Khi các bạn làm kế toán đang cầm trên tay bộ chứng từ kế toán đầu vào đang phân vân là hạch toán vào đâu (Chi phí, Công cụ dụng cụ hay tài sản cố định hay tài sản khác)?. Về tài sản cố định thì các bạn đã học tại bài chuyên đề “Kế toán tài sản cố định”. Bài học hôm nay sẽ giúp cho các bạn phân biệt được giữa Tài sản cố định và công cụ dụng cụ? Cũng như trong trường hợp nào thi hạch toán chi phí trong kỳ và trong trường hợp nào thì hạch toán chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn

Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành

cho người mới bắt đầu 

Đang giảm 980,000₫ 

Học xong chuyên đề này, các bạn sẽ nắm được các vấn đề sau:

  • Phân biệt được Công cụ dụng cụ với tài sản cố định cũng như những trường hợp nào là chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn
  • Biết được tài khoản sử dụng và Kết cấu của từng loại tài khoản sử dụng
  • Biết được chứng từ sử dụng trong trường hợp này là gì
  • Biết cách hạch toán và theo dõi vào sổ của những nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ có liên quan đến công cụ, dụng cụ và chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn.
  • Biết sử dụng các loại sổ sách nào để theo dõi

Nội dung của chuyên đề “Kế toán công cụ dụng cụ và chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn”

1. Định nghĩa chung
2. Nhiệm vụ của kế toán công cụ, dụng cụ và chi phí trả trước
3. Tài khoản sử dụng và kết cấu của từng tài khoản và chứng từ sử dụng
4. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu
5. Sơ đồ tóm tắt nghiệp vụ kinh tế phát sinh
6. Bài tập vận dụng và bài giải

1. Định nghĩa chung

Công cụ, dụng cụ:là tư liệu lao động của công ty, và thỏa mãn các tính chất sau:

– Có hình thái vật và thuộc sở hữu của DN (thông qua hoá đơn đầu vào, hợp đồng mua bán, giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng…)
– Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
– Có giá trị nhỏ hơn 30 triệu đồng, và được phân bổ tối đa không quá 2 năm (Theo TT123/2012/TT-BTC ngày 27/07/2012)
=> Như vậy về định nghĩa công cụ dụng cụ thì cũng tương tự như tài sản cố định nhưng chỉ khác duy nhất so với TSCĐ là có giá trị nhỏ hơn 30 triệu.

Chi phí trả trước: là những khoản chi phí mà đơn vị trả cho nhà cung cấp trước nhiều kỳ phục vụ cho nhiều kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí trả trước ngắn hạn được sử dụng khi trả trước cho nhà cung cấp với thời hạn nhỏ hơn 1 năm (hoặc chi phí này phục vụ cho hoạt động SXKD 1 năm trở lại). Chi phí trả trước dài hạn khi trả trước cho nhà cung cấp với thời hạn lớn hơn 1 năm (hoặc chi phí này phục vụ cho hoạt động SXKD từ 1 năm trở lên).

Ví dụ 1: Tháng 1/2014 Cty trà tiền thuê nhà trước cho chủ nhà là 10 tháng với 1 tháng thuê nhà là 10 triệu/tháng (chưa VAT). Vậy tổng cộng 10 tháng là 100 triệu chưa VAT. Thì lúc này kế toán sẽ phải ghi vào sổ 142  là 100 triệu chưa VAT, sau đó kế toán phân bổ vào chi phí hàng tháng

Ví dụ 2: Đơn vị xuất CCDC ra để sử dụng cho phòng kinh doanh là máy lap top tại tháng 1/2014 thì Máy lap top này phục vụ cho nhiều kỳ (tức là nhiều tháng). Cty được quyên phân bổ tối đa 24 tháng (tức là được sử dụng tối đa là 24 tháng). Đây là theo quy định của TT123/2012/TT-BTC về thuế TNDN

2.Nhiệm vụ của kế toán công cụ, dụng cụ, chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn

– Kế toán theo dõi, ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho công cụ, dụng cụ về số lượng, và giá trị
– Kế toán tính toán và phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ cho từng bộ phận có liên quan về tài sản đã sử dụng.
– Kiểm kê CCDC theo định kỳ để phát hiện rà tài sản thừa hoặc thiếu từ đó có biện pháp xử lý. Tức là theo dõi làm sao để không phải thất thoát CCDC
– Theo dõi chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn của từng bộ phận trong bảng phân bổ để tiến hành hạch toán chi phí cho từng bộ phận có liên quan

