Khi đã có nguyên tắc phân công công việc dựa vào tính chất của từng tài khoản như trên. Phải làm cho được bảng mô tả công việc của từng nhân viên kế toán (Trong bản mô tả công việc phải nói rõ từng nhân viên kế toán SẼ THEO DÕI BÊN NỢ VÀ BÊN CÓ CỦA NHỮNG TÀI KHOẢN NÀO.  CHỈ ĐỊNH RÕ LUÔN ĐỂ HỌ NẮM MÀ HỌ LÀM. Đồng thời nói rõ là để theo dõi được những tài khoản đó thì từng nghiệp vụ phải KIỂM SOÁT CHỨNG TỪ GỐC VÀ LẬP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN NHƯ THẾ NÀO. Và cách lưu trữ chứng từ. Và trong bảng mô tả công việc này cũng không quên là nói rõ những báo cáo nào cần làm)
    • Nguyên tắc lưu trữ: Chứng từ phát sinh tại kế toán phần hành nào ghi sổ (Tức là theo dõi những tài khoản nào thì kế toán phần hành đó phải có trách nhiệm lưu trữ chứng từ. Và nếu chứng từ đó có liên quan đến kế toán phần hành khác thì có thể photo 1 bản cho kế toán phần hành khác nắm và lưu trữ)
    • Muốn phân công công việc được thì KẾ TOÁN TRƯỞNG Phải nắm thật vững tất cả những nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty.

VÍ DỤ: Để dễ hình dung về VẤN ĐỀ PHÂN CÔNG VIỆC CỦA PHÒNG KẾ TOÁN NHƯ ĐỀ CẬP BÊN TRÊN.Giả sử Bạn làm kế toán trưởng tại công ty thương mại bán xe ô tô. Giả sử phòng kế toán có các nhân sự kế toán như sau:

  1. Kế toán trưởng (1 người)
  2. Kế toán thanh toán (1 người)
  3. Kế toán theo dõi công nợ phải trả (1 người)
  4. Kế toán tài sản cố định và tiền lương (1 người).
  5. Kế toán theo dõi hàng tồn kho (1 người)
  6. Kế toán bán hàng ( 1 người)

Lưu ý: Nhắc lại vấn đề bao nhiêu nhân sự kế toán trong 1 phòng kế toán là do kế toán trưởng quyết định, miễn sao không thừa cũng như không thiếu.

Trả lời: Vậy với vai trò là kế toán trưởng bạn phân công công việc làm sao để các bạn theo dọi những tài khoản nào và không bị trùng.

  1. Kế toán thanh toán (theo dõi tài khoản 111;112)

+Sẽ theo dõi và hạch toán cả bên nợ và bên có của tài khoản 111;112. ĐỒNG THỜI PHẢI HẠCH TOÁN CẢ TÀI KHOẢN ĐỐI ỨNG CỦA 111;112.

+Có trách nhiệm lập uỷ nhiệm chi (nếu chuyển khoản). Có trách nhiệm lập phiếu thu và phiếu chi

+Có trách nhiệm lập báo cáo thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng để báo cáo hàng ngày cho Giám đốc

Lưu ý: Kế toán thanh toán sẽ hạch toán nợ 331 của nhà cung cấp mua hàng tồn kho và tài sản cố định cũng như nhà cung cấp mà mua thiếu và đối ứng với 111;112 (Bởi vì Kế toán tài sản cố định và kế toán hàng tồn kho đã hạch toán bên Có 331). Ngoài ra những khoản thanh toán trực tiếp tiền mặt, chuyển khoản thì kế toán thanh toán sẽ hạch toán trực tiếp Nợ những tài khoản liên quan và có TK 111;1121

2.Kế toán theo dõi công nợ phải trả (theo dõi tài khoản 331)

+Có trách nhiệm theo dõi tài khoản 331 (theo dõi cả bên nợ và bên có mà không cần phải hạch toán) theo từng nhà cung cấp. Để có kế hoạch làm đề nghị thanh toán trả nợ cho nhà cung cấp

+Có trách nhiệm hạch toán bên có 331 khi mua thiếu và đối ứng với những tài khoản không phải là MUA HÀNG TỒN KHO VÀ MUA TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (Vì vấn đề hàng tồn kho và tài sản cố định thì khi mua đã được kế toán hàng tồn kho và tài sản cố định hạch toán rồi)

+Có trách nhiệm xét xét lại chứng từ đang theo dõi mà cụ thể là hợp đồng mua bán để phối hợp lạ với kế toán từng phần hành (kế toán hàng tồn kho, kế toán tài sản cố định đã hạch toán đầy đủ hay chưa).

+Có trách nhiệm lập Báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp định kỳ hàng tuần (Cuối thứ 7 hàng tuần) đến Giám đốc để giám đốc xem xét và có duyệt danh sách nhà cung cấp phải trả tiền để chuyển trả lại cho kế toán công nợ.

+Sau khi đã có kế hoạch xét duyệt trả tiền của nhà cung cấp. Kế toán công nợ phải trả có trách nhiệm lập Giấy đề nghị thanh toán kèm theo chứng từ gốc là hợp đồng của những nhà cung cấp chuyển qua cho KẾ TOÁN THANH TOÁN. Kế toán thanh toán sẽ lập uỷ nhiệm chi hoặc phiếu chi để cho tiền đi

+Có trách nhiệm lập biên bản đối chiếu công nợ phải trả với nhà cung cấp định kỳ hoặc bất kỳ lúc nào

3.Kế toán tài sản cố định; Chi phí trả trước; CCDC và kế toán tiền lương cũng như các khoản trích theo lương.

-Đối với kế toán tài sản cố định; Chi phí trả trước và CCDC

+Theo dõi và hạch toán bên nợ 211;213;242;153 mà đối ứng luôn luôn la Có 331 (Không phân biệt đã trả tiền hay chưa. Vì vấn đề trả tiền sẽ do kế toán theo dõi công nợ và kế toán thanh toán làm việc với nhau). Việc lưu chứng từ gốc hình thành nên tài sản cố định cũng như CCDC và chi phí trả trước lưu tại kế toán Tài sản cố định và Chi phí trả trước cũng như CCDC.

+Định kỳ cuối tháng,Lập bảng khấu hao. Bảng phân bổ chi phí trả trước và hạch toán bên Có 214;242 mà đối ứng với tài khoản liên quan là 6234;623;627..;6274;641..;6414;642..;6424

+Có trách nhiệm kiểm kê tài sản cố định và CCDc sao cho không thất thoát và báo cáo tình hình tài sản cố định và CCDc của Công ty cho lãnh đạo theo định kỳ.

-Đối với kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.

+Một là: Hạch toán bên Có 334 mà đối ứng với TẤT CẢ các tài khoản còn lại (Nợ 622;6271;6231;6411;6421 Có 334). Phải lập được bảng lương và quản lý hồ sơ nhân sự cũng như hồ sơ bảo hiểm của Cty (Hoặc có thể do phòng nhân sự làm, tuỳ theo mỗi Công ty).

+Hai là: Hạch toan bên Nợ 334 mà đối ứng với TẤT CẢ tài khoản còn lại (Nợ 334 có 3383;Có 3384;Có 3386; Có 3335). Ngoại trừ Nơ 334 mà đối ứng với với tiền (TK 111;112. Vì Nghiệp vụ đối ứng với tiền sẽ do kế toán thanh toán thực hiện)

+Ba là: Hạch toán nơ 622;6271;6231;6411;6421 mà đối ứng với 3382;3383;3384;3386

+Bốn là lập báo cáo tiền lương định kỳ để phân tích tăng giảm lương cho giám đốc xem