3. Kế toán công cụ dụng cụ

a. Tài khoản sử dụng và kết cấu tài khoản và chứng từ sử dụng

    • Tài khoản sử dụng: TK 153.
    • Kết cấu tài khoản sử dụng, như hình bên dưới

ketcau153

Giải thích Bên nợ của tài khoản 153: Thể hiện Tăng công cụ, dụng cụ trong kỳ
Chứng từ kế toán sử dụng để ghi tăng bên nợ 153 gồm:

  • Hóa đơn tài chính đầu vào
  • Phiếu nhập kho
  • Phiếu chi, UNC

Ví dụ :về trường hợp kế toán ghi vào bên Nợ của 153 như sau:
Ngày 1/1/2014, công ty A mua 1 bộ máy tính bàn trị giá 7,000,000 đồng, VAT 10% của công ty X, đã trả bằng tiền mặt. Máy tính mua về nhập kho công cụ, và chưa đưa vào sử dụng.

Giải: Tuần tự kế toán thực hiện việc ghi sổ của Trường hợp này như sau:

  • Khi hàng được chuyển đến, sẽ kèm theo hóa đơn tài chính do công ty X xuất cho công ty A như sau:

Hondondauvao

  • Do trả bằng tiền mặt, nên kế toán thanh toán lập Phiếu chi kèm theo hóa đơn tài chính trên như sau:

Phieuchi

  • Khi công cụ được chuyển về kho, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho công cụ chưa sử dụng như sau:

Phieunhapkho

  • Với nghiệp vụ trên, Kế toán căn cứ vào bộ chứng từ trên, kế toán sẽ phân tích nghiệp vụ trên ảnh hưởng đến những tài khoản nào và xác định ghi nhận nợ và có ở những tài khoản nào. Cụ thể tài khoản nào tăng và tài khoản nào giảm được xác định như sau:

Nợ 153 (Công cụ, dụng cụ) 7,000,000
Nợ 133 (Thuế VAT đầu vào được khấu trừ) 700,000
Có 111 (Tiền mặt) 7,700,000

  • Sau đó, kế toán ghi nhận tuần tự vào các loại sổ sách kế toán gồm: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 153,133, 111 và sổ chi tiết hàng tồn kho máy tính để bàn của tài khoản 153 như sau:

Sonhatkychung

So 153

So 133

so 111

  • Đồng thời kế toán mở sổ theo dõi chi tiết 153 như sau:

sochitiet1531

Giải thích Bên có của TK 153: xuất công cụ, dụng cụ ra sử dụng. Kế toán sẽ sử dụng bộ chứng từ là Phiếu xuất kho kèm theo phiếu đề nghị xuất CCDC của bộ phận có liên quan.

Ví dụ: Ngày 15/01/2014, công ty xuất máy tính bộ mua ngày 01/01/2014 cho nhân viên phòng kế toán sử dụng.

  • Khi đó, kế toán quản lý công cụ, dụng cụ sẽ lập Phiếu xuất kho máy tính:

Phieuxuatkho

  • Sau khi lập phiếu xuất kho xong, kế toán sẽ tiến hành theo dõi công cụ dụng cụ này liên quan đến bộ phận nào sử dụng thì sẽ lập biên bản bàn giao và phân bổ chi phí có liên quan đến bộ phận đó sử dụng. Đối với công cụ, dụng cụ có giá trị lớn, và thời gian sử dụng ước tính nhỏ hơn 1 năm thì kế toán cần phải ghi nhận vào Chi phí trả trước ngắn hạn (TK 142); hay nếu thời gian sử dụng dài hơn (tức lớn hơn 1 năm, nhưng không được quá 2 năm), thì kế toán ghi nhận vào Chi phí trả trước dài hạn (TK 242). Đồng thời kế toán phải theo dõi công cụ dụng cụ này trên Bảng phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn hoặc dài hạn để cuối tháng tiến hành hạch toán vào chi phí của những bộ phận có liên quan. Giả sử, đối với máy tính bộ, kế toán ước tính thời gian sử dụng hữu ích là 10 tháng, thì cần ghi nhận vào Chi phí trả trước ngắn hạn (TK 142), Kế toán phân tích nghiệp vụ trên ảnh hưởng đến tăng hoặc giảm của những tài khoản nào, cụ thể tăng giảm của từng tài khoản như sau:

Nợ 142 (Chi phí trà trước ngắn hạn) 7,000,000
Có 153 (Công cụ dụng cụ) 7,000,000

  • Sau đó, kế toán tiến hành ghi vào các loại sổ sách kế toán như sau: Sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết của tài khoản 153 như sau:

Sonkchung2

So cai 142153

So cai 153142

sochitiet1532

  • Đến cuối kỳ (tháng) , kế toán sẽ lập ra Bảng phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn và tiến hành hạch toán kế toán như sau:

phanbo1421

Dựa vào Bảng phân bổ này, kế toán định khoản như sau:

Nợ 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) 350.000
Có 142 (Chi phí trà trước ngắn hạn) 350.000

Đồng thời kế toán cũng cần ghi vào sổ Nhật ký chung, Sổ cái tất cả tài khoản 142,642 tương tự như các sổ cái trên, các bạn tham khảo nhé.