4.Kế toán theo dõi hàng tồn kho 

  • Có trách nhiệm theo dõi và hạch toán cả bên nợ và bên có của tài khoản 1561
  • Có trách nhiệm lập báo cáo nhập xuất tồn của xe định kỳ vào cuối mỗi tháng để gửi cho lãnh đạo cũng như phòng ban có liên quan
  • Có trách nhiệm kiểm kê hàng tồn kho là xe với thủ kho định kỳ hoặc bất kỳ lúc nào..
  • Có trách nhiệm phối hợp với thủ kho để thống nhất nhau về cách đặt mã cũng như cách luân chuyển chứng từ nhập và xuất
  • Có trách nhiệm lập phiếu nhập và phiếu xuất

5.Kế toán bán hàng 

  • Có trách nhiệm theo dõi bên nợ 131 mà đối ứng với có 511 và Có 33311 (Cho dù bán hàn thu bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) thì kế toán bán hàng luôn ghi vào Nợ 131. Vì vấn đề thu tiền đã có kế toán thanh toán hạch toán (tức là bên Có 131 mà đối ứng với 111 và 112 là do kế toán thanh toán theo dõi và hạch toán).
  • Có trách nhiệm theo dõi cả bên nợ và bên có của 131. Lập báo cáo công nợ khách hàng theo định kỳ vào cuối ngày thứ 7 để gửi lãnh đạo, Trong báo cáo ghi rõ thời gian trả nọ của khách hàng cũng như những khoản công nợ khó đòi để lãnh đạo xem xét mà có hướng xử lý
  • Có trách nhiệm lập biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ khách hàng định kỳ hoặc bất kỳ lúc nào

6. Kế toán trưởng

  • Kế toán trưởng có trách nhiệm là theo dõi và hạch toán những tài khoản còn lại và làm những báo cáo khác mà kế toán từng phần hành chưa làm (Cụ thể là làm báo cáo thu, Báo cáo quản trị, báo cáo tài chính làm những nghiệp vụ kết chuyển…làm tất cả những báo cáo theo chỉ đạo của Sếp)
  • Làm sao vận hành được phòng kế toán đó là nhiệm vụ chính của Kế toán trưởng (tức là phân công nhiệm vụ từng thành viên trong phòng kế toán..)
  • Bên cạnh đó cần đưa ra những tư vấn về mặt chính sách thuế cũng như tài chính và hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty để hạn chế rủi ro có thể xảy ra.

DƯỚI ĐÂY LÀ CHI TIẾT VỀ NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN THEO DÕI NỢ PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP MÀ KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÂN CÔNG CHO NHÂN VIÊN KẾ TOÁN NỢ PHẢI TRẢ CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI BÁN XE Ô TÔ NHƯ SAU:

  • Mô tả công việc (Nhiệm vụ của kế toán nợ phải trả nhà cung cấp)
    – Nhâp liệu vào phần mềm các hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng liên quan đến việc mua dịch vụ mà chưa trả tiền (Kế toán kho sẽ nhập tương ứng với phần hàng tồn kho và công nợ phải trả, Kế toán tài sản cố định sẽ ghi nhận tài sản cố định và công nợ phải trả. Riêng những khoản mua khác mà có nợ phải trả sẽ do kế toán công nợ phải trả ghi vào phần mềm)
    – Lập bảng theo dõi tuổi nợ và lên kế hoạch thanh toán để trình cho giám đốc định kỳ cuối mỗi tuần
    – Đối chiếu công nợ phải trả với nhà cung cấp
    – In sổ sách và lưu trữ chứng từ
    – Làm các báo cáo quản trị theo quy định
  • Quy định về việc hạch toán: Các khoản phải trả nhà cung cấp và quy định thanh toán nhà cung cấp
    – Khoản phải trả phát sinh liên quan đến trực tiếp kế toán phần hành tồn kho thì do kế toán phần hành hàng tồn kho sẽ hạch toán. Khoản phải trả liên quan đến tài sản cố định sẽ do kế toán tài sản cố định hạch toán
    – Toàn bộ nghiệp vụ đầu vào mà liên quan đến hàng tồn kho và liên quan đến tài sản cố định (Không phân biệt là mua bằng tiền mặt hoặc bằng  tiền gửi  ngân hàng hoặc mua chịu) và những nghiệp vụ mua chịu thì bắt buộc 100% phải thông qua tài khoản 331 để việc phân công công việc không bị trùng. Ngoài 3 trường hợp trên thì những trường hợp mua vào mà thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản sẽ do kế toán thanh toán (tiền mặt và tiền gửi ngân hàng) đảm nhận.
    – Kế toán thanh toán, sẽ căn cứ trên hợp đồng để lập kế hoạch thanh toán trình cho Giám đốc xét duyệt danh sách công nợ đến hạn thanh toán trước 1 tuần để Giám đốc ra thẩm quyền duyệt thanh toán . Việc thanh toán đối với nhà cung cấp sẽ được áp dụng theo các điều khoản thanh toán ghi trên hợp đồng (trừ trường hợp đặc biệt có quyết định của ban Tổng Giám Đốc).
    – Khi Giám đốc đã xét duyệt các khoản thanh toán công nợ thì kế toán dựa vào đó mà tiến hành lập Giấy đề nghị thanh toán cùng với Bảng xét duyệt của Giám đốc trước đó để chuyển cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán dựa vào đó tiến hành lập uỷ nhiệm chi hoặc phiếu chi.
    – Tất cả các khoản chi trên 20.000.000 đồng bắt buộc thanh toán qua ngân hàng.
  • Lưu đồ tác nghiệp của kế toán công nợ phải trả

hinh-8

hinh-9

  • Hạch toán nghiệp vụ kế toán nghiệp vụ phát sinh
    • Các tài khoản hiện đang sử dụng tại công ty

hinh-10

hinh-11

hinh-12

Ghi chú:Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.

    • Hướng dẫn hạch toán nghiệp vụ

– Mua vật tư, phụ tùng, hàng hóa. Cho dù trả tiền hay chưa trả tiền thì kế toán hàng tồn kho sẽ hạch toán nghiệp vụ này (Để không bị trùng nghiệp vụ với kế toán công nợ phải trả). Kế toán công nợ phải trả chỉ lưu Hợp đồng về khoản công nợ phải trả và vào phần mềm xem thử xem khoản công nợ phả trả này đầy đủ thông tin chưa để yêu cầu kế toán hàng tồn kho chỉnh lại và bổ sung thêm.
Nợ TK 152, 153,156…(chi tiết từng tài khoản)
Nợ TK 13310001, 13310002 ( Thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 331…

– Mua dịch vụ dùng cho những bộ phận khác nhau của công ty, phần này sẽ do kế toán công nợ hạch toán
Nợ 627;641;642
Nợ TK 13310001, 13310002 ( Thuế GTGT được khấu trừ)
Có 331,…

– Hạch toán các khoản tăng do đầu tư (mua TSCĐ và XDCB)
Nợ TK 211, 241
Nợ TK 13320001, 13320002 ( Thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 33111002, 33121002, 33112002, 33122002

– Đánh giá chênh lệch tỷ giá lại cuối năm (chênh lệch lãi tỷ giá)
Nợ TK 33111001, 33111002,33112001, 33112002
Có TK 41300001 – chênh lệch tỷ giá đánh giá lại cuối năm

– Đánh giá chênh lệch tỷ giá lại cuối năm (chênh lệch lỗ tỷ giá)
Nợ TK 41300001 – Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ
Có TK 33111001, 33111002,33112001, 33112002


Mời bạn tham khảo bộ sách tự học kế toán tổng hợp bằng hình ảnh minh họa

Sách Tự học kế toán bằng hình ảnh minh họa

Giảm 148k

Bán chạy!

Sách Bài tập & Bài giải của công ty sản xuất

Giảm 50k

Sách Tự học lập BCTC và thực hành khai báo thuế

Giảm 40k

Sách Tự học làm kế toán bằng phần mềm Misa

Giảm 100k