2. Kế toán chi phí trả trước ngắn hạn
a. Định nghĩa: Về chi phí trả trước ngắn hạn thì đã được định nghĩa bên trên
Chi phí trả trước ngắn hạn bao gồm các loại chi phí sau:

– Chi phí trả trước về thuê cửa hàng, nhà xưởng, nhà kho, văn phòng cho một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh.
– Chi phí trả trước về thuê dịch vụ cung cấp cho hoạt động kinh doanh của một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh.
– Công cụ, dụng cụ thuộc tài sản lưu động xuất dùng một lần với giá trị lớn và công cụ, dụng cụ có thời gian sử dụng dưới một năm.
– Giá trị bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê với kỳ hạn tối đa là một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh.
– Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ nếu phát sinh một lần quá lớn thì được phân bổ dần vào các kỳ kế toán tiếp theo trong vòng một năm tài chính. Đối với những TSCĐ đặc thù, việc sửa chữa lớn có tính chu kỳ, doanh nghiệp có thể trích trước chi phí sửa chữa lớn vào chi phí sản xuất, kinh doanh.

b. Tài khoản sử dụng, kết cấu tài khoản, chứng từ sử dụng:

  • Chi phí trả trước ngắn hạn: Tài khoản 142
  • Kết cấu tài khoản: Xem bên dưới

ketcau142

Giải thích bên nợ: Thể hiện những khoản chi phí trả trước ngắn hạn phát sinh trong năm như đã liệt kê bên trên. Kế toán sẽ sử dụng bộ chứng từ là

  • Hóa đơn tài chính, Phiếu chi, UNC
  • Hợp đồng kinh tế

Giải thích bên có: Cuối tháng, kế toán phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn vào những bộ phân có liên quan, về mặt chứng từ sử dụng là

  • Bảng phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn trong kỳ

c. Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến chi phí trả trước ngắn hạn như sau:
1. Khi phát sinh các khoản chi phí trả trước ngắn hạn có liên quan đến nhiều kỳ kế toán trong một năm tài chính thì được phân bổ dần:
a)Đối với chi phí trả trước ngắn hạn dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:

Nợ TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)
Có TK 111 – Tiền mặt
Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng

b) Đối với chi phí trả trước ngắn hạn dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, ghi:

Nợ TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn (Tổng giá thanh toán)
Có TK 111 – Tiền mặt
Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Có TK 141 – Tạm ứng
Có TK 331 – Phải trả cho người bán.

2. Trường hợp thuê TSCĐ là thuê hoạt động (Văn phòng làm việc, nhà xưởng, cửa hàng,…), khi doanh nghiệp trả trước tiền thuê cho nhiều kỳ kế toán trong một năm tài chính:
– Nếu TSCĐ thuê sử dụng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:

Nợ TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn (Giá thuê chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)
Có các TK 111,112,…..

– Nếu TSCĐ thuê sử dụng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, ghi:

Nợ TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn (Tổng giá thanh toán)
Có các TK 111, 112,….

3. Định kỳ, tiến hành tính phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn vào chi phí sản xuất, kinh doanh, ghi:

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn.

4. Đối với công cụ, dụng cụ xuất dùng một lần có giá trị lớn, thời gian sử dụng dưới một năm phải phân bổ nhiều kỳ (tháng, quý) trong một năm:
– Khi xuất công cụ, dụng cụ, căn cứ vào phiếu xuất kho, ghi:

Nợ TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn
Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ.

– Định kỳ (tháng, quý) tiến hành phân bổ công cụ, dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo từng bộ phận. (Dựa vào bảng phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn).

Nợ các TK 623, 627, 641, 642,…
Có TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn

5. Trường hợp chi phí trả trước ngắn hạn là chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh một lần quá lớn, phải phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh của nhiều kỳ kế toán trong một năm tài chính, khi công việc sửa chữa TSCĐ hoàn thành, ghi:

Nợ TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn
Có TK 241 – XDCB dở dang (2413) .

6. Tính và phân bổ chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong các kỳ kế toán, ghi (Dựa vào bảng phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn):

Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn.

Về cách ghi sổ sách kế toán thì kế toán cũng tuần tự ghi vào Sổ nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản phát sinh và Ghi vào sổ chi tiết (nếu có), các bạn tham khảo thêm phần ghi sổ mà chúng tôi đã trình bày ở phần “Kế toán công cụ, dụng cụ nhé”

3. Kế toán chi phí trả trước dài hạn
a. Định nghĩa: Về chi phí trả trước ngắn hạn thì đã được định nghĩa bên trên
Chi phí trả trước dài hạn gồm những loại chi phí sau:

– Chi phí trả trước về thuê hoạt động TSCĐ (Quyền sử dụng đất, nhà xưởng, kho tàng, văn phòng làm việc, cửa hàng và TSCĐ khác) phục vụ cho sản xuất, kinh doanh nhiều năm tài chính. Trường hợp trả trước tiền thuê đất có thời hạn nhiều năm và được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì số tiền trả trước về thuê đất có thời hạn không được hạch toán vào Tài khoản 242 mà hạch toán vào Tài khoản 213;
– Tiền thuê cơ sở hạ tầng đã trả trước cho nhiều năm và phục vụ cho kinh doanh nhiều kỳ nhưng không được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng;
– Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo, quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động được phân bổ tối đa không quá 3 năm;
– Công cụ, dụng cụ xuất dùng một lần với giá trị lớn và bản thân công cụ, dụng cụ tham gia vào hoạt động kinh doanh trên một năm tài chính phải phân bổ dần vào các đối tượng chịu chi phí trong nhiều năm;
– Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn doanh nghiệp không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, phải phân bổ nhiều năm;

b. Tài khoản sử dụng, kết cấu tài khoản, chứng từ sử dụng:

Ketcau 242
Giải thích bên nợ: Thể hiện những khoản chi phí trả trước dài hạn phát sinh trong năm như đã liệt kê bên trên. Kế toán sẽ sử dụng bộ chứng từ là

  •  Hóa đơn tài chính, Phiếu chi, UNC
  •  Hợp đồng kinh tế

Giải thích bên có: Cuối tháng, kế toán phân bổ chi phí trả trước dài hạn vào những bộ phân có liên quan, về mặt chứng từ sử dụng là

  • Bảng phân bổ chi phí trả trước dài hạn trong kỳ

c. Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến chi phí trả trước dài hạn như sau:
Tương tự như Chi phí trả trước ngắn hạn mà bây giờ chỉ sửa 142 thành 242 và tiến hành ghi sổ sách kế toán tương tự như trường hợp của Ghi sổ kế toán công cụ dụng cụ.

4. Sơ đồ tóm tắt nghiệp vụ kinh tế phát sinh: 

sdtt5

sdtt2

sdtt3sdtt4

Các bạn có thể Download về sơ đồ tóm tắt nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đây: So do hach toan tai san co dinh va ke toan cac khoan trich theo luong

5. Bài tập vận dụng và bài giải:

Bài tập chi phí trả trước: Download: Baitapvechiphitratruoc

Bài giải chi phí trà trước: DownloadBaigiaichiphitratruoc

Vậy vấn đề cốt lõi là các bạn phải nắm được Tự học kế toán của Buổi 1 “Bản chất kế toán+Quy trình làm kế toán+Tính chất của từng tài khoản”. Nắm được vấn đề này thì các bạn học các buổi tiếp theo sẽ dễ dàng hơn.

Hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn làm tốt công việc kế toán liên quan đến công cụ , dụng cụ, Chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn. Vậy là các bạn cũng đã có một kiến thức kế toán tương đối rồi phải không? Chúng tôi sẽ cố gắng viết các bài tiếp theo Buổi 5” Kế toán hàng tồn kho”; Buổi 6 “Kế toán bán hàng” Buổi 7” Kế toán tập hợp chi phí”; Buổi 8+9+10 “Các bút toán cuối kỳ; kết chuyển và Lập báo cáo tài chính”. Các bạn đón đọc nhé. Chúc các bạn học tốt.


Mời bạn tham khảo bộ sách tự học kế toán tổng hợp bằng hình ảnh minh họa

Sách Tự học kế toán bằng hình ảnh minh họa

Giảm 148k

Bán chạy!

Sách Bài tập & Bài giải của công ty sản xuất

Giảm 50k

Sách Tự học lập BCTC và thực hành khai báo thuế

Giảm 40k

Sách Tự học làm kế toán bằng phần mềm Misa

Giảm 100k